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中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）11-0047-02
高校档案是衡量学校管理水平、评估教育教学质量、评价科技成果、考核教职工的重要依据。目前高校档案管理随着科技的发展，已经广泛应用了计算机、互联网等先进信息技术和设备，逐步向现代化管理迈进。在这一过程中，物联网跃入人们的视野，引起多个领域的关注。对于繁琐而复杂的高校档案管理工作来说，发展和应用物联网技术是一个值得深入探讨的课题。
一、物联网以及智能化趋势
目前国内比较公认的物联网概念为：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络概念。简单说，物联网将各种感知技术、现代网络技术和人工智能与自动化技术等进行聚合和集成应用，使人与物智能对话，或者说在人的指令下进行物与物对话，从而在“物―物”相连的基础上实现智能管理。
物联网是继移动通信网、互联网之后的人类第三次信息革命浪潮。继2009年国务院正式批准同意支持无锡建设国家传感网创新示范区（国家传感信息中心）以
来，我国各地对发展物联网给予重视，长三角、珠三角、京津唐等各地重点培育物联网产业。2010年1月5日，国家发改委委托中国工程院启动我国物联网发展战略规划的研究，对智能物流、智能电网、智能交通、智能家居等行业展开调研。目前，工信部已将物联网规划纳入到“十二五”专题规划，正在积极研究推进。因此，可以预见，这样一种物与物智能相连的方式会逐渐进入人们的生活，甚至在许多情况下取代人对物的机械操作。
二、物联网与高校档案管理
需要说明的是，在物联网时代，几乎万事万物都处于物联网的智能状态下，可以智能相通。这里讨论档案管理的物联网，实质是说物联网中关于高校档案管理的部分，讨论如何让高校档案管理赶上和紧随物联网热潮，早日实现智能化管理。
高校档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到鉴定保管、著录，整个过程纷繁复杂。单从档案收集来看，一所高校每年在教学、科研、党政管理、外事、财务等方面都有大量的文字材料、图像、音频和实物，要将这数万件文档、材料、实物收集分类，其工作量是可想而知的，而目前高校档案管理工作虽然应用了计算机等较为先进的设备或技术，大大提高了工作效率，但绝大多数工作还是以人工为主，管理方式相对来说远远落后于实际需求。加上各种各样的需求，不同的档案查询、检索，使得以人工管理为主的整个档案管理工作更为繁杂和棘手。一种智能化、自动化的管理方式是档案管理长期以来的需求，物联网正是提供这种智能化系统的网络，同时也是一种基础设施。正像创造智能交通、智能能源、智能城市一样，发展和应用物联网构建“智能档案”是必要而且必需的，基于物联网实现高校档案管理智能化是高校档案管理的迫切要求。
事实上，物联网是抽象出来的概念，它的具体业务形态已经存在于我们的生活中，并且初步实现了智能化，如ZigBee路灯控制系统、智能交通系统（ITS）、上海浦东国际机场防入侵系统等。我们可以从现有的互联网及其他信息科技中找到物联网的基础，体察到基于物联网的高校档案管理智能化的前景。从2009年无锡国家传感信息中心试点以来，一个物联网大发展的社会环境和科技环境在中国迅速形成：国家发改委在物联网应用示范试点方面，科技部在863计划等重大专项方面，工业与信息化部在物联网的技术标准和产业政策引导方面出台了针对性宏观举措；2010年6月23日，工信部通信发展司司长张峰在上海“2010中国国际物联网大会”上表示，物联网被正式列为国家重点发展的五大战略性新兴产业之一，将成为全球信息通信行业的万亿元级新兴产业，到2020年之前，全球接入物联网的终端将达到500亿个；在政府的重视与大力推动下，信息产业商家首先在物联网建设上倾注精力，中国移动、中国联通等与政府协议合作，在传感器技术、传感网络技术等方面推进建设；清华大学、北京邮电大学、东南大学等高校研究机构也成立了传感网研究中心；上海、北京等城市也相继成立了一系列颇具规模的物联网中心，将物联网作为一大产业全力推进，在物联网器件、芯片、材料、软件、服务等方面逐渐起步；传感系统和3G技术快速发展……借此之势，“智能档案”的物联网建设：一方面有社会环境，另一方面有科技基础，将物联网在信息产业的成果转接到档案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物联网是高校档案管理工作智能化建设的一大契机。
三、基于物联网的高校档案管理智能系统构建
（一）基于物联网的高校档案管理智能系统
高校档案管理物联网是一个基于物联网的高校档案管理智能系统，是利用各种感知技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行鉴定、分类，并使之得到有效利用。可见，这一智能系统的基础是档案智能识别子系统、档案保存子系统、档案查询子系统，除此之外，还有系统维护和安全保证两部分。档案智能识别系统能够自动扫描出需要存盘的文件，并赋予这些文件统一的电子标识；借助M2M的联网通信技术，这些文件的电子标识会传送到数据子系统中进行分析，根据上一环节电子标识的区别而分类出不同的档案，并得出保存建议；在人工协助作出相应保存处理后，系统将保存处理数据和前期整理有效数据提取到查询子系统中，满足档案查询者的多种查询需求。在这个系统中，档案管理工作是由各个相互关联的子系统自动完成的，人只是做辅工作，或采纳与不采纳系统建议的决定工作。这样，通过机器与机器之间的信息交换和联通，档案管理的各环节工作在人脑之外自动关联起来，按照人预设的命令一步一步进行下去，并自动进行系统维护，提供安全保证。这就是基于物联网实现高校档案管理智能化的目标――智能档案。在智能档案的“照应”下，繁琐的高校档案管理工作不再牵制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到随时从各个部门收集有保存价值的材料、档案，随时为各个部门提供“万能”的档案查询，为高校的其他各项工作做好“后勤”工作。
（二）高校档案管理物联网构建的难点和关键点
这样一个“全自动”物联网系统，从目前高校档案管理的基础来看，难点在于资金和技术。从某种意义来看，物联网是一项重要的国家战略，一项波及全社会的庞大工程，充足的资金保障是这一工程往下推进的基础。尤其是对高校档案管理来说，部分高校对档案管理工作还未给予足够的重视，多数高校档案馆在资金上存在着或多或少的困难，从而将档案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物联网技术属于新兴科技，需要相对先进的机器设备，也有无数的技术难题有待探索和攻克，高精尖人才的培养和挖掘，这些作为前期投入，都需要强大的资金保证，这对于当前绝大多数的高校档案馆来说都是难点。
在保证资金的基础上，实现智能档案还面临技术难题。目前档案管理还处于人工主导的状况，谈物联网技术还言之过早，档案管理的自动化往往局限在自动化办公、电子档案管理上，要将档案管理推进到物联网时代，技术是瓶颈。在四大关键技术中，卫星定位技术和网络传输技术相对已较为成熟，商业化程度比较高，但RFID和传感器技术作为物联网业务的前提和基础，其核心领域尚未全面进入产业化。一方面，要实现智能档案，就要将这些相对成熟的物联网技术与档案管理对接、融合，使之为档案管理所用；另一方面，要着眼于新的物联网技术，研究和提高相对薄弱的技术，力图抢占物联网的产业化先机，使其在档案管理上大有作为。
（三）高校档案管理物联网构建的目标
简单说，智能档案系统的目标就是智能化，具体来讲，包括：实现档案物标识方法的一致性，档案流程管理的全自动，多种档案管理的一体化。
将可能成为档案的物品、材料都赋予一致标识方法的电子标签，就能让档案馆像超级市场扫商品条形码一样采录档案信息，是档案信息后期处理的前提。当然，这样的标识方法是需要高端技术支持的，仍需深入研究。将这些采集的档案信息传送到档案流程管理的软件中，这样的档案管理软件已出现在市场上，并且不少档案馆已应用这种软件管理。在这些软件的基础上，可以逐步实现对档案的自动分类、自动保存、智能动态调控和利用。这样，不管是电子档案、实物档案，还是纸质档案也将更合理地融入到同一管理系统中，科学地分类保存，提供更便捷和准确的查阅服务。这是高校档案管理物联网构建的目标，也是“智能档案”的方向。
有了资金和技术的支持，把握好物联网建设的关键点，集中力量重点突破，才能构建起高校档案管理的智能系统。乘着物联网建设之热潮，发展档案的信息化、自动化，繁琐的高校档案管理工作才会变得简单而高效，“智能档案”的前景指日可待。
参考文献：
[1]王炳辉.构建可运营可管理的物联网[J].信息通信技术，2010，（2）.
1 高校智能化实验室管理工作中存在的问题
1.1 管理角度不全面
大部分高校对于实验室的仪器设备管理只注重基本的技术信息、使用和资产变动，并不重视对设备仪器的后期维修。所以一旦设备出现故障需要维修，维修人员没有实际的维修参考经验。若是对系统管理仪器设备的历次维修都进行记录和统计，就能够为维修人员提供实际经验依据，最大程度的减轻维修人员的工作量，并将维修时间缩到最短，使维修成本降低。
除此以外，高校智能化实验室在进行实验计划的制定、资源的调配和实验考评时，考虑的不够全面，没有对实验任务安排到结束的整个过程进行考虑。大多数都是采用半封闭或封闭式的工作模式，与外界的信息交流较少，对实验室资源起了约束作用，导致实验室资源无法完全满足学院教学实践任务的需求。
1.2 管理手段落后
多数高校实验室都是采用传统的手工方式进行设备台账的登记，而手工登记台账的方式速度较慢，并且很容易出现差错，信息也不够全面准确，在进行信息查询和统计分析时难度也较大，无法实现现代化管理。一旦上级部门需要进行实验室设备数据审查时，设备管理人员就需要用几天时间清查设备台账，还要根据类别重新对设备台账进行统计和建表。这些工作本可以交由计算机代为处理，但由于管理手段落后，实验室管理人员只能采用手工方式进行处理。长期下来，实验室管理人员对于工作的热情会越来越低，及其容易产生厌烦的情绪，在之后的工作当中也会敷衍了事，不进行精确的统计，只凭借自己的猜测和经验来制作设备报表。
1.3 缺乏对学生素质教育的重视
高校对于学生的实践动手能力的提高比较的重视，近几年来要求实验室对学生个人的兴趣爱好要有一定的了解，并根据学生个人的兴趣爱好来给学生提高实验机会。但由于现在制定实验任务计划表的手段比较落后，高校实验室只能给学校教学任务提供相应的实验场所和环境，学生个人开展实验的需求无法满足，很少能够为学生个人开放实验。目前的实验计划方式无法对学生的时间安排、实验计划和仪器资源进行整合平衡，高校实验室的工作流程设计也并没有考虑到学生个人实验需求的部分。
2 高校智能化实验室管理系统的设计
2.1 系统设计原则
在进行高校智能化实验室管理系统的设计时，要考虑到全局的观点。实验室管理工作的各个环节，例如实验规划、实验管理和设备管理等，互相之间都有密切的联系。在进行高校智能化实验室管理系统的设计时，不仅要考虑到实验管理和验规划，还要考虑到设备管理的工作需求，结合实验室管理工作的各个环节，对实验室整个管理内容进行规划和分配。
除此以外，还要优化业务流程，实现设备管理的最大效益，贯彻落实好优化后的各种制度，对工作人员进行思想教育也是必不可少的，要让工作人员能够严格遵守新的规章制度。在系统的仪器设备上，也要进行分类和标准化管理，才能实现高校智能化实验室设备管理。
2.2 系统功能结构
高校智能化实验室管理系统要充分考虑实验室管理的性能要求和业务需求，树立集成、系统和经济的观点，全面实现对于人员、实验和设备的现代化管理，同时为管理者提供科学、可靠的决策支持。可以将应用系统划分为设备管理、系统管理、综合查询、实验管理和实验规划等五个分系统。
2.3 系统数据库设计
信息系统的基础前提就是数据库，只有数据库的设计科学合理，才能保证整个信息系统能够完全满足用户的服务需求。在进行数据库设计时，要按照用户的处理需求、信息需求和数据库运行环境的特点来进行数据模式的设计，然后再进行数据库的选型和共享机制、安全保密措施的确定。将系统的信息模型转换为表格模式，同时根据系统的体系结构来科学合理的分布信息关系就是数据库的结构设计。高校智能化实验室管理系统在进行数据库的设计时，应当严格按照系统信息模型来执行。
3 结语
随着科技水平的发展越来越迅速，各种开发技术也一直在不断的改革和更新。若想做好高校智能化实验室管理工作，就必须根据管理工作的各个环节，开发高技术、高效率的高校智能化实验室管理系统，将用户的在实验室管理上的实际需求完全满足。
参考文献
[1]崔贯勋.基于云计算技术的计算机实验教学平台[J].实验室研究与探索，2013（10）.
[2]张慧宁.web嵌入式在高校智能化实验室建设中的应用探讨[J].科技创新导报，2013（28）.
[3]陈雪娇.独立学院建设楼宇智能化实验室的探讨[J].实验技术与管理，2012（11）.
[4]刘志刚，郭艳颖.基于ARM的智能实验室管理系统[J].微型机与应用，2012（13）.
目前高校实验室多采用封闭式管理模式，各院系独立建设、管理本学科的实验室。实验室过于分散，管理工作繁琐，实验设备和物品的储存、维护、安全得不到保障。各实验室之间缺少资源共享、信息互通，既不利于学生进行综合设计型实验，也不利于科研协作和学科渗透，阻碍了学生创新能力的培养。为此，本文设计了一种基于物联网的高校智能化实验室管理系统。
2 物联网技术概述
从“智慧地球”理念到“感知中国”概念的提出，随着全球一体化、工业自动化和信息化进程的不断深入，物联网时代悄然来临[1]。物联网（Internet of Things）是通过运用射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按照约定的协议，把任何物品与互联网连接起来，进行信息交换和通信，以实现对物品的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络[2]。通俗地说，物联网就是物物相连的互联网。
目前，物联网的关键技术主要有射频识别技术、传感器技术、ZigBee技术等。
RFID（Radio Frequency Identifaction）即射频识别，是一种非接触式的自动识别技术，可识别高速运动物体并可同时识别多个标签。RFID系统由读写器、电子标签和天线组成。读写器包括固定式读写器与手持式阅读器。
ZigBee技术是一种新兴的低功耗、低成本、高容错性的短距离通信技术。
3 基于物联网的智能化实验室管理系统的设计
3.1 系统整体设计方案
该系统是一个无线传感网络。硬件方面，预先在每间实验室安装门禁控制器、ZigBee无线节点、温度传感器、湿度传感器和光照传感器。每件实验设备、物品，实物实验报告、作业贴有RFID标签。每个实验操作平台配备手持阅读器。软件方面，需要在物联网的终端安装管理系统的软件。
3.2 系统各模块功能
该系统由七大功能模块组成。
3.2.1 管理员登录
该系统软件只允许管理员登录后才能使用，如果不是管理员则需要先注册。
3.2.2 网络管理
实现网络连接状态的查看和设置。
3.2.3 使用人员管理
所有人员必须使用身份卡进出实验室，门禁控制器利用射频识别技术识别进出实验室的人员身份，数据库里能够检测到的人员能够直接进入实验，而临时人员需要进行系统登记后才能进入。
3.2.4 实验室设置
远程控制ZigBee无线节点，对实验室的基本信息进行日常管理，显示实验室的动态使用状况。为了能给学生提供宽松的实验条件，通过开放实验室，学生能够预约课余时间来做实验。如图1所示，根据开放日期，查看学生提交的预约申请。
3.2.5 实验教学管理
（1）教师和学生考勤管理。当教师、学生进入实验室，门禁控制器识别身份卡，将进入、离开的时间记录在软件上，实现教师、学生的自动考勤。
（2）实验项目管理。为了规范实验教学内容，需要教师预先录入每门实验课程的教学计划、实验大纲、多媒体教案、基础实验项目、综合实训项目、操作规程以及实验示例等教学资源。学生随时可以下载相关教学资源进行阅读和操作练习，有助于提高学生自主学习的能力。
（3）实验过程实时监控。对所有实验室设备、物品的状况进行监控，比如实验过程中，哪些设备能正常使用，哪些发生故障。同时还可监控学生的实验过程，及时发现学生学习中存在的问题，教师进行集中讲解，提高学习效率。
（4）实验作业和成绩管理。实验完成后学生可以通过该RFID技术将实物实验报告、作业或实验结果上传到系统进行储存，便于管理员、教师批改作业、统计分析学生实验成绩，当课程结束时学生能够查看自己每次的作业成绩，以及该门课程的总评成绩。
（5）交流讨论。实验前，教师可以通过该模块向学生实验管理规章制度，布置实验任务，与学生进行实验方法的讨论，增加学生与教师、学生之间的互动。
3.2.6 实验设备和物品管理
每件实验设备、物品贴的标签上载有对应的编号、名称、状态、购置日期、维修记录等信息，实现了信息智能储存功能。使用人员通过手持阅读器识别领用的设备、物品上标签，将它们的基本信息反馈到如图3所示的界面上，有利于实验人员提前了解设备、物品的基本资料，还可以对它们进行定位、跟踪，显示使用人员身份，有效地监管了实验设备、物品的使用状态，防止有人将它们任意拿出实验室。另外RFID标签还能实现相同或不同实验室的设备、物品间进行通信，高效地利用了资源。
3.2.7 环境监测
高等院校的学生管理就是高校对学生期间全程表现的综合管理，它是高校工作的重中之重，其管理科学化水平将直接影响到高校对未来人才培养的质量。高等教育的普及化，高校规模的扩大化，在校人数聚增化，使高校学生管理工作出现了生源层次多样化、管理事务复杂化等系列性问题。这就要求，我国高校教育需要逐步提高学生信息管理工作水平，特别是建立一套更简捷、更科学、更高效的管理模式，来适应高校迅速发展的需要。
一、高校学生信息系统在思想政治教育中的价值
当今时代，是信息飞速发展的时代，高校的思想政治工作也应建立在信息管理的基础之上，用准确、丰富的信息容量反映高校学生思想政治教育工作的成果。大学生的思想政治教育工作是高校信息管理的重要组成部分，受教育对象的情况信息是做好学生思想政治教育的基础，为学校做好各项管理教育工作提供了依据。那么，每个在校学生的个人信息需要学生信息管理系统来提供，这样，学校信息管理系统就在学生思想政治教育工作中发挥了重要的指导作用。
高校思想政治教育工作的主要对象是大学生，其根本任务是帮助大学生成为政治上和业务上都合格的社会主义建设者和接班人。因此，高校思想政治教育工作是个复杂艰巨的系统工程。其首要环节是决策。教授者要善于发现学生的思想认识问题，然后对问题进行系统归纳，经过的分析整理，正确分析存在问题的各种条件，分析问题形成的性质和范围，找准产生问题的原因，以便有针对性地解决问题。在日前的社会现象中，由于高校学生自身的个性特点，他们受所处的社会环境和自身认识能力的影响，每个人的社会经历、知识水平、实践经验的不同，对同一事件的反映必然不同。他们思想上存在的认识问题、世界观问题、以及在日常思想政治教育中出现的各种问题，有千变万化的表现。这就要求院校教育工作者能够了解学生思想政治教育的具体情况，善于把复杂多变的问题和矛盾，利用简捷直白的语言，把握问题关键，以便为解决问题提供可靠依据，并最终找到解决问题的方法和途径。
二、目前高校学生信息管理系统建设中存在的问题
1.信息管理系统的设计与建立仍然处于管理职能部门的定位
目前，国内高校在校学生信息管理系统的设计与建立仍然是按照管理职能部门来定位确立的，实行各部门多头管理的模式，这就造成学生信息的存储与应用比较分散，各单位录入信息时缺乏沟通与共享，导致学生数据单一重复存储，或存储数据不一致造成资源浪费的现象。虽然各教育部门各自负责收集不同的学生信息，但从信息管理的角度而言，这势必然会造成重复存储相同信息，或者造成数据的不一致。这好比传统手工表格的填写，为收集学生各种不同信息，每个学生要填写诸多表格，而每张表格都必然要填写姓名、性别、年龄、学历等相同的信息栏目，而各单位又利用电脑把这些信息进行分头存储，造成大量的重复工作。这就是以往职能分工观念所造成的后果，造成目前信息管理系统只能是简单地模拟手工作业，周而复始，并没形成一个完善的全国学生信息管理系统-----网络平台。
2.信息管理系统录入的学生信息没有形成完整性和全面性
大学生个人信息最初来源是入学前的高中阶段建立的学籍档案，而且也是最原始的纸质版。该信息也正是学生参加高考时中学所采集的个人电子信息，信息的内容比较少，不能完整地反映学生的基本情况。往往在高中阶段的学籍档案中，很多方面是未填写的，而且很有可能存在信息不准确的现象。大学入学后的学生个人信息，大多数高校只包涵了学生的基本学籍信息、高考各科成绩信息、奖惩信息和基本学历信息，其他比如中学阶段所在班级的日常管理信息、个人综合素质测评情况、勤工俭学等诸多辅助类信息尚未填写到学生个人信息管理系统中去。而且所选项目的个人信息在一部分高校中是分部门录入和存储的，也就是说，在学生个人信息平台中是无法全面了解到比较完整的个人信息，造成的结果是使用者不能全面地了解某个学生的总体情况。
三、面向用户的高校学生信息管理系统智能化建设
在信息管理系统的输入端，学生个人登录信息管理系统界面时，录入个人的基础信息，而这些个人信息上是固定的基本属性，不需要做太多的修改。高校管理部门如教务处登录学生管理信息系统平台的课程管理模块时，可按照专业设置和班级序列安排课程，并且在每一个学期末或开学初期，按照学生学号顺序录入学生个人每次检测成绩。如果高校学生处登录学生管理系统平台中的奖惩模块、贫困救助模块以及勤工俭学模块进，可按照学号顺序查询某位学生，并完整录入学生的奖惩情况、贫困救助情况和勤工俭学情况。学生本人和高校就业处分别登录信息管理系统平台中就业模块时，可输入学生个人的基本就业信息和拟派遣意向的个人信息。学院则登录信息管理系统平台中的班级管理和日常管理模块时，输入某学生在校四年班级和学院生活的基本表现等信息内容。院校的图书馆、医务处、公寓管理中心等服务保障部门可登陆系统平台中的辅助信息模块，输入学生日常生活中的一些相关信息。
国内大部分高校学生信息管理系统中的处理系统或数据存储系统采用的是数据仓库技术，数据仓库（Data Ware-house）是一个面向主题的、集成的、与时间相关的、反映以往变化的数据集合，用于提高管理决策能力，综合分析能力。高校较多使用数据仓库技术为了便于高性能地分析和查询学生个人信息，并便捷地使信息使用者查询学生个人信息和对高校管理者做出科学决策以及进行数据整合的作用。
在信息系统的输出端，构建和谐的人机互动系统界面，以便于学生和院校各职能部门登录个人信息管理系统平台的各种查询及打印系统，按照学生的学号，来查询学生本人的各类信息资料，也可按照不同要求输入不同的查询条件，查询相应的学生信息，也便于随时完成打印功能，或选择不同的输出方式完成信息查询和应用。
1、各高校重视程度不够，没有完善的测试制度
21世纪，高校发展迅速，竞争激烈。在招生培训、科研项目、课堂教学、社会实践等方面比较重视，PSC工作就放在了无足轻重的位置上。大多数高校没有足够地重视这项工作，没有制定一系列完善的实施制度，管理上随意性较大，不科学。领导主导意识强，大部分工作只是完成上级的要求，从报名工作、测试工作到测试成绩公布，测试资料的存档、保存都缺乏合理的设计和指导，很多细节的工作重复做，效率低下。
2、没有设立专门的管理机构
大部分高校的PSC工作都是挂靠在教务处，由教务处人员监管或者临时抽调，工作人员素质参差不齐。近几年，随着招生规模的不断扩大和PSC工作的持续发展，每年参加PSC的学生人数不断增加，信息量和工作量迅速增大，专职的管理人员愈发紧缺。自2004年起，全国各地一大批高校独立设置了语委办，并配备了专职工作人员，促进了PSC工作的快速发展。但仍有一些院校，缺乏对PSC工作重要性认识，没有专门的管理机构和专职管理人员，都是兼职，专业性不强，没有形成常规的管理模式。
3、没有投入足够的经费
由于各高校没有充分认识到语言文字工作的重要性，对于PSC工作方面的投入严重不足，没有专门的经费预算。没有建立专门的测试室，只是简单的把闲置教室作为测试室，或者利用周末空闲时间挪用机房作为测试室。而且在测试机器的数量上也严重不足，学生无法进行考前模拟训练，就直接进入考场测试。有些学生往往因为本身的操作原因和不熟悉人机对话的模式而造成的失误，进而影响到学生取得的成绩。有的高校因为测试用的机器设备陈旧，没有投入经费去更新，也会影响到学生，造成学生不必要的重复测试。没有足够的经费投入，就无法保障测试用的场地和设备，自然就无法保证学生测试的成效。
4、智能化程度不够
随着时代的发展，PSC工作也必然要实现智能化。但是，大部分高校没有有效地利用学校的机房，作为学生培训和自主训练的场地，更没有开发有效的训练软件和模拟软件。学生考前的培训资料不公开，没有实现网上共享，制约了学生语言知识的学习，智能化程度远远不够。
二、如何提高高校PSC管理的科学化水平
1、制定完善的测试报名、报到和考试制度
要严格坚持国家语言文字方针，遵守PSC测试的原则，基于《计算机辅助普通话水平测试规程》，并结合本校的PSC工作实际，制定包涵测试各个环节的相关制度和方案。从学生测试的报名工作、测试前的培训安排、考试当天的报到、侯考、监考等，制定一系列完善的制度。规范PSC工作实施和管理的各方面，分工清晰、职责明确、方法得当，最终实现PSC操作科学合理，细致严密，结果客观公正，达到测试过程规范化，测试评分智能化，测试管理智能化。
2、设立专职人员管理
选取具有一定的资格和条件的人员作为管理人员，并且对考务人员进行专业的技术培训，这样才能够保证测试工作规范化和科学化。同时管理人员也必须熟练掌握业务技术，对于测试软件安装、具体测试操作、测试系统维护和常见故障排除等多项工作，都应该有所了解。同时也能够大胆尝试，积极主动，创新测试工作，对PSC管理中所遇见的问题进行相互讨论和研究。主动了解计算机辅助PSC研究的新成果，及时学习，更新测试系统，使PSC工作更加合理和规范。
3、建立一支合理高效的测试员培训队伍
加强对测试员的培训，选送测试员和培训员继续深造，建立一支合理高效的测试员培训队伍。安在高校中选拨普通话水平测试成绩取得高分的教师，选送到省市语委单位组织的测试员或辅导员培训班，取得合格成绩后，即可上岗，负责学生考前培训工作。排学生考前培训，帮助学生熟悉考试流程，提醒注意事项，让学生从容应对考试。培育本校的培训师资力量，更加了解本校学生的生源结构，更有针对地进行辅导，纠正地方方言和口音，帮助学生取得良好的成绩。
4、投入经费，改善设施
高校要严格按照国家规定，加大对语言文字工作的投入，对于PSC测试的硬件设施要求，要设立单独的考试场地，保证测试的公平公正；即使没有独立的测试室，也要创造条件，改造闲置场所，建设成适合的考试场地。设立学生考前模拟测试场地，和真正测试环境一样。在考前，对学生进行模拟测试，有利于学生适应考试环境，同时，也可便于学生发现自己的问题，及时纠正，最终提高测试成绩。
5、进行科学研究，提高学生培训效率和测试成绩
要建立技术互助团队，加强测试设备机器的研发，同时增强各高校之间的交流学习。如测试中出现问题，可以相互帮助解决问题，无法解决再上报上级部门。同时，高校在PSC测试之前，要对学生进行一定的辅导模拟，针对测试中所出现的问题进行分析研究，并及时纠正，提高PSC测试效率和成绩。
三、如何提高高校PSC管理的智能化水平
1、投入科研经费，采用自动化报到系统
高校要采用自动化报到系统。自动化报到系统是将低频射频自动识别技术、网络技术和投影或指纹技术集成在一起的一种高科技产品。参加考试的考生只要随身携带身份证就可以自动报到、实时显示学生的报名信息，以减轻学生必须携带考试的三证（学生证，身份证、考试证）的压力和工作人员的检查量。同时，自动报到系统可以实现自动排考和叫号的功能，大大减少了人工操作量，同时降低了学生的询问量，以前由三个人负责的报到室改为一个人就可以掌控，极大提高了报到的效率，精简了人员。
2、简化流程，提高效率
在高校PSC管理管理中，涉及到报名、培训、考务等几个方面，而这几项中又各自包含着几个小的程序。例如报名，需要学生填报，确认参加考试和确认放弃考试的必须要亲笔签名，由学校统计、安排考场，其实这些完全可以实现自动化，让学生通过网上的专用报名系统填报，电脑再统计、自动分配，这样就减少了人力的操作空间，更加快捷、高效和准确。人工统计的报名信息，需反复来回确认，费时费力，还难免出现错漏。通过网上自行填报，可自动筛选信息，将留级和休学的学生自动匹配，避免错漏现象的发生。
3、设立专用训练室或者网络平台，学生可自主学习
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）07-0079-03
随着我国高等教育的迅速发展，高校招生人数、种类的不断增加，学术研究的日新月异，传统的管理体制已越来越难适应新时期高等教育的需求。2004年，总理在省部级主要领导干部“树立和落实科学发展观”专题研究班结业式上的讲话中正式提出“建设服务型政府”的目标，高等学校也逐步开始了“服务型高校”“服务型管理部门”的探索与实践。传统“管理”是指由计划、组织、指挥协调及控制等职能为要素组成的活动过程；现代“管理”指在社会组织中，为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动。传统的管理理念强调“控制”，现代管理理念强调以人为本，强调发挥人的积极性和创造性，从而更好地实现预期目标。从以往高等学校管理体制来看，基本上沿用了传统“管理”的办法，“控制”有余，“服务”不足，不能适应高等学校的办学特点。因此，必须强化高校管理部门及管理人员的服务意识，以教师为本、以学生为本，强化服务职能，才能有效地促进高等学校教学与科研水平的提高。
一、转变观念，强化高校管理部门及管理人员的服务意识
1.尊重高校的学术特点。高等学校是传播知识、发现知识、追求知识，不断创新的机构，其本质是一个学术性组织。学术性组织是一个开放自由宽松包容的体系，是一个让教师与学生创新思维能够充分展示的体系，因此学术性组织的行政管理要有利于人的个性的发挥。它不同于一般企业的生产活动，行政管理就不能是简单的领导与被领导、指挥与被指挥的关系，也无法用效益最大化来衡量。高等学校的行政管理，必须以学术群体为主体，以育人为根本任务，以如何发挥学术群体的积极性、创造性为工作目标，以配合和保障学术活动的顺利进行为己任。只有转变观念，不断强化管理部门服务职能，才能适应高等学校的特点。
2.树立牢固的服务意识。高校各管理部门及管理人员要树立牢固的服务意识，坚持无效率的事不做，影响师生积极性和创造性发挥的事不做。处处为学生和教师着想，使他们集中精力在教学和科研工作上。管理部门必须认识到学生和教师是学校第一线的战士，他们最清楚要干什么和怎么干。为此，在各种决策与规划中，要认真听取学生和教师的意见。各级领导部门和管理人员，要站在公平公正的立场，避免从个人面子考虑，避免为赢取个人业绩而做的花架子；要经常换位思考，细化、简化办事过程，不仅把学校的工作做好做正确，也要为学生和教师提供最大的方便。
3.建构优秀的服务体系。高校管理部门服务的对象是高层次知识群体，他们的工作具有极强的专业性，在其专业领域内，往往是思维活跃，见地独到，犀利而敏锐，但在其研究领域外，往往并不关心。他们不喜欢管理部门的各种“干涉”，也不完全熟悉各类名目繁多的管理规定。因此管理人员在与服务对象的沟通过程中，必须注意多一些解释、理解和包容。在服务对象遇到困难时，能想他人所想，急他人所急，而不是简单的处理。要建构优秀的服务体系，建设方便简捷的网络服务平台，采取积极主动服务的工作方式，密切管理部门和知识群体的关系，共同完成学校的各项任务。
二、明确目标，高校管理部门要坚定地为教学科研服务
1.高校管理部门的服务任务是教学和科研。高校的主要功能是教学、科研和社会服务，教学与科研是学校的主体任务。一个学校能不能为国家培养出更多的优秀人才，能不能为国家创造出更多的研究成果，能不能为国家经济和社会发展做出更大的贡献，是衡量管理者管理学校好坏的最高标准。因此，管理部门的服务任务应是营造宽松的研究氛围、发展育人的良好环境，满足教学与科研配套需求，保障教学与科研的有序进行，进而达到服务社会的功能。
2.高校管理部门的服务主体是教师和学生。教师是科研与教学的主体，是传播知识、发现知识的核心力量；学生是科研训练与教学训练的主体，是学校育人的主要对象。学校通过教师和学生的互动，为国家输送高层次建设人才和高水平研究成果。因此管理部门服务于教师和学生，就是服务于教学和科研。高校管理部门应强调为教师和学生做好服务，以教师和学生对于管理部门的满意度作为评价工作好坏的重要指标。
3.发挥教师学生创造性是服务的最高目标。从教师和学生角度出发，以发挥教师与学生的主动性和创新性为目标，提出具体服务措施，将一般服务提升到政策和制度保障层面。尽量减少会议文件，避免政策朝令夕改；坚决不做花架子工作，避免劳而无用劳民伤财；根据实际情况进行有效决策，避免对教学和科研的干扰；主动与教师学生沟通，避免在实施决策过程中不必要的障碍。
一、做好办公室工作需要树立的意识和强化办公室职业的条件
1.办公室工作人员需要树立的五种意识
首先，思想政治意识。办公室的工作人员需要具备良好的思想政治素养，作为学校办公室的工作人员，在工作中经常会遇到政治性很强的工作，在处理这些工作过程中，工作人员要时刻保持高度的政治敏感性，保证每一项工作都与国家的政策以及党的思想保持一致;其次，学习意识。随着社会不断进步和发展，高校办公室工作不断发生着变革，办公室的工作也越来越复杂，为了保证原有的工作方向，也是为了更好的完成办公室的工作，办公室的工作人员应该不断加强学习，树立终身学习的理念，不仅要学习好专业知识，同时还需要不断培养自身的其他学科知识，在工作中养成好的习惯;再次，敬业意识。高校办公室的工作错综复杂，需要工作人员付出极大的时间和精力，所以对办公室人员的敬业精神提出了更高的要求，在工作中不管做任何事情都应该出色完成本职工作;第四，实事求是的意识。实事求是是我党一直坚守的工作作风，这种先进的作风在我党发展的几十年间具有十分重大的现实意义，如果不能坚持实事求是，那么办公室的工作就不能取得相应的工作效果;最后，改革创新意识。随着我国社会不断的发展和进步，各类社会工作形态发生了较大的变化，办公室的工作也是一样，如果不能保持先进的思想，就容易被形势所淘汰，在工作中就不能出色的完成工作，无法为高校的发展做出自己应有贡献。
2.高校办公室强化职能的前提条件
首先，苦练基本功。办公室人员需要苦练基本功。在日常工作和学习过程中，不仅需要文书拟稿和校对工作，还要具备良好的文案写作功底和说服演讲能力;其次，学习理论知识。办公室的工作不断的变化着，所以对于从事办公室工作的人员来说，学习理论知识应该是一项不能间断的工作。办公室工作经常会与政治、法律和经济等相关学科结合在一起，所以为了更好的从事办公室工作，办公室人员应该花时间学习这些基本的理论知识是十分有必要同时也是非常重要的;再次，提高自身修养。一个人的修养往往能够反映到这个人的现实生活和工作中，所以对于任何一个人来说，提高自身的修养十分的重要，办公室工作是一项复杂性高、服务难度大、要求高的工作，所以提高自身的修养可以切实帮助办公室的工作人员从小事做起，保证出色的完成每一项工作;第四，养成良好的工作习惯。良好的习惯可以有效地帮助我们做好日常的工作。对于办公室的工作来说，细心是十分重要的，在工作中，如果文书校对不确切，会议时间通知不及时，将会对工作造成严重的影响。同时，办公室的工作人员在工作过程中需要制定合理的工作计划，要有长远的规划，按照计划一步一步的完成，这样做起来才能有条不紊，这样工作效率才高;最后，做好沟通协调工作，加强团队之间的合作。办公室人员在工作过程中要具备团队合作的意识，与其他教职工协同完成相应的工作，在工作过程中要出色的完成自己本职工作，同时还有给予其他人员工作上的帮助，只有这样才能保证工作有效的完成。
二、高校办公室管理工作创新
办公室的工作十分的繁杂，高频率的传达上级意见和向上反馈下级的建议，这对工作人员提出了更高的要求，这对性格的塑造有着十分明显的作用。当然办公司人员在工作过程中也承担着巨大的压力。在工作过程中要想保证办公室工作有一个新的局面，就要求办公室人员充满工作的积极性，积极的开展工作，全身心的投入到工作中去。作为办公室的管理人员应该努力营造出一种健康、积极、向上的工作氛围，使办公室的工作人员能够感受到组织的关怀，能够在这种氛围好带动教职工积极的开展教学工作。
1.创建良性的竞争机制
办公室人员一直在领导的身边工作，直接受到领导的培养，领导的工作方式会对自身产生较大的影响，能够迅速提高个人的办事能力，是一个人才辈出的部门，因此，办公室应该坚持正确的用人导向，为优秀人才的晋升提供顺利的渠道，有目的有重点的为优秀办公室人才提供良好的内外部工作环境，使更多优秀的办公室优秀人才为高校的发展发挥更大的作用和动力。
2.创建良好的工作环境
办公室人员的工作压力比较大，作为办公室的领导应该切实为没有工作人员创建一个有利的工作环境，要积极的改善办公条件，营造一个温馨舒适的工作环境，同时还需要关心每一位工作人员，积极引导员工爱岗敬业，热爱教育事业，发挥自己的职能作用，及时的发现工作人员思想动态，并积极的加以引导改善。
3.解决生活中的实际困难
办公室的服务对象有上级的领导也有广大教职工，为高校全体教职工做好后勤服务和保障工作是办公室工作的重中之重。在工作过程中，在政策的允许范围之内，要根据教职工的实际困难或者生活需求适当的提高福利待遇，对于教职员工家庭生活中遇到的困难，应该尽可能的给予帮助。在教学工过程中，办公室人员应该努力提高校园文化的生活质量，通过组织一系列的健康的积极的、形式多样的活动，改善教职工的精神面貌。
4.积极落实责任制度
办公室人员应该根据本学校职能的分工，监督各个部门履行其应尽的责任和义务。尤其是作为高等院校来说，办公室应该积极的落实好责任制度，使学校的运行效率提高，加快运行的节奏，在新时期的高校教育体制改革中发挥更多的活力。
5.推进绩效考核
0 引言
近年来，随着智能卡技术的快速发展和国家信息化战略的实施，高校教育信息化管理一直为教育界人士所重视。全国各大高校开始陆续引进智能卡，智能卡的引进有力地促进了高校教育管理的信息化。高校引入的校园一卡通管理系统正是智能卡技术的一种非常典型的应用。在高校中。教职工和学生人手一卡，该卡成为了他们的身份识别标志，其惟一性和卡内信息可修改性使得校园卡能很好地应用在高校的各个管理层面。但是，由于目前社会信息化的程度不高，高校教育信息化程度也受到限制，智能卡引入高校的时间并不长，从总体看智能卡在高校教育信息化管理中的应用还非常有限，目前仅仅应用在某些特殊的部门，比如食堂、图书馆等等。因此，怎样把智能卡强大的功能应用到高校的各个管理层面，发挥出其作用。成为了一个非常热门的研究主题。
1 智能卡简介
所谓智能卡是IC卡(集成电路卡)的一种，其内部嵌有微芯片。按所嵌的芯片类型的不同，IC卡可分为三类，第一类是存储器卡，该卡内的集成电路是可用电擦除的可编程只读存储器EEPROM，它仅具有数据存储功能，没有数据处理能力，存储卡本身无硬件加密功能，只在文件上加密，很容易被破解。第二类是逻辑加密卡，该卡内的集成电路包括加密逻辑电路和可编程只读存储器，加密逻辑电路可在一定程度上保护卡和卡中数据安全，但只是低层次防护，无法防止恶意攻击。第三类是智能卡(CPU卡)，该卡内的集成电路包括中央处理器CPU、可编程只读存储器、随机存储器RAM和固化在只读存储器ROM中的卡内操作系统COS(Chip Operating System)，卡中数据分为外部读取和内部处理部分，确保卡中数据安全可靠，而且卡内包含一个RFI芯片，所以它们不需要与读写器任何物理接触就能够识别持卡人，有些地方也称之为非接触式IC卡。
2 智能卡在高校中的典型应用
智能卡在高校中的典型应用是校园一卡通系统，其应用主要体现在两个方面。第一是消费支付功能。通过校园卡内的电子钱包，持卡人可以在校园内任意一个与系统联网的消费网点以卡结算，实现数字化、电子化货币结算。一个典型的应用就是高校食堂里教职工和学生的就餐支付系统，一卡通持有者通过专门的充值系统采用预付费的方式将金额存入卡内，然后持卡消费。该应用可以为高校后勤管理解决现金就餐所带来的诸如卫生、腐败问题，更可以提高持卡者的就餐效率。第二是身份识别功能。校园卡表面印有持卡人身份标识，如学号或职工号、姓名、照片以及所属单位等，且教职工、临时工和学生等不同身份卡片的底色也不同，以便于身份识别。校园卡的IC芯片和数据库系统中均存有持卡人的身份信息，实现了校园内的电子身份识别，取消了各种证件。一个典型的应用就是高校图书馆的图书借阅管理系统。持卡人持卡进入高校图书馆浏览，只有合法持卡人才允许进入，能通过图书管理系统进行图书的借还操作。如果出现延期借阅，管理系统会扣除卡内金额，完成逾期罚款的功能。另一个典型的应用就是学生上机操作。当前高校普及了计算机教育，大量学生在课余时间自费上机查阅资料和学习，校园卡系统可以自动完成上机身份识别和费用缴纳操作，为高校节约了大量的人力物力，提高了效率。
3 高校教育信息化管理中存在的问题
当前高校教育信息化管理中存在的典型问题主要有两个。第一个是应用面太狭窄的问题。事实上，校园一卡通系统的功能远比文中所描述的功能强大。前面所述的应用主要体现在高校的日常生活管理领域。作为一个高校，教学管理始终是教育管理各个层面中最重要最核心的问题，涉及教学管理的诸多难题需要解决，比如教学考勤管理，而教学考勤管理主要还是采用传统的点名方式，其弊端显而易见，效率太过低下，特别是高校教学中普遍采取大课制，显然口头点名方式是不现实的，为此，完全可以利用校园一卡通的身份惟一性特点，实现自动点名。第二个是校园一卡通系统没有和学校已有网络资源紧密连接的问题。在智能卡引入到高校之前，各个高校普遍已经有了计算机网络系统，而且也实现了部分信息化管理，比如学生的学籍管理，考务管理等，但是这些计算机网络资源和校园一卡通系统是完全独立的。怎样把这些网络资源和校园一卡通系统整合起来，发挥其更大的作用，是当前摆在高校教育信息化管理者面前一个重要的课题。
4 典型问题的解决方案
针对以上这些问题，本文以解决高校教学管理中最棘手的教学考勤问题为例，介绍一种基于智能卡的教学考勤系统的设计思路和实现流程，以此为基础阐述类似问题的解决方案。本系统采用Philips Mifare one$50智能卡，以Visual Basie6,0+SQL SERVER2,000为编程开发平台。
4.1 Philips Mifare one S50智能卡结构
该卡为EEPROM结构，容量为8K，分为16个扇区，每个扇区为4块，每块16个字节，以块为存取单位，每个扇区有独立的一组密码及访问控制。其卡内结构如图1所示。每个扇区的密码和存取控制都是独立的，可以根据实际需要设定各自的密码及存取控制。存取控制为4个字节，共32位，扇区中的每个块(包括数据块和控制块)的存取条件是由密码和存取控制共同决定的，在存取控制中每个块都有相应的三个控制位。有关卡的详细存取控制请参阅文献。
4.2 教学考勤系统设计
该系统已经在学校学籍管理系统中注册并写入了校园一卡通中的学生信息(包括学生学号、姓名等基本信息和性别、年级、班级等可选信息)以进行教学考勤操作。本文设计开发的教学考勤系统的功能结构如图2所示，考勤软件系统主界面如图3所示。
利用该系统可以实现本地数据库中院系、专业班级的增删、修改，学生信息的增删、修改，并实现课程管理、教室管理以及核心的考勤管理，除此之外还能对考勤结果进行统计分析等。系统实现了与远程教务处网络服务器的资源共享。
系统应用框图如图4所示。
4.3 教学考勤系统关键操作
该考勤软件的几个关键操作步骤如下：
(1)管理员对系统进行初始化操作，从教务处网络服务器上下载本次授课的相关信息数据，打开“考勤管理”选项设定诸如授课专业，班级，地点，开课时间等等信息，如图5所示。然后点击“开始考勤”。
(2)学生进入教室后，只需要持IC卡贴近读卡器，听到“嘟”的一声，就完成了考勤签到操作。系统将自动记录该学生考勤的相关信息，包括姓名、性别、学号、卡号、班级、课程、上课时间、上课地点、签到时间和签到状态。该考勤信息将显示在考勤界面下方并记录在本地数据库中，如图5所示。如果学生在设定的上课时间前持卡主动考勤，则数据库记录的学生签到状态为“正常”；如果学生在开课后15分钟内持卡签到，则数据库里记录为“迟到”；15分钟后持卡签到，则数据库记录为“旷课”。如果已签到学生再持卡签到，系统将发出“已签到”的提示信息。如果出现学生请假情形，则可以由管理员选择“手动考勤”选项进行登记，并注明原因，以备统计。因此数据库中将出现四种类型的学生考勤状态，分别是“正常”、“迟到”、“旷课”、“请假”。一旦出现系统故障或者IC卡故障也可以选择手动考勤。
(3)考勤结束，管理员将考勤结果发送到教务处网络服务器上，供教务处统计。也可以在本地“统计管理”中生成报表并打印统计结果。
中图分类号：G420 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）04（b）-0188-02
高校教务部门是学校内独立负责学生教育的部门，部门人员少任务重是最主要的特点，既需要统筹工作对外公布，又由几个具体部门分管工作完成任务，而办公室在教务管理系统中担当着承上启下，左右协调，内外沟通的重要角色。随着高等教育改革的深入和对高等教育的要求与期望，高等教育部门面临着诸多挑战，例如：内部运行机制改革、强化教师队伍建设、提高高等教育质量等以适应外部环境的变化。因而总结内部规律，吸取有效经验，强化最主要职能和进行管理创新，提高工作效率则显得尤为重要。
1 高校教务办公室的突出职能
曾有位行政工作者把办公室工作总结为：管理政务事务，处理信息文书，当好助手秘书，通讯信息报道，办理提案，综合统计，机要保密，查办催办，财务管理等。而高校教务办公室不仅需要做这些工作，还需要承担与学生、教师、学生家长、上级教育部门沟通协调的责任。
1.1 强化信息收集与，突出参谋职能
信息是提供决策的有效数据，信息的缺失、失真、失效或不对称会造成决策失误或无效。办公室要利用自身收集信息渠道多、信息网络广的特点，全面收集、分析信息，为领导者提供有效的决策依据。信息化平台是一个可利用的有效途径，例如在南昌大学，就可利用本校OA网、新闻网、教务管理系统、教务在线、家园网、BBS贴吧、网络中心、官方微博微信等网络平台对信息进行收集、处理、分析、传输和反馈。利用办公网主页、教务网站动态公告、教务管理系统提示等方式，公布学校文件、通知相关事宜、网上互动交流，使信息得以畅通的传递在各个主体间。
办公室是辅助配合领导工作、领会上级意图、传达指示、贯彻执行、督促反馈最深刻的部门。高校领导既是行政领导，同时兼具学科研究者或带头人，工作千头万绪，因而办公室就要充分发挥辅助参谋职能，要做到：（1）为领导提供及时有效的可利用的信息辅助决策，如在制定教师授课质量评价体系时，提供评价指标、权重、影响因素及相关支撑材料；（2）根据学校文件精神安排具体工作并督查进度情况及时报告，如安排；领会领导意图草拟文稿、布置工作；（3）辅助领导就具体问题、突况提出建设性建议；（4）辅助领导做好日常管理；（5）提醒并合理安排领导日程；（6）做好上下协调，左右沟通工作，使决策得以全面领会并贯彻实施等。
1.2 为日常行政工作建章立制，统筹服务职能
高校教务办公室工作具有持续重复性伴有突发临时性的特点，是为学校教学调研、党政管理、师生活动、教学条件保障提供服务的基础部门。办公室日常工作范围广、涉及内容多，繁杂而不容马虎，因而需要将行为上升至制度化，在研究普遍高校管理规律的基础上，结合学校实际，将各级各类活动纳入规章制度中，如制定《办公室行政管理制度》《教务办公流程》等，将部门工作规范化、流程化、程序化。教学教务处办公室的工作可以总结为图1。
教务办公室的每一项具体工作都带有服务的性质，重视服务管理，树立自觉服务的角色意识是为校领导、校内各部门、教师员工、学生及家长服务的精神基础。在日常行政工作中，规范处理文档，为机关保留好珍贵的档案资料，特别是教学改革、授课质量评价体系的建立过程、考试安排及记录等；会议安排周到妥当，会议或其他活动的筹备、进行、总结都要落实到人；接待工作到位，议程细致时间合理，接待热情周到；印章使用规范，按照印章使用规定科学规范的使用；工作落实，及时上报处理并跟踪督查进展情况；突发事件应激，制定应急预案，加强处理突发事件的能力；热情服务教师、学生及家长，耐心细致地倾听意见，解决困难。比如根据学生的需要，制定《教务部门部分工作流程册》，将毕业生的成绩、学籍、学位证明、教室借用等问题的办事流程用流程图方式展示出来，方便师生办理。
1.3 强化协调沟通，督查督办职能
协调沟通是实现高校办公室目标的重要手段，它不仅有助于信息传递，进行科学决策，也有助于部门的整体凝聚力。沟通协调的功能是保证各项工作不矛盾、不重复和不冲突，以形成最高效的配合关系。高校办公室需要对校外部的主管上级机关、政府主管机关、兄弟院校、协作单位、校周边环境、学生家长，对校内部的学校领导、各部门、教师、学生等关系进行协调，最大限度地调动各方面的积极性，以求目标统一，步调一致，密切配合，保证文件精神和重大决策与工作部署相契合并得以贯彻落实。在实践过程中多利用协调五个方法：规劝疏导式、命令式、建议式、会议式、商榷式协调解决问题。比如在处理多位教师到办公室集体反应问题的情况时，要语气平和亲切，舒缓教师情绪，在充分了解情况后，如果是局部必须服从大局的情况就要进行和风细雨地规劝疏导和建议，如果是需要教务部门改正或解决的问题就要及时反映给上级领导，再决定用会议式公开讨论还是封闭式商榷式探讨解决方案。
教务办公室既要督促、检查决策执行情况，又要监督、严办不法行为，办公室要通过跟踪、检查、督促工作进度，将执行情况和出现问题如实报告给领导，及时采取措施补救工作失误，克服工作困难，慎终如始，则无败事。是工作的一个“警示灯”，需要重视并及时解决，否则既不利于教学活动的进行，也不利于教学改革和质量提高。教务处应在每年底汇总本处和校办收到的信息，核对是否解决所有问题并有查证、结果记录。
2 不断提高教务办公室的管理升级与创新
2.1 建设电子化办公室，升级办公“硬件”，创新管理手段
网络时代的进步，电子政务的发展都要求学校、部门建立自己的门户网站公开信息收集意见，因而加强硬件配置，升级已有的电子化设备改善办公条件，充分利用自动化的管理平台，建设高校信息化办公室成为必然要求。同时需注意合理规划和设计教务主页，尽最大可能涵盖所有校内外人员需要的信息，内存储空间应该适应不断扩充的信息，系统本身应能够承载学生集中上网访问时的流量，比如学生网上集中选课时的访问量。有效地运用学校办公网、新闻网、教务网、官方微博等和收集信息既快捷又准确，它们是所有行政人员、教师和学生互知互晓的沟通媒介。
教务管理是涉及全校学生的学习的活动，教务处应该通过自己的教务管理系统实现每位师生通过自身账号登录系统进行开课、选课、考试、评价问卷、作业提交等活动，既高效便捷安全，又利于收集、统计、保存数据，并及时升级更新。教务门户网站不仅可以提供课程信息、教学周历，还可以提供学校教务动态，及时的教务通知，可报名参加的活动，留言教务意见等等，使师生知晓学校教务发展，积极参加各项学科类竞赛，并成为学生利用率很高的实用型教学新闻网。
2.2 以人为本，升级服务理念，创新服务方法
以人为本的管理内涵，强调要突出人的发展。在办公室管理中，必须以人为中心，建立良好的人际关系，创造优厚条件，多激励少惩罚，促进员工自觉自愿、团结合作的服务精神，使办公室人员在相对枯燥的工作中得到参与感和满足感，充分发挥内在潜能。可以通过休息时间的健康娱乐，定期的党员民主生活会进行深度交流，彼此关心帮助，建立起共事友情。
目标管理强调自我管理与组织总目标、上下级关系的协调一致，强调“人”是管理的根本动力，尊重人格，理解人的价值从而实现对员工行为的激励、引导与控制。建立岗位目标管理责任制度，将办公室工作定级分类，分解量化，目标明确，责任到位。它与“以人为本”的服务理念相同，与办公室的结果导向的管理特征相近，又与各项规章制度、流程程序、考核标准相适应，因而将目标管理引入服务方法是切实可行的。
2.3 精细化管理，升级人员素质，创新工作思路
老子曾说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”教务办公室完成规范化后就要进行精细化管理阶段，主要是将复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程化事情定量化，定量的事情信息化，建立专业化的岗位职责体系，目标管理体系，科学的考评体系和考评结果应用体系。因而教务办公室需要做到：（1）完善岗位职责说明书，使各科室人员职责清晰责任分明；（2）制定目标，用目标作为考核的标准和参考；（3）定立科学的考评制度，如制定《岗位责任考核标准》《岗位责任考核制度与激励机制》，建立严格细致的管理制度，不仅要对办公室及其他科室人员工作量化考评，也要与相关科室一道对教师授课质量进行评估；（4）将考评结果进行整理并作为整改依据，实际应用到工作中。
不积跬步无以至千里，不积细流无以成江海。高校教务办公室工作不仅要求工作人员有一般的行政工作能力，也要求有一定的学术相关工作的能力，课程编排、课题申请、学籍办理、科研项目申请、办学条件、国内外先进的管理经验等都需要办公室工作人员成为“万事通”。办公室人员的素质直接影响工作效果和效率，在充分发挥自觉学习的基础上，还要安排相应的专业培训，多学习有关文秘、经济、管理、法律、公关、档案等方面的知识，工作人员的潜能被有效地挖掘出来，办公室整体工作水平才会提高。南昌大学教务处办公室不仅根据收文安排相关科室人员进行培训，也积极组织、承办专业技能培训会，提升全处人员工作能力。
高校办公室工作人员需要树立创新意识，激活思维，创新工作思路，敢于探索、开拓，同时学校要为工作人员充分发挥其个性和创造力提供平台，尽量减少对管理创新活动的干预，可以在以下方面进行突破：（1）具有创新性的研究高校办公室工作的研究，借鉴当代先进的管理经验进行实验性改变；（2）努力创建学习型、创新型、竞争型、服务型的高校办公室，推进高校办公室的工作规范化、精细化从而个性化、高效化；（3）思维活跃，对问题思考和解决多方面、多角度、广而深、全而力；（4）要摒弃照本宣科、生搬硬套的旧传统，敢于去除糟粕，去粗取精，创新灵活。
参考文献
Management optimization measures for the university function management sector based on process management philosophy
【Abstract】First， it is analyzed of the basic ideas of process management and the current hierarchical management system problems of our high colleges. Then the paper aims to take advantage of process management idea to optimize of the university functions sector management work， and process optimization measures in five areas were presented： adopting the service customer attitude to college students and teachers； to cancel bureaucracy of management sector， and to establish“one-stop” services； to develop management services information； to divest and socialize of other non-core management process out of teaching and research work； to decentralize the relevant commission to professional school（department）.
【Key words】Process management； Function management sector； Process optimization； “One-stop” services
1 流程管理基本思想
2 当前高校职能科层制管理体制存在的问题
长期以来，我国高校目前以教育事业单位作为社会角色，不管是被动还是主动地推行了政府行政职能化的组织结构的原则和形态，参照行政职能体制来建立和运行大学，使大学组织结构在运行上类似于政府机构行政职能运行的制度，在工作运行中主要表现为行政职能管理为主的体制。从高校内部组织的纵向运行关系可以看出，校、部门、院、系及至教研室不仅仅逐渐演化为行政等级机构，而且变成了等级式的行政领导关系；从横向运行关系来看，本该为教学和科研服务的职能部门或服务部门，由于这些职能部门一定程度上掌握着教学、科研资源的权力，致使教学、科研人员对于学术的忠诚改为不得不屈服于行政权力所带来的控制，从而导致职能部门管理权力的行政泛化现象。
我国目前高校的运行管理体制就有科层管理模式的许多特征：严格的分工、规定的明确职责权力等级、有规章条例约束、要求个人服从于中心工作（即非人格化）等。高校的这种科层制管理模式也与科层等级体制一样有优越的方面，也有其不合理的方面。
2.1 明确分工的部门与界限相对模糊的工作之间的矛盾
在高校工作中，各工作部门的划分是较明确的，不过某一项工作所需的活动划分则相对模糊，很难有绝对的界限。这种相对模糊的工作划分就要求各工作执行部门既要有分工也要有合作。若各部门强调明确分工和本身的职责权限而没有应有的合作协调，则容易出现推诿和扯皮现象。
2.2 “官本位”思想盛行
科层体制中强调职权等级的行政权力。金字塔分布的等级层次，自上而下的行政权力等级体制是可以保障高校管理工作的平稳运行，但这种注重职级权威的体制，实则体现出了等级权威和行政权力衍生出的各种权力、经济利益，从而容易将组织人员的关注吸引到上级职级权力，从而就将对事负责、对工作负责的工作重心转向对上级负责、对领导负责上，以致“官本位”思想在高校的盛行。
2.3 规章制度和各岗位职责等机械式的管理，限制了工作人员的积极性、主动性和创造性 当前高校行政职能管理的主要方法，就是依靠详细的规章和细化的职责来管理组织内成员的工作行为，从而完成本职工作。机械式的管理从某种程度上可以加强工作秩序，促进管理和工作效率，保障指令畅通和快速落实。但由于工作人员自觉不自觉的服从组织职级权力和已定规章制度，将在较大程度上限制了工作人员的积极性、主动性和创造性。这从长远上抑制了高校的组织效率和管理效率的提高。
3 基于流程管理的职能部门管理优化设想
按照业务流程的功能及其在企业组织中的作用，可以将业务流程分为三类：战略流程、经营流程和管理流程。战略流程（Strategic Process）是指规划和开拓组织未来的流程。经营流程（Operational Process）是指那些使用资源产生企业结果的流程。管理流程（Managerial Process）是指为战略流程和经营流程的顺利实施提供保障的过程。
图1 基于流程管理的企业业务流程和高校工作流程
图2 基于流程管理的企高校工作流程详图
3.1 服务观念，以学生和二级学院教师为顾客
“官本位”思想与行政权威使目前我国高校管理“行政化”的思想盛行，消除高校的“官本位”迫在眉睫。倡导高校教师追求高深学识、探求科学知识，引导高校教师将其主要精力用于追求学术知识和学术权力上，而不是追求行政权力和权威，要使教师意识到行政权力是服务于学术权力的。要弱化高校行政管理体系，倡导服务意识与服务行为，使职能管理从为少数上级领导服务转变为广大教师和学生服务、为教学和科研服务。
需求意识和服务思想是现代企业市场竞争和企业发展的生命线，同样也是现代高校持续发展的生命线。所以，树立服务观念是高校管理改革和流程优化的核心内容之一。
流程管理思想强调面向顾客，以顾客为中心，提供直达顾客的服务，学校的管理流程优化也是如此。转变到“服务导向”，为广大师生服务，对广大师生的需求给予及时而有效的服务回应，创造必要的条件、给予充分的服务，职能部门的终极目标和根本任务是为提高高校教师 素质和高校学生的多方面、全方位教育发展。管理不是目的，是手段，其本质是服务，其最终目的是为广大师生创造一种好的教与学及科研的发展环境。管理是为了更好的服务，是现代高校管理的艺术体现。“服务观念”的高校职能管理，要求行政职能管理者由原来的控制者，转变为服务者和支撑者。
3.2 取消科室，建立流程管理“一站式”服务
高校管理流程的改进，需要有相应科学合理的组织结构体系。建立流程型组织是组织结构扁平化的有效方法。流程型组织结构是围绕高校核心业务流程展开工作，以及进行人员和组织建立的一种组织形式，以核心业务流程为导向和基础，改变了职能等级分配式的工作安排模式，消除部门之间的界限，从而使资源流和信息流等在高校内部顺畅流动。
高校现有的组织结构基本上是金字塔式的“科层体制”，管理层次多，反应速度慢，办事手续繁多，各部门间的摩擦和协调往往通过“文山会海”加以解决，工作效率低。要建立流程型扁平化的的组织结构，使管理幅度变大，拉近学校领导与广大师生之间的距离。
在各职能部门中建立以广大教师和学生为顾客的“一站式服务”。作为改善服务质量和服务方式的重要举措，目前已成为我国许多高校改善服务的重要措施。“一站式”服务，其出发点是尽力减少师生与管理部门的接触面，使广大师生避免“程序迷宫”，获得迅捷而全面的服务，方便地达到目的。“一站式”服务，通过将本来地理空间分散的相关单位集中到一个“服务窗口”，将分散程序化办公转变成“联合办公”，减少了一些不必要的中间环节，简化、集中处理相关事务，从而提高的工作效率和办事效率。
图3 职能管理部门“一站式”服务
3.3 大力发展管理服务信息化建设
建立基于现代技术的网络化的信息管理系统平台。信息化技术是高校实现管理流程优化的关键基础性工具。在当前高校管理实践中，计算机和网络的使用还处于初级阶段，人们的信息交换仍然主要依靠拷贝、邮件等初级传递技术，仍然存在“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”，难以实现信息及时共享，业务有效整合，资源协同应用，没有充分实现信息技术的效能。这就需要建立一个能够整合业务流程的信息管理平台，基于这样的信息管理平台，各职能管理服务人员都可以及时有效地提供教学、科研、管理和生活服务，形成数字化的信息管理方式和沟通传播方式，推动学校实现教育信息化、决策科学化和管理规范化。
3.4 剥离非教学、科研等非核心业务，将其社会化
流程管理的一个基本观点，就是企业组织应以该组织的核心业务为中心来组织核心业务流程，而剔除非核心业务及其对应的业务流程。以高校教学、科研的核心价值为导向，确定学校的核心流程。
当前有些高校管理一定程度上存在教学、科研中心地位偏离，管理服务职能偏离，高校“办社会”的问题。以流程管理思想优化和改进高校管理，需要准确分析和明确高校核心价值和中心工作所在，从而关注核心业务管理流程。高校流程优化首先就需要确定核心业务流程和非核心业务流程。对于核心流程，如教学管理流程、教师管理流程、学生管理流程、科研管理流程等必须得到充分的改进和优化，对于那些非核心流程，如后勤服务等，则应坚决地予以社会化、市场化地剥离，对于不该做的流程则加以消除，这样可以将更多的人力、财力致力于高水平的师资队伍建设和高素质人才的培养。
3.5 简政放权至专业院（系）
高校院（系）是相近专业的集合体，高校教学、科研工作主要是在院（系）进行，处于教学、科研等高校中心工作的前线，院（系）对专业教师、学生的思想、教学、学习等比校级、职能部门更知情，对自身各方面实际情况掌握更好，拥有处理自身专业学科教学发展的强烈责任感和相应的处理能力，由其处理自身的教学、科研一线工作，比学校或职能部门间接处理事务更有针对性，效果会更好。另外各专业院（系）教学、科研及学生管理工作中存在一定的差异，这就要求学校应将有差异的决策权放权至院（系）。因此，学校应简政放权，院（系）一级是高等学校管理工作的基础，将管理的重心放在院（系）一级，使院（系）有更大的活动空间和工作自由度，特别是要把那些过多地集中在职能部门的权力移置院（系），而职能部门的职责要从代表学校某方面权力的执行者，转变到多做调查研究、提交分析建议为学校决策服务；上传下达、创造条件为院（系）服务，在此之余，在一定范围内可对院（系）进行监督和促进。
【参考文献】
[3]史旗凯，郭菊娥.流程管理与职能管理的比较研究[J].西北大学学报（哲学社会科学版），2007（5）：136-140.
[4]孙荣.高校行政流程再造内涵路径与影响因素[J].高等教育研究，2012（9）：30-35.
[5]章晓莉.高校行政权力与学术权力博弈分析[J].黑龙江高教研究，2009（12）：14-17.
中图分类号：g807 文献标识码：a
1 oec管理模式概念
oec是overall every control and clear 的英文缩写， 其含义是全方位地对每人、每天所做的每件事进行控制和清理，做到日事日毕，日清日高。其应用于高校花样跳绳运动队训练来讲就是在运动队每天训练中，做到队员到位，所有队员自愿服从教师及队长管理，并依据运动员的情况，制定相关的训练计划以及目标，对于队员的训练质量做好适时监督，适时对训练计划及目标进行跟踪控制，最终做到训练计划在队员积极配合中按时高效的完成任务，并最终给相关优秀人员给予适当鼓励。
2 oec管理模式基本体系
oec管理模式即日清日高管理法，包括三个基本管理系统，即目标系统、日清控制系统和有效激励机制。
2.1目标体系
oec管理模式的目标体系注重将目标进行层次性分析，将总目标合理分成若干个子目标，然后再将子目标分解为各个具体目标给团队成员，从而让团队中每一人都清楚了解自己的任务以及具体目标，从而做到管理的目的性和有效性。
2.2日清控制体系
日清体系即当天所发生的各类事件问题当日分析原因，及时分清责任，采取必要处理方式以避免类似问题的堆积，确保目标的实现。它是目标实现的关键，通过问题的及时处理，可以避免某些问题的恶性循环，保障团队目标的早日实现。
2.3有效激励机制
激励措施可采取物质激励、精神荣誉激励等方式。有效的激烈机制是保障oec管理模式下日清体系正常运转的动力，在公平、公正、公开原则下对团队成员进行有效激励，可以提高成员训练的积极性。
3 oec管理模式在高校花样跳绳队效能控制中应用策略
3.1制定严格的目标体系
花样跳绳还未在高校中广泛开展，从近几年高校花样跳绳队的大型赛事上来看，高校参赛队伍不多，以2013年5月全国跳绳精英赛来看，仅有一所高校参加，同时2013年8月的全国公开赛，在具有千所高校的我国参加代表队不足十所，其次从参加代表的实力来看，除了部分体育院校的花样跳绳队伍实力相对较高外，其他高校，特别是非体育专业的大学生花样跳绳的技能还不高。
针对我国高校花样跳绳发展的基本情况，在制定相应目标体系时应注意以下两点：
3.1.1分析高校花样跳绳运动员或爱好者基本身体素质，因材施教制定合理目标
花样跳绳运动是融合体操、健美操、武术、街舞等元素的跳绳运动，观赏性与竞技性较高，要求学生的身体素质较高以达到完成必要的技巧性花样跳绳动作。参与花样跳绳的高校学生从专业上大体可以分为专业体育院校学生和非体育院校学生两类，对于专业体育院校的学生，由于其专业体身体素质经过在入校前经过专业的训练，相对速度、灵敏、协调、耐力比一般学生要高，其次在专业课程中接触到相关体操、武术这些基础课程的学习，在学习花样跳绳中就有了一定优势，因此对于专业体育院校学生目标培养上多设置创编环节，而对于普通学生注重基础动作的学习，在目标设置中注重基本身体素质的练习和基础动作的练习。
3.1.2对学生进行层次分类，对不同层次学生制定不同的层次目标
oec管理模式的目标体系讲究层层分解目标，在应用于花样跳绳运动队的训练管理上则体现在对该运动队学生训练目标的动态分析与制定。
高校花样跳绳队现阶段主要承担推广普及，吸引更多学生来接触这项简单易行的强心运动，因此有新队员不断加入其中，在运动队学生运动层次则会呈现多层次化。对于处在初级层次的学生如果直接教授或和高水平同学练习同样的内容，虽然他们积极性会提高，但是长期的失败感会使他们原有的热情与积极性不断降低，以至于部分学生知难而退。因此根据高校花样跳绳队队员的多层性，我们应配备多个骨干学生或专职教练员，对
于不同层次学生进行区别对待、实施专项教学，以保障学生的差异化需求。为不同层次学生制定不同的月、周、日训练目标，让学生在清晰目标指引下进行每日训练，从而达到长期的高效能训练，快速提高运动成绩。
3.2严格依据日清标准，提高训练效率
严格依据训练计划，对每日学生训练任务的完成情况、心理状况以及突况进行动态处理，依据日清标准，及时反应，以避免任务累加以及学生中突发的小问题累积成大问题，影响到整体目标任务的高效完成。
3.2.1依据日清标准，发展学生骨干，保障目标任务的完成
部分高等院校专项跳绳师资匮乏，因此应注重学生骨干的培养。注重骨干学生的专项运动技能以及教学与管理能力的培养，利用在这些骨干学生协助教师指导学院跳绳训练队训练，保障每日训练任务的按时完成。
3.2.2依据日清标准，调控学生训练中的心理问题
花样跳绳在跳绳技巧配合形式上有个人技巧、双人技巧、三人技巧等多种配合形式，因此对于这种需要他人配合完成动作的项目中易因为同伴发挥不佳或其他个人情绪而影响对方状态，从而影响队伍训练的正常进行，固在训练过程中，教练员不仅要对训练情况认真观察，同时还要及时了解学生的心理状态，对于发现的问题要依据日清原则，当日解决，避免由小问题转化为大问题，从而影响团队精神，也影响到整个队伍训练进度。
3.2.3依据日清标准，制定突发事件处理方案
对于训练中突发的学生受伤、临时请假、临时表演任务等突况要当日予以解决，制定相关调整预案，保障突况下队伍仍能正常有序的完成当日训练任务。
3.3制定有效激励机制，提高学生训练的高效性
完善的激励机制是运动队正常化开展的有效保障，具体的激励措施可分为精神层面和物质层面两种。
3.3.1适当的物质奖励有利于解决运动队经费短缺，激发学生训练热情
（1）对于参赛运动队提供相应比赛经费支持，为运动队的对外交流以及日常训练提供必要的物质保障。
（2）对于参赛获奖学生发放适度的奖金或其它形式的奖品，进一步激发学生的积极性，以此也调动其他学生的训练热情。
3.3.2适度表彰优秀学生，提高学生荣誉感，激发学生训练热情
在学校条件允许下，多进行花样跳绳运动的展示，为花样跳绳运动树立正面积极的形象，对于在花样跳绳运动推广以及相关活动展示中表现优秀的学生进行适度的大会表彰，增加学生的荣誉感，其次对于参加大赛归来学生多进行宣传报道，进一步推广花样跳绳在高校的影响力同时激发学生的训练热情。
4 结语
花样跳绳运动是一项简单易行，空间利用面积小的强身健体的运动项目，在高校中还未全面推广，因此将oec管理模式应用到高校花样跳绳运动的训练效能控制管理中，可以促进各运动队高效的完成训练任务，提高训练效能，促进该项目在高校的进一步推广普及。
参考文献
[1] 段绍斌，刘易华.民间体育资源的开发与学校体育的整合[j].群体研究，2009（7）.
