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除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、浙江大学、吉林大学、山东大学、上海交通大学、太原理工大学、山西医科大学、中北大学等；
除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学，
除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如太原师范学院；
含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、四川大学、武汉大学、重庆大学、东南大学、西南交通大学、上海师范大学、北京师范大学、陕西师范大学、华中师范大学、山西大学、山西农业大学、太原科技大学等。
鉴于目前高校人事类档案归属的不明确性，各高校要根据自身特点，一切从实际出发，通盘考虑，无论是从档案馆的面积还是与人事类档案目前的归属单位的协调、档案馆的长远规划都要充分考虑，要考虑清楚人事类档案归档案馆管理是不是可行，可行度有多大?千万不能盲目地不考虑实际，一味地要求人事类档案归档案馆管理，结果因为没有与相关部门达成共识，只是存在档案库房放在一起，人员归属又各不相同。这样，不但没有统归到档案馆，反而又产生出了一系列新问题，给查阅利用档案者造成概念上的混乱。档案馆经常来一些要转学生个人档案的或者要移交个人档案的，档案工作人员只好解释、说明，说我们不是一个单位的，这给前来办事的人员和档案馆都造成了一些不必要的麻烦。
人事类档案划归档案馆管理的前提
笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案安全、顺利、及时地移交给档案馆，同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽陕适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：
1 划归的必要性
21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校档案信息资源相当丰富，如果将人事类档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事类档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、物力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。
2 划归条件是否成熟
人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也只是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢?所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。
其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以山西师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动，人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能不执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之间的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。
再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化建设的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事类档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了，别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢?实在是可惜了!由此可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。
做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法
1 必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。
2 一旦确定人事类档案归档案馆统一管理，全校上下必须积极配合，共同支持，不能人为地设立障碍，阻挠新生事物的产生。
目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：
除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。
人事类档案划归档案馆管理的前提
笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：
（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。
（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。
其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。
再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。
做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法
【摘 要】目前部分高校人事档案管理工作存在管理体制不规范、档案管理意识淡薄和归档材料质量不高等问题，造成档案管理信息化的开发与利用不足。笔者认为应从思想上确立高校人事档案管理工作的地位、确保档案内容的真实性、实现信息化管理档案、建设高素质档案管理人才队伍等方面努力，使高校人事档案管理工作走上现代化、规范化的道路。
【关键词】聘用制 档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）13-0033-02
高校聘用制是学校与教师在平等自愿、相互选择的基础上，以聘用合同的形式把任职资格、岗位职责与任职期限等环节同双方的责任、权利和义务组合而成的教师管理与任用制度。高校聘用制的核心内涵是：高校在教师管理中引入竞争激励机制，建立教师能进能出、能上能下、择优聘任、以岗定薪的用人机制。
高校人事档案为教师的聘用、培养、晋升提供可靠的遵循依据，关系到高校人事工作及每位教职工的切身利益。随着高校聘用制改革的深入，对人事档案管理工作也提出了更高、更严峻的挑战。聘用制下的高校人事档案工作如何提高自身发展，更好地为人事部门及每位教职工做好后勤保障服务，是每位高校档案管理工作者都应思考的问题。
一 聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题
人事档案具有真实性、原始性和其他任何材料不可取代的依据与凭证作用，它记载着教职工的综合信息。然而，目前大部分高校人事档案管理工作存在着管理体制不规范、档案管理意识淡薄与归档材料质量不高等问题，这在某种程度上造成了档案管理信息化的开发与利用不足。
1.管理体制不规范，档案管理意识淡薄
第一，领导重视不够。聘用制下对高校人事档案管理的重要性认识不足。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对人事档案的形象描述。一方面，部分高校领导对人事档案的重要性只停留在表面上，对人事档案的具体工作未落实到行动上，片面地认为聘用制只需要做好基本的个人信息统计，收集起来的人事档案没有认真审核，整理材料时也不仔细核对细节信息，依旧坚持传统的管人管档的观念，没把思想调整到用人用档的新思路上来。这种错误观念势必会重创聘用制高校教师的工作积极性、激发各种人事矛盾，并最终影响到高校各项工作的顺利开展。
第二，职工归档意识不强。教职工自身对人事档案也存在不重视和管理意识淡薄的问题。高校人事档案的封闭式管理，给人一种很神秘的感觉，造成教职工对档案的作用意识差。有些教职工对自己的档案不了解，也不关心。例如，有的教师毕业多年后都没有将其在职教育时的成绩表和毕业证复印件交到档案室备案;甚至有人将档案放在家中多年，已不知将档案丢至何处。这不仅违反了档案管理的规定，降低了档案的严肃性，也不能及时更新个人信息，给人事档案管理与统计工作增设了障碍。
2.归档材料质量不高
第一，档案管理人员专业素质不高。档案工作是一门专业性很强的工作，涉及各个学科领域，管理技术复杂。随着高校聘用制改革的深入，现行的高校档案实体分类已经无法包含新内容，故此，其对档案管理人员的要求也越来越高。目前很多高校领导认为人事档案工作是高校行政工作中无关紧要的常规工作，只要有人在岗保管即可，不需要花费太多人力、物力和财力，致使很多档案管理工作人员都是“半路出家”，一部分是过去的机关行政人员，一部分是教学、图书馆或部队转业人员。他们都是在上一代档案管理员那里学习后出师，没经过系统性的专业档案学习，其工作中往往会出现材料收集、留存等专业工作处理不准确等问题，导致了人事档案材料收集质量不高。
第二，档案收集内容单一。高校人事档案根据《干部档案工作条例》的要求收取履历表、自传、鉴定与考核等九大类材料，造成档案内容千人一面，缺乏具有个人亮点的依据材料。诸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研学术成果、综合能力与专业素养等动态档案材料未列入收集范围内，导致组织在考察干部时，不能从人事档案中找到客观的、具有个人特色的档案材料。这与现行的聘用制对人才的引
进、考核、评级，以及师资队伍建设的要求不相符。
第三，归档信息存在“水分”。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂。随着聘任制的执行，高校人才流动也愈发频繁。为了留住人才或争议纠纷，高校常常扣留人事档案。而教职工为了自由流动，往往选择放弃档案，去寻找更适合自己的单位。在新的单位，为了满足相关要求又重新建立个人档案，这些“新鲜出炉”的档案，缺乏原始的职称评审材料和必要的监督，存在的“水分”较多，人事部门在工龄计算、退休时间核实、工资薪级晋升与人才考察等方面存在诸多难题。更有甚者为了符合相关人才条件而弄虚作假，造成了“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“克隆档案”、“人质档案”等现象，给现行的人事档案管理工作带来了严峻的考验。
3.档案管理信息化的开发和利用不足
目前，大部分高校人事档案的管理依旧沿用传统的手工操作模式，信息化技术运用较少。传统的档案管理主要依靠人工来完成档案的收集与归类工作。一方面人工书写和整理既费时费力又容易出错，另一方面人工查找资料具有查阅困难、进程缓慢等弊端，严重影响了档案管理的质量和效率。由于缺乏相应的应用系统和操作人员，计算机的主要作用只是简单的信息录入和文字处理以及信息检索功能，未曾真正利用这些设备建立个人电子档，并未真正实现档案管理的信息化与数字化，降低了档案质量与工作效率。
二 聘用制下高校人事档案管理工作的对策
高校人事档案管理工作目的在于通过对人事信息的良好管理，盘活人才资源，构建合理的人才队伍，为高校选贤任能，从而提升高校的教学与科研水平。人事档案的合理利用能够有效地防止和避免不讲德才条件、只凭主观臆断和个人喜好选拔人才和聘用干部的情况。应从以下四个方面使高校人事档案管理工作现代化、规范化：
1.确立聘用制下高校人事档案管理工作的重要地位
首先，加强校内对档案管理重要性的宣传力度，通过举办相关讲座、交流会等活动进行宣传，还可以充分利用高校特有的媒体如校园报纸、网页及广播等形式扩大宣传，以增强全体教职工的档案意识。其次，建立健全各项规章和奖惩制度。高校应在《档案法》的基础上，制定相关细则，明确人事档案工作的职责范围，成立由学校领导牵头的工作小组，将人事档案工作常态化，进而将相关工作要求落到实处。最后，将人事档案管理工作纳入主管领导和相关工作人员的考核内容，明确奖惩制度，提高其工作积极性，切实做好人事档案管理工作。
2.维护人事档案的权威性，确保其内容的真实性
人事档案全面地、历史地记录着一个人的学习和工作经历，为其人事关系转移提供“凭证”。档案内容所反映的信息与个人升学、工资计算与职务晋升等有密切联系，同时间接反映出教职工的工作态度。因此，防止个人档案材料的不全和造假对维护人事档案的严肃性和权威性极其重要。档案管理的收集工作是整个流程中的重要步骤。首先，必须严格遵守档案管理工作的流程，只有正规组织渠道收集的材料才可归档;其次，要充分发挥人事档案管理的监督作用，认真核查比对准备接收的新材料，若发现缺少材料应请当事人限期及时补交;最后，重视人事档案材料的日常审核工作，严格把关人事档案三龄二历（年龄、工龄、党龄;学历、工作经历），遇到有问题的档案应及时复核、纠正并备案。
3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案
高校是传道授业、知识传递的重要平台，所以在先进知识与科技领域，应该有开拓创新的精神。高校应在人事档案信息化管理方面起示范作用。首先，在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题;其次，在解决档案授权查阅的基础上，充分利用高校优势，开发操作简易、安全高效的网络管理平台，建立人事档案的信息体系，促进高校人事档案管理的数字化，实现人才信息的交流与共享。这样不仅可以提高管理人员的工作效率，也有利于信息的查找与统计，同时避免了转递过程中纸质档案的损坏，加强了对教职工档案材料的信息管理，更有利于人才的流动。
4.建设高素质的档案管理人才队伍
高校人事档案的正规化、简单化与信息化管理需要一支高素质的人才队伍。首先，针对我国高校普遍缺乏档案管理专业人才的情况，在每年人才的引进计划中，应当酌情考虑引进新型档案管理专业人才以充实人事档案管理队伍。其次，在引进专业人才的同时，重视对现有档案管理人员的培训，通过邀请专家授课、组织专业学术讲座与安排视频教学等方式进行再教育学习，以提高人事档案管理人员水平。培训内容应偏重应用，如《EXCEL在高校人力资源管理中的应用》，从实际需要出发、学以致用，最大限度地提高工作效率。最后，稳定档案人员的岗位。人事档案工作具有较强的连续性，档案管理人员长期积累的经验对工作效率及其流程有较大影响。因此，要积极关注人事档案人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的问题，增强其归属感，调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护档案队伍的团结与稳定。
各单位要将师德师风建设情况纳入单位目标管理考核之中，将师德师风建设作为提升人才培养、社会服务、事业发展水平的重要指标和载体。各学校校长是师德师风建设的第一责任人，负领导责任；分管师德师风建设的的副校长（或书记）为主管领导，负主要责任。对因教育管理不力造成重大师德问题的，对单位、有关领导和责任人在评先评优等方面实行一票否决。对师德师风建设重大问题隐瞒不报，不如实报告、不按时报告、干扰和阻挠如实报告的，追究有关责任人的责任。
二、会议制度
学校班子每学期至少要召开2次师德师风建设专题会议，分析、研究、安排、总结师德师风工作；学校每年要召开一次全校教职员工参加的师德师风建设大会，要将师德师风建设贯穿到各项工作之中。
三、学习培训制度
各校每月至少要组织1次教师全员参加的师德师风培训。教师要自觉参加继续教育培训，并完成规定学时，按时取得培训合格证。今后，凡教师培训都必须讲师德、必须讲教师礼仪。要把师德师风学习作为教师继续教育的重要内容，做到学习培训经常化、制度化，不断提高学习的针对性和实效性，切实提高广大教师的师德师风水平。
四、谈心制度
学校领导要经常找教职员工谈心，了解他们的工作和思想状况，帮助解决实际困难，构建和谐和校园文化。
五、档案制度
学校要为每一位教职工建立师德师风档案，专门记载教师师德师风表现情况。其内容为：教师的个人简历、师德师风考核情况、师德师风承诺书或责任状、师德师风学习体会和演讲材料、个人总结、奖惩情况等。师德师风档案不仅要如实记载教师在师德师风方面取得的成绩，而且要如实记载教师违反职业道德方面的情况，既不夸大事实，也不少记漏记，确保记载内容的真实、全面。
六、民主评议制度
要面向社会公开师德师风举报电话、设立师德师风举报箱或建立其他举报和反馈渠道，聘请“师德师风监督员”，构建完善的评议网络，自觉接受学生、家长和社会对师德师风建设进行监督和评议，并采取问卷等方式征求意见，预防和减少违反教师职业道德的行为。每年九月为全市中小学师德师风活动月。要结合教师节庆祝表彰活动，开门纳谏、进行反思、总结提高。
七、情况报告制度
要对照师德规范要求，教师每学年写出师德师风自查报告，由学校组织鉴定评价，并记入个人师德师风档案。同时，对本地区、本单位有严重违反师德规范行为及重大问题的，应及时向上级主管部门报告。
八、考核制度
学校要成立师德师风考核小组，采取领导考核与群众考核相结合、定量考核与定性考核相结合、阶段考核和年度考核相结合的方法，对领导干部和教职员工进行师德师风考核。每学期期末，要以年级组或教研组（含行政组）为单位组织教职工进行师德师风自查互查，每位教师在自查中都应如实报告本人该学期遵守师德规范、职业道德的情况，接受群众评议。考核结果要公示、备案、存档，并把考核结果记入个人档案，作为年度考核、评先评优、职称评定、职务晋升的依据之一。
九、诫勉谈话制度
高等学校的档案是指高等学校从事招生、教学、管理、科研等活动直接形成的对学生、教职工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录，主要以纸质稿及电子稿形式为主。档案工作是高校依法治校的基础性工作，是高校管理的重要组成部分之一。利用好学校档案，可以总结过去，指导现实，服务未来，更好地为学校全面发展服务。
随着我国高等教育改革的不断深入，高等教育事业得到了不断的发展，民办高校在办学规模和办学质量上也都取得了长足的进步，但在档案建设、管理工作方面还处于一个学习、逐步完善的阶段，与公办高校在档案管理方面相比，还有一定的差距。
1 民办高校档案管理主要存在的问题
1.1 领导对档案建设及管理的意识不强 有些民办高校的领导对档案工作的重要性认识不足，没有认真学习和贯彻档案法律、法规，片面地认为高校的中心任务是教书育人及科研教研工作，很少过问学校的档案工作，从根本上忽视了档案的重要性。从笔者了解的几个民办高校来看，翻看其党政会议纪要，从头到尾没有提到过档案建设工作只字片语，更不用说有什么档案建设的规划、计划与总结了，在机构建制上，无专职档案员，工作保障上无相关的档案管理制度和经费投入保障等。
1.2 档案收集、归档意识薄弱 民办高校在建校初期
由于经费、人员的紧张，往往忽视对档案的建设管理工作，一些重要的文件材料遗留在个人手里，觉得放在自己手边，要用起来的时候方便查找。另外由于档案管理不规范，偶尔出现几起档案丢失的事件后，就会有教职工不愿将教学成果移交归档等现象。也有员工认为档案工作是档案管理部门的事，与学校其他工作没有多大关系，与自己更是无关，因而拒绝配合档案部门搞好档案的收集工作，种种困难，很可能使这些重要的档案材料残缺不全或丢失。
1.3 兼职档案员队伍不稳定 民办高校的兼职档案员一般由院系秘书或处室秘书等兼任，他们不仅有日常教学行政事务性工作，又要兼职做好院系或处室的档案收集工作。一般来讲，行政人员工作繁忙、工作量大，虽是日常琐事，却件件都是需急办之事，而档案工作由于关心的人少，缺少制度上的操作规范，对档案工作往往会虎头蛇尾，常常顾及不到及时的收集、整理、归档、保存等。另外，民办高校由于种种原因，兼职档案员调动频繁，这样就致使档案管理工作缺乏连续性，造成管理混乱无序。
2 民办高校如何加强建档意识
鉴于以上种种问题，新建民办院校务必从实际出发，积极宣传档案建设的作用、意义，促进档案建设工作。笔者认为可以从以下四点档案的服务功能来加强建档意识。
2.1 服务于学校整体发展的需要 民办高校档案来自于学校形成、发展、变化的全过程，贯穿着学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，是学校重要的信息资源所在，记录了学校发展的历史，汇集了学校现有的知识成果。学校各级领导的会议记要、领导现场指导工作的讲话等，都可为学校的整体发展、建设提供各种历史依据和线索。通过学校档案资料，可以更深刻地理解本校的特点及发展的规律，全面、系统地掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况，以方便后人总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为后续领导制定合理的学校自身形象和价值观建设的整体方案提供依据。
民办高校的发展、壮大，必将走过光辉而曲折的历程，然而最能体现这历程的学校档案，如果所存无几（例如看不到第一任校长的介绍资料，找不到第一批学生的花名册，缺失历届毕业生的学籍档案、缺失全体教职工的教研科研成果资料等等）。那么我们教育工作的后几辈想极力宣扬百年老校底蕴丰厚的时候，时过境迁，有何为据呢？
所以，民办高校的档案建设工作在服务于学校整体发展的方面有着深刻重要的意义。
2.2 服务于专业建设发展的需要 根据我国目前的办学体制，无论哪一个专业的建设、发展都离不开各类办学评估，如新专业检查、合格评估等，评估工作是专业建设的重要指导方向，而各种评估工作都离不开对专业建设、发展中的档案梳理工作。完整规范的档案正是充分展示专业办学成果，让评估专家全面深入地感受专业办学成效的有力证据。
随着专业评估工作的改进、完善，各类评估工作越来越重视专业建设原始资料的规范性、真实性等，所以从新专业申报、筹建，到专业的开设、建设、壮大及最后专业建设的成果，务必要有完整的档案记录，确保专业办学的延续。各类纸质材料、电子文稿均应有规范的建档、存档意识，杜绝因人动导致专业办学中的突变现象。
专业建设工作既有正向的水到渠成，即按专业建设的目标、计划，逐步进行，最终得以成功，获得成果。也需要逆向构建，即通过对专业建设档案的梳理，总结专业建设如果要有特色、亮点，还需要什么支撑，从而去弥补或改进原有的一些专业建设工作，从而充实专业建设成果。由此可见在专业建设工作中档案建设、管理工作的重要性。
2.3 服务于教职工自身发展的需要 教职工档案是教职工个人经历、学识、业务能力、德才表现、业绩情况等方面的记载，但有些民办高校的现实情况来看，有的职工档案仅仅保存着教职工应聘时的一般材料（诸如基本情况、学历职称证书等复印件），缺少其业务能力、决策能力、运用能力、创新能力（尤其是教学科研的创新）等综合素质的“活材料”，没有对其现有的资料进行收集、整理、规范，看不出教职工新的动态性发展情况。
教职工个人档案资料的缺失将对教职工的职称评审、工资晋级等产生不良影响。如有些职称（高级工程师、高级经济师等）评审中，要求凡是校级以上的所有项目、荣誉都需要提供原件方可认可，一些集体项目，特别是作为主要参与的项目，申报职称的教职工可能发挥了相当主要的作用，但如果申报材料、批复材料等资料均在项目主持人手里，而项目主持人有可能调离或将材料遗失，那么给参与人员的资料查找将带来相当大的困难。
某高校档案管理员曾深有感叹地说：“只有每年职称评审的时候，她的档案室才是最热闹的时候，查阅、复印、借阅等人员门庭若市。”由此可见档案完整对教职工自身发展的重要性。
2.4 服务于学生个人发展的需要 大学生档案是学生在校期间学习、生活、学生工作及各种社会实践的记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，它能完整地反映出一个学生在校期间的德、智、体、美、劳等各个方面的表现状况。学生档案管理旨在对学生在校期间所有材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务、转递等工作。
长期以来，由于诸多原因，高校毕业生档案工作存在重视不够、管理技术落后、致使档案管理出现“弃档”、“死档”等问题，给大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核造成了一定的影响。部分学生的档案、毕业证书等重要资料失落在个别班主任或辅导员手上，而学生一开始又不够重视，等需要用时，由于时间久远或人员调动等，这部分学生的档案资料往往发生遗失或查无结果现象，造成对学生利益的极大损害，同时也使师生关系紧张，进而影响学校声誉。
随着高校学生人数的不断扩张，加强学生档案管理，确保学生档案的完整性、规范性，确保学生档案转移有据可查，改进学生档案对学生的服务功能迫在眉睫。
总之，通过宣传档案的服务功能，可以提高民办高校建档意识，促进高校档案建设工作。高校档案的规范建设是高校重要工作之一，既能促进社会和谐又有利于学校健康发展、有利于教师自身发展、有利于学生个人成长。
参考文献：
[1]中华人民共各国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[S].2008-08-20.
[2]童燕.浅析高校档案收集工作[J].企业家天地：理论版，2008，（5）：215.
[3]百科名片.档案管理[EB/OL].http：///view/67
二、师德师风专项整治活动中开展的重点工作：
1.利用教职工政治学习和党小组会议，认真传达上级会议和文件精神。
2.对照《中小学教师职业道德规范》在全体教职工中开展自查自纠。
3.依据上级有关要求就加强师德修养、规范从教行为与每位教师签订责任书，并要求将自存的一份张贴在办公室显要位置，随时提醒自己，规范自己的言行。
4.在花圃、走廊等显目的位置制作了宣传标牌，规范教职工的从教行为。
5.通过网络组织教职工向“最美教师”、“中国好校长”入选先进人物学习。
6.由德育副校长牵头，开展师德帅风专项整治巡查活动。
7.除正常使用外，学校所有功能室平时要上锁；学生宿舍、空闲房间等一律上锁。
8.建立师德师风个人档案，一人一档。并将师德表现作为绩效考核的、职务聘任和评优奖励的首要依据。
三、自查自纠、查摆问题主要从以下十五个方面进行：
1.查有无散布有损党和国家声誉和学生身心健康的思想和言论，传播违反互联网规定的不良信息，参与等非法组织及反对党和政府的集会、游行、示威等活动的行为；
2.查有无讽刺、挖苦学生，歧视后进生，谩骂学生，体罚或变相体罚学生的行为，或随意剥夺学生上课权利，将学生逐出教室，或以辅导、谈话为名，带异性学生单独到教师办公室、宿舍、功能室等行为；
3.查有无不备课、上课应付，批改作业不认真，辅导不用心等敷衍塞责、马虎从教、误人子弟的现象；
4.查有无在教育教学活动和学生管理，评价中不公平公正对待学生，产生明显负面影响的现象；
5.查有无在教育教学活动中遇突发事件时，不履行保护学生人身安全职责的现象；
6.查有无在插转学生、考试、考核评价、教研科研中虛作假、营私舞弊的现象；
7.查有无教育理念陈旧、教法死板，不读书不学习，不思进取，不愿接受新方法、新课改等行为；
8.查有无教室内吸烟、上课时间接打电话、讲脏话粗话等行为；
9.查有无拒不接受学校正常工作安排，消极怠工，甚至擅自脱岗等违反工作纪律的现象。
10.查有无接受家长的宴请或索要财物、向学生推销资料或学习用品、乱收费用、违规补课、有偿家教、调人情座位等行为；
11.查有无在校时间酗酒闹事、在职经商、行为不检点等违反职业道德和违法违纪的行为；
12.查有无不服从工作调配和管理，或搬弄是非、制造矛盾、破坏团结，或在校内外制造事端、打架斗殴等行为；
13.查有无不遵守学校规章制度，迟到早退、无故不参加学校组织的集体活动或旷工的行为，上班期间做与工作无关的事情；
近年来，我国民办教育事业迅猛发展，尤其是民办高校迅速兴起，数量不断增多，成为我国教育不可或缺的重要力量。但要实现可持续发展必须要做好档案管理共工作，因此，在当前形势下要采取有效对策加以改进。
1当前我国民办高校档案管理的现状与问题
1.1师生比例大
受到投资主体性质的区别，对目标利益追求的差异，民办高校的师资、管理人员的组织构成与公办高校存在一定差异，对管理成本控制相对更加严格。从目前我国民办高校的师生情况来看，比例约为1:30，约为公办高校的三分之一。
1.2从业人员的组成相对较为复杂
民办高校的师资队伍是专职与兼职并存，而且专职人员还分为完全归属民办院校管理与退休的公办教师两类，而兼职的则分为代课教师与从外界聘请的技术类人才，学院根据规定给予报酬。
1.3职工的流动性较大
与公办院校相比，民办院校的办学质量与社会认可度比较低，其成因较为复杂，但与教师的素质及教师队伍的稳定性必然存在较大的关系。当前，在民办高校人事管理上一直存在着“来去自由、双向选择”的标准，这增加了流动性。尽管有劳动合同的制约，但在具体的操作上合同往往形同虚设，很多职工往往由于需求无法满足而说走就走。
2解决当前民办高校人事档案管理问题的有效对策
从上文的分析中我们不难看出，当前我国民办高校人事档案管理中仍然存在着诸多问题亟待完善，下文就对其进行分析，并提出有效的解决对策。
2.1学校领导要给予其足够的重视
近年来，教育体系改革不断深入，民办高校迅猛发展，人事档案管理模式也发生了根本性的转变，从过去的被动式转为当前的主动式管理模式，但是从实际情况来看，各大民办高校却缺乏专职的人事档案管理人员，多数都是由人事部门的人员兼职完成的。在部分高校内甚至没有专业的档案库房，导致档案工作混乱。人事档案是关系到教职工诸多信息的重要资料，也是考核、提升的重要依据，这就要求领导给予足够的认识，要在机构的设置与人员编制上给予充分的保证，将经费落到实处，根据实际情况添加硬件设备，提升整体的水平，促进院校人事档案管理水平的提升。
2.2建立并完善现有的人事档案规章制度
规章制度的建立与完善是档案工作顺利开展的基础，也是提升效率的重要保障，相对于公办院校而言，民办院校的人事结构较为复杂，而且流动性较大，这就要求民办院校要根据实际情况建立一套相对完整的人事管理规章制度，加强对人事档案的管理，做到职责明确到人。除此之外，档案的管理必须要做到归类明确，井然有序，条目清楚，便于查找，提高信息的准确性与权威性，为民办院校的人事管理提供更加有力的依据。
2.3加强档案细节的管控，为科学管理奠定基础
2.3.1做好建档的工作
档案的建档要排除人员情况的限制，一切人员等同视之，凡是与学校签署合同的人员，一律要按照要求交验并提供必要的资料，建立完整的个人档案。这些个人资料包括：交验学历、学位、身份证、职称等证书原件并提供复印件；交验劳动合同并提交复印件；填写相关表格等等，做到一人一档，人人有档。
2.3.2及时补充与完善个人材料
今天很快会成为明天的昨天，因此，一个人现在所经历的生活很快就会成为你过去，成为历史，也就是档案所记录的内容，因此，作为新时期的档案记录人员必须要随时补充个人信息，这是对历史事实“节点”的补充，所补充的内容应包括学历、职称、职务、的变换，在职期间的奖惩情况与考核的成绩等等。个人档案的补充过程就是完善的过程，从而更为完整客观地反映个人的真实情况。
2.3.3加强对档案材料的筛选、甄别与分类工作的管理
这一过程就是一个归档的过程，对现有的档案材料进行分类处理，便于查询与保存。从一般的程序来说，任何个人的材料进入到档案都需要经过仔细的甄别，将有用的信息保存，将没用的信息删除，将假的信息去掉，保留有价值的真实信息，这是尊重历史的行为，也是对当事人的一种义务。在民办高等院校中保持这种服务态度十分重要，同时这种精益求精的工作精神也不可或缺，这可以提升档案的准确性及其权威性。除此之外，档案的归档工作还必须要遵循条例清楚，表里如一，规范等要求。随着技术的提高，档案的种类也在不断增多，除了传统的纸质档案，电子档案数量在不断增多，这就要求相关人员及时将重要信息录入电脑，建立起个人基本情况的电子档案，以方便查找与使用。
2.3.4提高档案的利用效率
追根究底，保存档案是为了后期的使用，个人档案是对个人历史的如实记录，它不仅记载一个人的成长与成熟的过程，也是对一个人的能力、学识与水平提升的重要体现，是一个人品德、素养改变的记录过程。更是组织考察、选用、使用人才最原始、最权威、最准确的信息与依据。档案是有生命的，其运用的过程就是发挥其能量的过程。但档案的利用必须要遵循一定的规章程序，要在一定的指导下进行，否则将会造成诸多不可挽回的损失，人事档案的存在也就失去了其最重要的意义。
3结束语
从上文的分析中我们可以看到，当前的形势下，民办高校与公办院校受到诸多因素影响，仍然存在诸多差异，不论是社会的认同度还是发展趋势都有一定的区别，这也在一定程度上为民办院校的人事档案管理提出了更高的要求，因此，新时期民办院校的人事档案管理工作必须要不断做出调整，提高其规范化，改进其管理水平，为民办高校的发展奠定基础。
参考文献
各乡镇中心校、县直中小学（幼儿园）、局直单位要在8月份教职工出勤情况大摸底的基础上，对本单位所有在编教职员工近三年的出勤情况进行一次全面核查，要根据学期考勤表逐人进行统计，并在校务公开栏公示一周。对某一学期出勤率严重不足的，要深入调查，摸准实情，彻底查清小病大养、无序流动、外出兼职等行为。
二、扎实做好年度考核复查
各乡镇中心校、县直中小学（幼儿园）、局直单位要对本单位所有在编教职员工近三年的个人年终考核情况进行一次全面复查，复查情况要在单位全体人员大会上予以通报。各单位在编人员逐年写出自己的工作实绩陈述，由单位年度考核领导组结合本单位的考核方案，重新对原有的考核结果进行复查确认。对考核存在明显偏差的，要及时纠正。凡有企业兼职取酬经历或违规违纪受到处分的，按有关规定执行。
三、大力整治失德失范行为
各乡镇中心校、县直中小学（幼儿园）、局直单位要认真贯彻落实省市开展违反师德师风专项整治工作要求，根据《关于在全县教体系统开展违反师德师风专项整治工作的实施方案》（柳教体发[2018]11号），深入开展师德师风专项整治活动，动真碰硬，迅速组织“拉网式”排查，立即纠正各种形式的违反师德师风行为。县教体局突出查处在职教职工办班补课或参与有偿补课、变相乱订教辅资料以及在企业或民办教学机构兼职取酬等九个方面的违反师德师风行为，发现一起，查处一起，对教职工严重违反师德师风行为监管不力、拒不处分、拖延处分或推诿隐瞒，造成不良影响或严重后果的，要追究学校主要负责人的责任。切实加大扫黑除恶线索摸排力度，严肃查处拉帮结伙、造谣生事、破坏阻挠学校各项决策实施的黑恶势力及校园痞霸，对涉及违法犯罪的及时移交司法部门依法处理。
四、实行全员定岗定责制度
各乡镇中心校、县直中小学（幼儿园）、局直单位要认真落实《关于实施中小学教职工聘用制的意见》（柳教体发[2012]74号）文件要求，按照“人定岗、岗定责、责定效”的原则，按规定合理设定岗位数量，严格控制非教学岗位比例，杜绝因人设岗，违规设岗。各单位要建立岗位公开竞聘制度，明确每位教职工工作岗位，并在学校醒目位置公示教职工岗位设置情况。研究制定每个岗位的具体职责，完善各项工作制度。工作职责与制度要上墙，根据本单位的全年工作任务，研究制定每个工作岗位的年度工作目标。以绩效考核为抓手，将考评内容与岗位职责、考评范围与在岗人员一一对应，从严考核每位教职工的履职情况，切实落实教职员工全员定岗定责制度，形成岗位职责明晰、履职考核严格的工作机制。
五、严格落实三项管理制度
要严格实行柳教体发[2011]42号、柳教体发[2012]5号文件中制定的三项制度：
1、教职工在岗情况月报制度。每月25号各单位要将在岗情况按要求上报教体局人事股，县教体局会同第九纪检监察组予以核查。
2、教职工请销假公示制度。各单位要将每月各种请销假情况在单位公示一周，并将公示情况报教体局人事股（乡镇以中心校公示，县直中小学以校公示）。
1 学校档案和档案工作的概念及其作用
1.1 什么是学校档案
学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
学校档案包括文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案，它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性，有着非常重要的凭证作用和参考作用。
1.2 什么是学校档案工作
学校档案工作是指运用科学的原则和方法对学校档案进行有效管理，它是学校管理的一项基础工作，在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。
学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。
1.3 学校档案的重要作用
档案是第一手的原始材料，它不仅记录了历史活动的事实经过，还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。
档案管理是学校管理的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育教学经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都有着极其重要的不可估量的作用，这主要表现在以下几个方面，一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据，有利于学校进行科学管理，提高教育教学质量；二是档案可以作为学校各项工作查考的依据，有利于对教职工和学生进行全面考核；三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料，为教学科研事业服务；另外，在教育竞争激烈的今天，档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、促进学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
2 中专学校档案工作存在的问题
2.1 思想认识上不够重视
从思想认识方面看，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，“重教学、轻档案”的意识还存在，认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性，意识不到档案对教育事业的促进作用，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视，对档案工作不理不问，将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致档案归档意识不强、档案证据不足，许多资料已经丢失，或者一时找不到，档案信息资源开发不足，最终造成档案利用率不高。
2.2 档案管理方法陈旧落后
目前，中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时，很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。
2.3 档案立卷工作不规范
档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。
2.4 档案专业技术人员缺乏
近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显的制约了档案管理的专业性。
3 中专学校加强档案工作建设的途径
档案资料的收集、整理和保存工作，是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作，切不可等闲视之。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理，有利于后人且造福后代的大事，应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作，建立和完善科学的档案管理机制。
3.1 强化档案管理意识
领导重视是关键，要加大中专学校档案管理的检查与考核力度，配置专业人员进行档案管理，对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱，学校也要把档案管理列入重要议事日程，实行责任负责制。
同时。确实提高和增强中专学校全体教职工对档案工作重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。要认真学习国家《档案法》，在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传，使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义，扎扎实实搞好档案工作，建立严密的切实可行的档案管理制度，按照《档案法》的要求规范各类档案的分类、归档和管理，使档案工作做到有章可循。有法可依。
3.2 加强档案的收集和整理
中专学校档案资料的收集要全，不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，只有在广博的收集留存的基础上，才能所谓“取精用宏”。中专学校资料的收集工作主要有以下几种类型：
一是人员资料。每年师生员工变动较大，中专学校要抽出专人搞好人员资料的收集整理工作，帮助教师建立个人档案，并帮助他们整理保存，这样不少教师，尤其是成绩显著的教师一定很重视这项工作，这必将对教职工产生不小的凝聚和促进作用。教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次，学生情况由班主任填写。
二是图片资料。中专学校每年要举行各类活动，诸如学术交流、岗位培训、教学观摩、来访接待、采访录相、师生奖惩及各种会议等等，这些活动都要留下珍贵的图片资料，并按年度登记保存。
三是新闻报道和论文刊发资料。这主要是指在国内外各类报纸、刊物及电视、电台上发表的图片和文字报道资料，平时要注意收集、存档。教职工撰写发表的论文资料，也要整理好编印成册，全部归档保存。
四是要撰写《学校年鉴》，按时间顺序依次记载中专学校一年中的各项工作和各类活动。
五是建立荣誉档案。这是指中专学校和师生每年获得的各类荣誉奖励，要认真建册登记，并将奖品的照片、证书的复印件及原件(师生个人的原件由本人收藏)作为资料存档。
六是非文字资料。这主要包括中专学校的校舍、遗迹、绘画、文物、歌谣及视听资料等，都要留心收集，认真建册登记存档。
3.3 合理运用现代化科学技术
随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。中专学校档案现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理；另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，把文件信息的生成到档案信息的转化，以至档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，让中等专业学校档案室不仅成管理部门，更是一个信息供应中心。
3.4 加强人员配备，搞好档案实施
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02
1 学校人事档案管理创新的意义
人事档案是学校在人事管理活动中所形成的重要文件材料，真实记录了教职员工的基本情况、学历、资历、工作能力、职业背景等各项历史资料，是学校极其重要的人才信息源。人事档案管理是学校管理工作的重要组成部分，为学校进行人才选拔、人才培养、人才建设、提升教学科研水平提供重要参考，是实现学校内部管理可持续发展的载体及重要依据。
学校人事档案管理具体包括对学校人事档案材料的收集、鉴定、整理、保管、利用等环节，其工作对象不仅针对纸质档案及电子档案等材料，而且针对学校教职工，工作属性既要主动性，也有被动性，工作要求既要遵循有关规定及流程，也要与时俱进，引入现代化管理方式。当前社会经济快速发展，时代对学校人事档案管理提出了新的要求，而现代社会的信息化也使学校人事档案管理呈现出新的情况及新的问题。
当前学校人事档案管理中“人档分离”、管理机制僵化、制度不健全，规范化程度不高、档案材料收集内容参差不齐，材料归档不完善不齐全、内容形式化较重，显得空洞无物，w档标准不统一、档案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等现象比比皆是，没能充分反映教师的教育教学水平及其科研成果，不仅极大地影响了人事档案的质量，使其参考价值大打折扣，大大降低了学校人事档案的利用率，而且不利于学校的人才资源开发、人才的选拔任用及人才培养质量，制约着学校的长远发展。现代学校人事档案管理的创新，不仅是时展的需要，也是学校实现长远可持续发展的重要保障。
2 学校人事档案管理的创新路径
2.1 完善学校人事档案管理制度
现代社会中，学校人事档案管理呈现出新的变化，因此需要不断完善学校人事档案管理制度，才能适应新时代的新要求。
各学校可根据《档案法》、《企业档案管理办法》等有关法律法规中的相关规定，充分借鉴同行业其他单位成功的人事档案管理经验，同时结合学校人事管理的实际情况，构建起完整、科学且行之有效的学校人事档案管理制度，对原有的管理制度进行必要的补充及创新。
一是完善人事档案材料收集和归档制度，做到兼顾全面的基础上，把握重点，对不同岗位人员的档案进行分门别类地管理，对不同级别管理人员的档案进行分层次管理，与此同时，对流动性强的人员进行灵活管理，保证学校人事档案管理工作在依法开展的基础上，实现有侧重、有层次、灵活性地开展，使学校人事档案材料能真实且全面地反映职工的情况，为人才选用提供有效依据。
二是完善学校人事档案审核制度，严格要求管理人员仔细鉴别转入的档案材料，把好材料入口关，对于手续不齐的，应予以补齐，对于信息不准、不规范、有缺漏、涂改的，应予以分类登记并按要求重办、补办，直至审核合格后再整理归档。
三是完善学校人事档案整理制度，对学校人事档案的鉴别、分类及审核进行详细规定，确保整理出来的人事档案材料信息正确、手续完备、目录明晰。
四是完善学校人事档案借阅制度，需要查阅利用人事档案的人员应办理相关手续，并在查阅时提供相关证明，与此同时，还应不断研究档案服务的服务新方法，以提升人事档案管理的效率，增强人事档案的利用率。
合理、科学、灵活的人事档案管理机制不但为人事档案管理工作提供切实有效的依据及参考，而且也是实现人事档案管理创新的基础。
2.2 加强学校人事档案管理内容建设
学校人事档案为学校选人用人提供真实可靠的参考资料及信息，是难能可贵的战略资源，为加速学校的人力资源开发、人才竞争及全面发展提供了资源储备。
当前社会对人才的使用更关注的是其显示表现，而以往的“重历史结论，轻现实表现”的人事档案管理思想已然不适用，因此应不断创新人事档案管理，加强人事档案管理内容建设。学校人事档案管理的内容不应局限于收集教职员工的历史材料，应当在此基础上不断完善拓展档案资料的范围和内容，不仅要注重收集教职工学历、职称、思想、工作表现等传统内容，而且还需动态性地收集教职工的工作业绩、教学科研成果等方面的内容，不仅要全面仔细地收集可以反映职工现实业绩及近期表现的各项材料，包括教职员工的专业技术水准、个人职业能力、工作表现、工作实绩、发展潜能、工作态度、思想道德状况等，同时也应如实地收集并记载教职员工的缺点，诸如在工作中出现的失误及违法乱纪现象等问题。
在档案材料收集的过程中，需要严格查阅各项材料的收集归档是否齐全，对于普通性材料进行集中收集，对于阶段性材料则通过统一布置、统一收集的方法进行收集，对于特殊材料，则采取由相关部门提供及本人查找有效结合的办法予以收集，确保档案材料不漏一份，以真实记录职工的勤、能、绩、德等全部经历，通过全面客观的人事档案管理内容反映人才的全貌及职工的实际情况，为学校进行人才选用、人才培养、人才管理提供科学全面的参考，也能有效地促进了优秀人才的自由流动。
2.3 运用现代化学校人事档案管理方式
运用现代化人事档案管理方式是实现学校人事档案管理创新、提高档案使用价值的重要举措。
各单位可以根据自身实际情况及行业特点，借鉴行业相关单位的成功案例，充分整合并利用优势资源，积极引入并开发符合学校人事档案管理工作点的现代化信息技术，并构建与之相符的信息化管理平台，开发并利用人事档案信息资源，进行人才结构、素质上的准确定位、分析、加工、整理，从而为人才管理及培养提供科学的依据。
利用信息化管理平台进行相关的电子档案资料收集管理工作，建立人事档案信息资源库，将教职工的基本情况、职务职称情况、教学表现情况、学校培训情况以及其他情况上传至信息资源库中，切实将学校人事档案中的现实记录转化为活的信息，实现教职工的个人档案信息内容及类别标准化、规范化、动态化，有效施行动态管理，有利于实现人才信息资源的有效共性，便于计算机统计并定量分析学校人才队伍，为领导决策提高有力依据，为学校人事部门提供可靠人才信息，从而提高档案数据的利用率。与此同时，通过平台开设档案信息内容展示及查询服务，使档案信息得以实现收、管、用的有机结合。
升级档案信息集成管理模式，将学校人事档案信息资源整合、重组，优化人事档案信息的服务结构，利用人事档案信息系统对教职员工的信息、薪酬、保险等各项档案资料进行统计、录入、分析、提取、查询等各项工作，并根据内容及要求形成相应的表格，为满足档案管理及使用者的需要，不断升级并完善人事档案管理信息系统，提升学校人事档案信息资源开发利用的深度和广度，以更为多样化的人事档案系统功能，更具个性化的档案服务全面提升人事档案管理的水平，为学校人事档案管理的创新提供路径。
3 结 语
科学合理且真实完整的学校人事档案，能全面、准确地反映学校教职工的教学能力、品德素质、业绩等，是学校开展人才资源开发、人才的选拔任用、人才培养及各项工作的有用依据。现代学校人事档案管理应积极探索，大胆创新，通过完善学校人事档案管理制度，加强学校人事档案管理内容建设，运用现代化学校人事档案管理方式等，将人事档案管理推上新的台阶。
二、工作目标：
1、学习培训，提高师资水平。
2、教研活动，深化教研效果。
3、安全工作，保证落到实处。
4、家园共育，形成教育合力。
5、后勤保障，促进幼儿发展 。
三、具体措施
(一)学习培训，提高师资水平
(1)、定期召开教师例会，组织教师学习时事政治，各项教育方针、政策，要求全体教职工在工作中树立奉献精神、艰苦奋斗精神，创优质服务。
(2)、严格管理，调整、完善各项工作制度。
(3)、深入学习《纲要》精神，进一步更新教育理念。鼓励、支持教职工参加高一层学历教育及各种继续教育，提高教职工学历层次;组织教职工参加电脑操作培训，提高老师电化教学水平。
(4)、以骨干教师、老教师带新教师，创设条件，有计划地派部分教师外出参加各种培训班学习，促进教师队伍专业水平的提高。
(5)、组织教师开展技能竞赛，促进教师各项基本功、业务素质的提高。
(二)、教研活动，深化教研效果
(1)、发挥教研组的作用，以年级组或教研组为单位，每周召开一次教研例会，有计划，按步骤地开展教研活动，做好教研记录。抓住教学中带有普遍性和关键性的问题，组织教师深入研讨，集思广益，边研究，边学习，。
(2)、推广、验证、改进已经取得的教研经验，通过专题研究，改进教学结构，优化教学过程，改革教学方法，优化园本教材，突出幼儿的主体地位，激发幼儿的学习兴趣，培养良好的学习习惯，教给幼儿学习的方法，发挥幼儿的创造性。鼓励教师建立多元化的、各具特色的教学模式。
(3)、完善教研机构，根据《纲要》精神，积极构建适合自己幼儿园的课程体系。
(4)不断更新、充实教研活动所需教玩具、图书、挂图、电教设备等资料，并加强材料管理，为教研活动的开展提供保证。
(5)组织教师撰写教研心得、教改论文，提高教师教研理论水平。
(三)、安全工作，保证落到实处
(1)加强安全巡视，对幼儿园的设施设备，饮食卫生进行全面定期检查，杜绝安全隐患。
(2)提高安全意识，对教师加强突发事件的处理能力的培训，进行消防知识的讲座、模拟演习等活动。
(3)加强对幼儿的安全教育和自我保护能力的培养。
(四)、后勤保障，促进幼儿发展
(1)、做好新入园幼儿的体检登记工作，并做好全园幼儿的健康档案。扎实做好特殊儿童管理工作，做到认真分析查找原因及对策，切实提高幼儿的身心健康。
(2)、加强保育保健培训工作，全面提高后勤人员的思想素质和业务素质，努力增强服务意识，提高服务质量和服务水平，努力形成后勤服务“勤快、务实、优质、高效”的工作作风。
(3)、强化责任意识，抓好安全和综治工作。继续坚持“安全第一，预防为主”的方针，规范、健全、落实综治和安全工作的各项规章制度，责任到人;建立责任追究制：确立园长是安全第一责任人(安全员是主要责任人)，班级安全班主任是第一责任人，课堂安全主班教师是直接责任人。幼儿园将与教职工签订“综治和安全工作责任状”，以增强全体教职工的安全卫生防范意识，确保幼儿园平安，师生安全。幼儿园食堂要严把“七关”，活动器具、教学玩具要经常检查、消毒。继续把““凭卡接送制度”、“每节课的点名制度”等落实到位。
(五)家园共育，形成教育合力
(1)、组建新一届家委会，充分发挥家委员会的作用，以讲座、座谈等不同形式的活动，让其参与幼儿园管理，共同为幼儿的发展、幼儿园的发展而努力。
(2)、不断加强家园联系工作，有效开展家园联系系列活动，如：家长会、全面家访、家长园地等，丰富家长联系的内容和方式;发放家长问卷调查表，根据反馈情况调整改进工作;开展家园运动会、亲子活动、家教咨询等活动，促进家园共育。
(3)、以“幼儿成长档案”为载体，加强与家长的对话，教师以对幼儿的叙事评价以及幼儿家长的反馈，来呈现出我们与家长的对话过程，共同解决幼儿成长中的困惑，共同探讨促进幼儿成长的策略。
(4)、结合每月的以爱和美为主线的幼儿活动，开展丰富多彩的幼儿活动和家园亲子互动，培养“勇敢、自信、健康、快乐”的家佳宝宝，为孩子完满人格的培养奠定良好的基础，拉近家园的距离，增进孩子与家长、教师与家长的情感交流。
四、月份工作
八月份
1、全面清理幼儿园内外环境卫生工作，各班重新布置幼儿活动环境。
2、完成园务工作计划，保教、后勤、家长工作计划及各班教育教学阶段计划。
3、组织全体教职工学习
(1)师德师风
(2)教师职责
(3)考核制度
(4)幼儿园指导纲要
九月份
1、整改园容园貌，建立健全规章制度。
2.热情接待幼儿，稳定幼儿情绪，帮助新生尽快适应幼儿园生活，教师严格执行幼儿一日活动作息安排，强化常规训练，逐步培养幼儿养成良好的学习习惯、行为习惯、卫生习惯。
3建好幼儿的个人档案袋。
4、支持教委做好学年初事业统计
5、开展安全逃生演练活动
6、教师读书心得交流活动。
7召开新生小班段的家长会，全园家长讲座，重组家长委员会。
8.肖碧英老师参加教委办举行第29个教师节“十佳我最喜爱老师”颁奖典礼。
十月份
1.开展我爱祖国主题系列教育活动。
2.各班进行区角环境布置的更新，创设良好的教学辅助学习环境。
3、抓好幼儿的常规教育，重点抓好一些学习习惯的培养。
4、参加镇幼儿园“教坛新秀”教学展示活动
5.组织大段教师围绕园本课程的主题进行讨论探索。
6.中、大班家长开放日活动。
7、向姐妹园观摩学习。
十一月
1开展全园教师、保育员三人小组泥工评优活动比赛。
2、结合“ 119”组织幼儿进行逃生演练活动。
3、各班幼儿晨间操观摩评比。
4组织小班向家长开放半日活动。
5组织青年教师开展基本功单项竞赛。(一、讲)
6、举行幼儿故事比赛
十二月
