时间：2023-08-14 09:24:51
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案管理核心范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
1 档案历史联系综述
（一）档案历史联系的界定
档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。
（二）档案历史联系的特征
主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。
档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。
2 档案整理的核心与本质：历史联系性整理
（一）历史联系思想的产生
档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。
（二）历史联系思想的发展与完善
历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。
另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。
3 历史联系整理技术：”虚拟整理”技术
（一）“虚拟整理”技术综述
“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。
（二）“虚拟整理”技术的使用意义
【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
一、水利工程档案资料管理的基本要求
水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。
1、档案管理的依据和竣工验收
水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》(水办〔2008〕336号)；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223—2008 ）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》(水监[2002]370号)；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。
竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类(照片或录像)的声像或电子材料分别立卷。
2、水利工程档案的归档范围与要求
水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15-50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
3、档案资料验收与移交
水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。
移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。
二、水利工程档案管理的核心内容和管理措施
建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。
1、水利工程档案的核心内容
1）工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。
2）施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。
3）监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。
4）竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。
2、工程资料的管理职责
1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。
2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。
3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。
4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。
5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
3、水保档案管理的必要性和对策
1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系, 档案资料调阅、调集或查询困难, 档案信息利用率低, 或大部分既有资料未归档、建档。
2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在, 档案资料分布散乱, 。
3）档案管理人员匮乏 。
4）未实行专业化管理, 档案资料保管或存储的软、硬件条件差, 档案资料破损现象严重。
5）法制意识不强, 档案管理工作未引起各地的重视, 也无专项经费投入, 制约了档案管理的规范化建设。
规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准, 建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识, 建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力, 为水土保持及社会公众提供服务。
三、总结
水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。
【参考文献】：
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0217-01
1 档案信息化建设基本内容
1.1 基础设施建设
在档案信息化建设中，软硬件基础设施是基础条件，只有具备了这些条件，才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中，核心内容就是档案信息网络，它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此，需要提高计算机管理档案的普及率，大力建设档案管理局域网。
1.2 档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设，涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录；建设档案数据库，按照规范方法归档管理电子文件，数字化管理传统档案，促使档案信息资源类型得到丰富，提高档案信息资源利用效率。
1.3 应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件，大力推广通用性和适用性较强的软件系统，保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4 标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范，明确规定档案管理各个环节，如资源描述、存储、查询、使用等，对电子文件归档和电子档案管理等进行规范，促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5 安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容，这些信息如果泄露，就会出现较为严重的后果，因此，在档案信息化建设过程中，安全保障体系建设是非常重要的组成部分，需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制，提高人们的档案信息安全意识。
1.6 人才队伍建设
在档案信息化建设中，还有非常重要的一个方面是人才队伍，那么就需要采取科学的措施，建设一支具有较高水平的专业人才队伍，，具体包括这些内容：大力培训档案业务人员，促使其能够对新技术和新设备等积极掌握；普及信息技术知识等。
2 档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1 完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。
2.2 推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3 创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。
3 结 语
档案信息逐渐走向数字化管理是必然趋势,但在档案信息化过程中,出现的安全问题制约了档案信息化的进程。如何确保信息化档案的完整与安全,成为当前档案管理者的重要课题。
一、档案信息化管理的作用和意义
电子档案管理信息系统的建立,可以提高档案工作的效率,方便用户的使用,加强档案的保存,提高档案利用的效率,对维护和保障单位的合法权益,促进两个文明建设具有重要意义。具体优势如下:
(一)档案信息的传递量和服务对象的数量大大增加。由于数字信息占用空间小,信息传递不受空间的限制,随着计算机通讯网络的不断延伸,所能链接的用于存储和管理数字信息的服务器和存储设备及服务对象的数量将加速增加。
(二)时间的延续性,可以24小时服务。
(三)档案数字信息网络检索方便,传递速度快。
(四)可以根据利用者的需要,提供个性化服务。档案信息网络服务的出现,是我们提供档案信息服务的适时的现代化手段。
(五)资源共享,提高档案的利用率。利用网络传输档案信息,其有纸质档案不可比拟的优点,网络传输速度快,档案传输不再受空间和人力的限制。查阅者一旦需要档案就可以通过档案管理网络系统进行查阅,不仅可以查阅所需的信息,而且可以下载电子版的档案原件,没有必要再到档案室进行查阅。这极大地节省了查阅者和档案管理员的时间。还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息,节约了人力、物力,大大提高了档案的利用率。
二、档案信息化后可能存在的安全隐患
(一)操作系统的安全缺陷
操作系统是计算机最主要的系统软件,是信息安全的基础之一。然而,因为操作系统太庞大(如Windows操作系统就有上千万行程序),致使操作系统不可能做到完全正确。操作系统的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如当Windows出现死机时,按一下复位键重新启动就可以了。但是,如果操作系统的缺陷被攻击者利用,所造成的安全问题就不能忽视了。
(二)网络技术本身的安全隐患
网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地的,任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时,网络的应用技术发展很快,新技术不断推动新的应用,而安全技术是一种在对抗中发展的技术,它总是显得有些滞后,防范攻击的能力不强,这样就导致网络安全的脆弱性。
(三)管理人员素质问题
据有关资料显示,80%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训,缺乏计算机与网络信息的安全意识,致使网站遭到攻击。
三、档案信息化管理中安全问题的防范策略
(一)加强对档案管理人员素质培训及安全教育
在档案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。档案管理的现代化,对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育,不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案人员进行档案现代化管理和计算机网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育,积极引进复台型人才,为档案信息化管理注入新的活力,提升综合管理能力。应对工作中可能发生的意外事故,及时发现问题和解决问题,维护系统的安全和正常运行,确保档案信息的完整性。
(二)从管理上加强安全防范
针对信息化档案的安全问题,安全防范的最高境界不是产品,也不是服务,而是管理,没有好的管理思想、严格的管理制度、负责的管理人员和实施到位的管理制度,就没有真正的安全。
1.建口可以信赖可以控制的内部网络。管理好内外网络的通道,杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网。管理好软件资产,避免内部人员在计算机上安装使用盗版软件,以防引入潜在的安全漏洞,降低计算机系统的安全系数。
管理好计算机的外部设备,防止内部人员在内网计算机上通过移动存储介质间接地与外网进行数据交换,导致病毒的传人或者敏感信息、机密数据的传播与泄漏。
管理好单位个人使用的计算机上的重要文档,防止相同域内的终端用户互相调用和操作机密文件。
管理好输出设备,对于重要电子文档的打印,要进行严格的登记和日志管理。
管理好内网客户端,在单位局城网上建立起严密的监控点。
2.实施强审计管理。所谓强审计,就是利用日志对网络上的行为、踪迹进行监控,并能事后取证的技术。但是,与传统的计算机日志相比,强审计的日志是不能随便删除、修改的。如果要修改或删除,必须系统管理员、审计员及单位领导同时进入系统才能删除,从而有效保护内网。
强审计技术一般包括五个方面的内容:一是网络审计,防止非法内连和外连;二是数据库审计,对数据库的读取行为进行跟踪;三是应用系统审计,例如公文流转经过几个环节,必须有清晰的记录;四是机审计,包括对终端系统安装了哪些不安全软件的审计,并设置终端系统的权限等;五是介质审计,包括光介质、磁介质和纸介质的审计,防止机密信息通过移动U盘、移动硬盘、非法打印或照相等多个环节从信息系统中泄密。
3.档案信息的数据备份和容灾。理想的数据保护解决方案应既能解决业务对高性能与可用性的需求,又能解决备份与恢复管理问题。目前,数据备份与容灾能力已成为存储安全保障的重要标志。容灾备份就是指通过特定手段和机制,在各种灾难损害发生后,仍能最大限度地提供正常应用服务的信息系统。它可分为数据备份和应用备份。数据备份需要保证用户数据的完整性、可靠性和一致性。对于提供实时服务的信息系统,用户的服务请求在灾难中可能会中断,应用备份必须提供不间断的应用服务,让客户的服务请求能够继续运行。
(三)保障数字档案安全的技术措施
数字档案是技术的产物,因此,运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障。
1.计算机和网络防火墙技术。防火墙是网络之间执行访问控制策略的系统,是硬件和软件的组合体,它保护内部网络免受非法用户的侵入、过滤不良信息、防止信息资源的未授权访问。防火墙的实现技术主要有:包过滤技术、服务技术、状态监测防火墙技术等。
2.档案信息加密技术。密码技术是网络安全技术的核心,是提高网络系统数据的保密性、防止机密数据被外部破解所采用的主要技术手段。采用加密技术可以确保数字档案内容的非公开性。加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息,以达到保护数据安全的目的。数据加密技术可分为两类:对称型加密和公钥密码算法。
3.档案信息防写技术。防写技术,即将数字档案设置为“只读”状态,在这种状态下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其进行任何修改。在计算机外存储器中,只读光盘只能读出信息而不能追加或删除信息;一次写入光盘可供使用者一次写入多次读出,可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改数字档案的内容,保持数字档案的真实性和可靠性。
四、结语
随着档案信息化进程的深入,大量数字档案的安全问题已经摆在档案管理者面前,如何做好信息化档案的安全工作值得我们不断探讨和研究。
参考文献:
一、目前所面临的形势
实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。它可使事业单位的档案管理环节更透明，为档案管理打造一个全新的管理体制，重建档案管理系统和结构。
提到档案管理，不少单位认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了。甚至出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。
二、阻碍档案信息化管理的瓶颈
1.档案软件缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2.档案信息缺乏共享。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3.档案管理缺乏规范。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案室业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4.档案管理技术缺乏创新。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、如何做好档案管理工作信息化
在事业单位档案管理的信息化建设中，要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案室建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
（1）政府集中优势资源，统一开发档案管理通用的软件系统 。在软件系统的开发上，可以考虑借鉴垂直管理部门如国税系统的经验，由政府集中优势资源开发部分行业通用的业务软件，统一下发给各地档案机构免费使用，这样做一方面可以极大地减少各地在软件开发上的重复投入，另一方面也可以确保业务软件系统的开发水平，同时也为以后各单位分布式档案信息资源库体系的形成减少障碍。
（2）调结构，提素质。在当前形势下，要不断提高事业单位档案管理人员的业务素质和综合能力，可以通过引进与培养和结合的方式调整档案管理人员的知识结构，引进档案管理的复合型人才，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的高素质的档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等间题。
（3）健全事业单位档案管理安全保密制度，是事业单位档案管理信息化工作的核心要素。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被许可的人知晓、获得。实行计算机管理档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理档案的工作一定会更好。
（4）转变档案管理方式。第一，数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表；第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务；第三，档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案管理的信息化工作，是档案部门面临的共同新课题。各事业单位尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强事业单位档案管理工作，以档案管理信息化促进事业单位管理的科学化、高效化。
参考文献：
前言：档案管理要想体现出自身价值，适应主义市场体制的需要，就必须在管理上作进一步的创新建设，从档案管理的模式创新，到档案服务的思路创新，管理手段的创新，提升档案管理的品位，只有做到与时俱进，才能跟上时代的发展。
一、档案建设中的问题
1、观念问题
虽然有的部门也另外设置了档案管理部门，但档案管理工作并没有改变实质，没有认识到档案管理工作的重要性，用于档案管理的资金较为缺乏，投入不足，导致档案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。
2、技术层面的问题
（1）在数字档案室保存着丰富的多媒体信息，而利用数据库不能实现传统文字信息的结构化关系，因此要根据实际情况建立非结构化多媒体数据库。
（2）互联网不受地域的局限，可以保证档案管理工作具有一定的灵活性，但当前的互联网安全还不能完全保障，传输速度也受到较大影响，这些现状都严重制约着数字档案室的顺利发展。
（3）要想建立规范的数字档案室，首先要具备系统化的标准，但当前的标准还不完善，还存在一定的漏洞，不利于在实际中应用。
（4）建立数字档案到就是为了保证让更多的人享受资源，但当前网络安全还不能达到人们的满意。
二、加强档案管理创新体系建设
1、管理观念的创新
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立化管理意识，特别是档案管理知识化、化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。
2、管理的创新
档案部门虽然收藏有档案资源多，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到档案资源的不足。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
3、管理方式的创新
档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
4、人才资源的创新
要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业解决实际的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
3、手段的创新
要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。采取多种形式，主动地把档案工作重点与档案管理结合起来，为走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质职校化。
三、档案管理创新与实践
1、引进人本管理理念
加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化宣传，取得各方面的理解和支持，不断把档案工作推想新层次、新台阶。
2、加强信息资源建设，开展资源整合
（1）馆藏优化组合，提高档案利用率。
（2）强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
3、人才资源管理
（1）全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动不同工作人员的积极性。
（2）建立的激励机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。
（3）在职培训与继续。加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如机课程培训，归档文件整理等。
结语：创新是一个国家发展的核心，是各种社会形态前进的不竭动力，是一个民族进步的灵魂。档案管理是一个企业经营和发展的基础，涉及到企业人事、科技、管理、销售等诸多方面的内容，意义重大，做好档案管理工作时保证企业可持续发展的基础，企业发展同样离不开档案管理的创新。
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278(2011)10-117-02
档案管理是经济社会发展的重要组成部分，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要。进入知识经济时代以来，对档案管理工作提出了更高的要求，要适应这个要求，就必须要有新思维、新态度、新理论、新方法。在为档案工作提供无限发展的空间和机遇的同时在发展过程中也遇到了很多之前没有遇到过的挑战。这就要求我们加强对档案的管理，适时解决档案管理工作中遇到的问题，在物力、财力、人力等各个方面给予大力的支持。同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。
一、做好档案管理工作的重要意义
档案是单位的无形资产，它的价值在于其内容中所蕴含的经历。档案是组织在各项工作活动中形成的真实的历史记录，不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验教训，是单位重要的知识资源。特别是企事业档案的建立，不仅要求做到完整、准确、系统，更要扩展思路，将单位当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档，经过深度的调研之后归纳到本单位知识管理体系之中。由此可见，档案管理工作是组织管理工作中不可或缺的部分，是提高企事业单位工作效率和工作质量的必要条件，是见证员工个人历史的重要工作。系统规范的档案管理，是衡量一个单位管理水平的重要标准。档案记载着这个单位发展历程上的优秀成果，是组织管理工作者进行科学分析，制定发展方向的指路明灯。做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，全面真实科学的反映单位整体发展状况和经营成果，一方面为单位的高层管理人员及时了解组织整体状况，适时调整组织管理策略提供了确实依据；另一方面档案管理成果同单位的管理的有机结合进一步决定了该组织的资源配置的取向和模式，决定着组织未来的发展，对于实现单位的人力资源配置战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升单位在市场经济中竞争力及促进知识经济时代的全面发展具有深远意义。二、档案管理在单位管理过程中的重要作用
(一)组织文化方面作用
人事档案与组织文化紧密相连，档案是单位发展的真实记录和见证，档案也是组织文化的重要组成部分。单位档案是企事业单位的“成长记录”，记载着企事业单位成立时的情况、历任法定代表人的变更、办公地点的变迁、资金等其他变动情况，是企事业单位信息最基础、最集中的记录。完整规范的企事业单位法人档案能深入的反映企事业单位发展变化的历程。通过单位的人事档案我们能够了解到这个单位的成长历程，单位的核心价值观，文化氛围等。一段段影像，一份份文件，一张张照片，一件件实物，都会让员工产生了归属感、凝聚力和向心力。
(二)对员工的个人发展起到了不可忽视的作用
档案管理是单位行政工作的工具之一，组织当中任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。现阶段，由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。员工个人的人事档案不仅为单位选人、用人及日常管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。每个员工都在以自己的实践活动书写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。
(三)对于用人单位来说，档案为单位的人事部门的工作提供重要依据
档案是个人历史的真实记录，利用档案可以具体的了解个人过去的工作经历，总结经验教训，为领导科学管理提供重要的参考和依据。现代的单位为了更好的选聘到适合的人才，通常在面试之后都会跟查阅档案材料中的思想品德、能力水平、历史情况等原始材料结合起来。在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据，档案的正确使用能够为人力资源的正确选拔和配置起到重要参考作用。
二、新时期做好档案管理工作的对策建议
(--)不断健全新时期档案管理制度
随着网络技术的进一步发展，对做好档案管理工作，建立健全档案管理标准体系提出了新的挑战。档案记载着丰富的信息，但是档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。所以在建立规章制度时首先要符合单位特点和档案管理实际，更好的适应单位档案管理的需要。其次，利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。目前档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，降{氐了人为因素在文件归档工作中的影响，发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。第三，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。因此，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。同时，要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要注意档案的保密和安全。档案管理人员还应该积极主动的跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。
(二)重新定位新时期档案管理的功能
长时间以来，档案管理工作人员对档案功能没有充分挖掘，没有跳出传统的对档案管理功能的理解。新时期，我们应该对档案的功能进行重新定位：在对档案的原有重要部分予以保留的同时，对档案的内涵要进一步丰富和扩大，使档案所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好的为组织服务。
(三)建立用人与管档相分离的人事档案管理体制
档案文件是组织机构业务活动的记录。文件的生成、处理、利用过程中产生丢失、失真、失密、滞后等疏漏可能给组织带来难以估计的损失。档案在单位的组织管理、科研生产中发挥了保障和支撑的作用，随着信息技术的普及和应用，电子文件管理成为档案管理的新生事物，也为档案管理提供了新的机遇和挑战。
一、信息时代档案理念的变化
在档案学研究领域内，近期对电子文件管理的研究不断深入。电子文件作为依赖计算机系统存取的新型文件，具有传统的纸质文件所不具备的鲜明特性，如信息的非人工识读性、载体的可转换性、信息的易变性等。这些特性一方面使其存储、传输、利用上更便利；另一方面也影响了其社会功能的发挥，如法律凭证性。我国的档案学者提出电子文件要遵循前端控制、全程管理的原则。从业务流程重组理论出发，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得档案管理上升了一个新的高度：即把文档作为知识管理的手段之一，把电子文件管理作为实现知识管理的前提和基础，知识管理是电子文件管理的发展方向。
二、信息化的现状与档案管理的位置
目前传统的档案文件管理已经相当成熟。现有档案文件从发展阶段来看，在信息技术的发展带动下，档案的信息化管理已形成一定的规模，在档案管理中发挥了巨大的作用，但还达不到当前对电子文件管理的要求。而随着单位局域网的使用，各类管理业务随之向信息化推进，如计划管理系统、办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、仪器设备管理系统等等，由于这些软件的开发只关注于本业务的管理范畴，或受当时技术发展时期认识的局限性，没有从档案文件管理的生命全周期考虑，也没有从知识管理的角度来统筹设计，因此，工作中的各类管理信息系统还没有实现信息的整合、交互和共享，使得各类信息形成一个一个的管理孤岛，对今后电子文档的统一管理、保存、控制等都带来不便。
三、强化档案信息化管理的重要性
重视企业档案信息管理，不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中，更应体现在实际工作中，体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中，体现在新的企业档案信息管理方法中，体现在加强企业档案信息开发的行动中。并在实施档案信息化管理时，注意以下方面：
1.要改变各业务系统“各自为政”的局面，电子文件管理模式必须经历从“分散”到“统一”的上升过程。实践证明，集中不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。这是很多企业当前面临的信息技术的革命，也是企业面临的管理性的革命。这种革命是深层次的，涉及到方方面面，从建立企业全部电子文件档案管理，实现企业全息数字化管理的角度看，我们还处于起步阶段，还需循序渐进地逐步推进。
2.档案管理形态要与单位管理形态相适应。档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。采取哪种管理形态应与单位的管理体系相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。原有的信息化基础、设计和生产水平等，是建立档案管理形态要考虑的。当然我们最终的追求目标，还是要实现档案的信息资源管理，实现知识的增值。
3.档案管理手段要与单位技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。
四、实现档案信息化管理的途径
（一）树立全面质量管理理念下的档案管理新意识
现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品档案的质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的管理。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。所以对档案质量的要求，既指产品档案本身的质量，也包括工作的质量，因此，通过对文件管理过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。归档的过程，不但是档案人员和部门的一项管理，也涉及单位的各部门和文件形成者。
（二）完善制度，建立规范，合理配置资源
根据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家有关标准，制定本单位电子文件归档管理制度。落实工作职责并纳入质量管理体系中。由于电子文件内容复杂、专业性强，归档前后都要进行修改，如果没有控制手段，仅靠档案部门是不能够保证电子文件完整、准确、系统。只有树立全员的档案意识，才能保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，只有统一规范，才能保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源还包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，因此，配备一定的人力资源来负责电子文件的管理是工作能顺利开展的前提。
（三）打破传统思维，贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，会造成无法使用的情况。因此，在组织的流程设计和电子文件管理软件的设计中，必须将前端控制的思想体现于其中，实现全程的有效控制。如通过文件登记时捕获的元数据来控制电子文件的归档，通过访问权限元数据来控制电子文件的存取，通过核查电子文件的形成、管理和利用过程中形成的元数据进行安全审计等，从而有效防范和降低电子文件管理的风险。目前，前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言，任何类别载体的文件材料，都可以从归档源头上进行质量控制，通过网络管理平台，形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据。
进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。
档案管理工作还依然存在一些问题：一是仍存在大量纸质档案未实现数字化；二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重，无法形成统一的档案信息资源库；三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性；四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低；五是灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。因此，急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任。
因此系统应突出以下功能：
第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。
关键词 信息化；数据档案；管理重点；难点
在实际工作中，档案管理信息化主要是通过网络技术对档案资源进行合理的调整与管理，从而达到对档案资源的高效利用。就目前信息化数据档案管理的现状而言，由于部分系统操作、软件应用存在的各种安全漏洞以及从业人员素质等问题，常常导致档案管理工作中出现大量的数据安全问题、敏感数据的防窃取问题、防篡改问题，影响了信息化档案管理工作的顺利进行。因此，信息化数据档案管理工作的安全隐患，逐渐引起了人们的注意力。
一、进行档案信息化建设的重要性分析
目前，档案信息化建设的发展水平逐渐提高，使用档案管理信息化系统，可以对职工档案进行信息化管理，对于促进档案管理工作的效率，具有重要的促进作用。进行档案信息化建设，有利于解决传统档案管理工作中零散、不规范、信息查询慢等问题，在最短的时间内达到快速查询信息的目的。利用信息化数据档案管理系统的搜索引擎，甚至可以几秒内完成相关信息的查询工作，给相关的管理工作带来了极大的便利。另外，由于档案管理工作本身具有一定的滞后性，传统的档案管理基本是通过手工制作完成的，规范性不强，时间也相对较长，对于档案信息的同步性没有保障。而信息化数据档案管理系统，可以从根本上解决这个问题。信息化数据档案管理系统，利用计算机技术可以快速地实现档案信息的同步记录，方便工作人员的随时查询，以满足不同单位对档案信息的有效需求。
二、信息化数据档案管理系统建设存在的问题分析
（一）信息化数据档案管理建设的资金有限。在信息化数据档案管理建设发展的新时期，在资金预算方面相较于前期的资金预算要高很多。专业的硬件设备和软件是档案管理信息化发展的重要基础，如果专业的硬件设备和软件不能得到及时的更新，很难有效地开展信息化数据档案的高效管理工作。但是在实际的工作中，信息化数据档案管理建设后期的资金投入却相对较少。资金投入较少，直接导致档案管理部门的硬件系统陈旧，缺少相应的配套软件。加之旧的软件功能较少、适应性较弱，严重影响了信息化数据档案管理工作的顺利开展。
（二）信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低。部门单位盲目进行档案资料的收集工作，在没有将资料进行分类之前，不考虑资料的使用价值，不进行严格的筛选，直接记录下来。盲目地收集资料，从档案管理工作的表面上，可以达到档案资料的详尽度要求，但实际上资料的价值不高，反而因为占用了大量的资源，影响了正常的档案管理工作。因此，信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低的问题，对于信息化数据档案的管理工作，会产生极其不利的影响。其次，档案管理部门的人员服务意识欠缺，也是导致档案资料流于形式化的重要原因。
（三）信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高。信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高，会直接导致信息化数据档案管理工作难以进行下去。档案管理工作人员是档案管理工作的核心部分，档案管理水平在一定程度上取决于工作人员的素质。目前，信息化数据档案管理建设的管理人员素质普遍不高，部分年长的工作人员由于自身知识结构老化，对新概念、新知识的接受能力较差，很难适应信息化数据档案管理的难度，无法深入开展相关的档案管理工作。致使信息化数据档案管理工作，一直无法取得显著的成效。
三、促进信息化数据档案管理建设的有效策略分析
结合信息化数据档案管理系统建设工作过程中存在的问题，在现有的技术条件下进行深入分析，有利于促进信息化数据档案管理系统的完善发展，也能在最短的时间内，显著提高档案管理工作的效率。在此，主要分析信息化数据档案管理系统建设存在的信息化数据档案管理建设的资金不足、信息化数据档案管理建设的资源收集利用效率较低、信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高等问题的有效策略，可以为日后采取有效工作方法奠定基础。
（一）加大信息化数据档案管理建设的资金投入。为进一步解决信息化数据档案管理建设的资金不足问题，加大信息化数据档案管理建设的资金投入，在短时间内完成档案部门硬件设备和软件的更新。同时，将相关的档案工作纳入单位的整体规划中，从单位财政和政策两个方面，确保档案管理工作可以顺利地开展下去。单位在财政方面，应根据实际工作情况，设立档案管理的专项资金，保证档案管理部门硬件和软件设施更新及扩展工作。在政策方面，可以通过企业文化宣传档案管理的重要性，积极鼓励工作人员参与到档案管理工作中。因此，必须要加大信息化数据档案管理建设的资金投入，才能更好地保障档案管理工作水平的进一步提高。
（二）合理地构建档案信息资源体系。合理地构建档案信息资源体系，对于解决信息化数据档案管理建设中存在的资源收集、利用效率较低问题，具有一定的现实意义。在档案信息收集的过程中，优先选择与单位相关的资料，有选择性地删除没有查阅价值的信息。同时，按照国家的相关法律法规，合理地制定档案管理办法，用以规范档案资料收集存在的问题。另外，在档案管理工作中，应逐步改善重收集轻利用的问题，使档案管理在工作中发挥其应有的价值。合理构建档案信息资源体系，才能从根本上改善档案资料收集中的低效率问题。所以，结合具体单位的工作状况，合理地构建档案信息资源体系，对于信息化数据档案管理工作的发展具有极大的促进作用。
（三）全方面提高档案管理人员的素质。为了更好地解决信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高的问题，促进档案管理工作的有序开展，全方面提高档案管理人员的素质，是相对有效的策略。档案管理部门应定期准备专业的培训，培养工作人员的扎实理念以及开拓意识，使其可以在现有的技术条件下，快速更新信息化数据档案建设的重要性观念。同时，档案管理部门也可以根据实际的工作需要，积极引进专业的人才，使之可以更加专业地进行档案管理工作。全方位提高档案管理人员的素质，是档案管理部门进行档案管理工作的重要基础，是做好一切档案管理工作的基本前提。因此，在档案管理工作的实际工作中，必须结合档案管理系统中存在的具体问题，积极探究解决的策略，力争在最短的时间内做好档案管理工作。
综上所述，由于现代社会的发展，需要大量的信息，档案信息的需求量越来越大，信息化数据档案管理工作，已成为当前档案信息化管理的基础性工作。
参考文献：
随着科技的进步和智能电网的发展，电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大，电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源，更好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务，已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。以下结合本企业档案管理，谈谈对电力企业档案现代化管理的认识。
一、企业档案管理概况
随着科技的进步和计算机网络的深化应用，公司十分重视档案信息化管理的应用。 通过档案信息化管理系统的应用，公司建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时有效地实现与其他业务系统（如办公自动化系统、设计院工程竣工图纸管理系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，及其电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为公司开展企业发展规划、运行分析、设备检查、勘测设计、工程施工、编史修志、维护企业合法权益等各项生产经营活动发挥了积极、重要的作用。
二、企业档案管理的存在问题剖析
电力行业是资金、技术密集型的行业，虽然随着时代的发展电力企业在档案管理取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与现代企业档案管理及今后电力发展的需要还存在着一些差距和不足。
（一）企业档案管理与电力技术发展还不能有机融合。
电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。
（二）电力企业对档案管理的重要性认识不足。
“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。
（三）企业档案管理现代化体制机制还不健全。
电力企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致电力企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。
（四）档案队伍的素质与电力的发展还不相适应。
由于历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前电力档案队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。
三、如何加强电力企业档案管理的认识
（一）融入企业主体，为企业生产、经营提供优质服务。
在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或到少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。新形势下，档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。在各个系统的设计和运行过程中就应主动介入，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
（二）管理机制健全是做好档案管理的保证。
要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的"三纳入"、"四参加"、"四同步"纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
（三）提高对档案工作重要性的认识。
领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是"企业知识资产和信息资源的重要组成部分"，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
（四）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。
