时间：2023-12-20 10:41:34
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1.1用户、终端、网络的研究
为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。
1.2用户行为研究
用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。
1.3用户偏好研究
用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。
2用户模型研究
2.1用户基本信息模型
根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是唯一的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“独一无二”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。
2.2用户行为模型
用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。
2.3用户偏好模型
用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。
3关键技术分析
3.1用户模型应用研究
从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的，其作用是唯一地标识一个用户，以便与其他用户区别。
3.2用户模型的初始化与完善
本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。
随着社会经济的发展、图书改革的深入，图书档案管理工作面临着越来越多的问题。图书档案工作对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用，同时它也是了解信息的重要来源。目前，图书档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下图书档案的发展需要。
一、我国图书档案管理的现状
我国的档案管理起源于革命时期，我党和我军为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善。图书档案管理包括职工档案管理和图书档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工作。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。
到了21世纪，图书档案面临着两个极端：第一个就是人们对于档案资料有种神秘的认识，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就对个人档案起着很关键的作用，其中有一点偏差，就会对个人的发展有一定的影响。第二个极端就是很多图书管理人员对图书档案不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性，“弃档族”也大有人在。随着时间的推进，图书原有的一些档案管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重地影响到了我国图书档案管理工作的进程。
二、我国图书档案管理存在的问题
（一）理解性差，认识达不到一定的高度。目前，许多人认为图书档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类的工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询得到图书资料就可以了。对图书档案管理工作觉悟性差，忽视了它在图书管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。
（二）档案管理工作方式单一落后。在档案管理工作中，并不是所有的图书都有一套完整而独立的图书档案管理软件，很多中小型单位还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏，造成资料收集的不完整。
（三）多头管理影响图书档案的完整性。由于图书在多个单位流动，致使图书档案的多头管理跟不上图书移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，图书档案管理的信息未随着图书的流动而跟进记录，影响图书档案管理工作的进程。造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了图书档案管理的完整性。
（四）管理档案工作的人员紧张。我国图书档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，图书管理人员编制不够充足，对这方面的管理工作也不是太重视，很少培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章地培养专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的图书档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了图书档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分地发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。
（五）档案管理传递方式不规范。目前我国图书档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。图书在传递的时候，图书档案资料并没有随着流入新的图书或工作单位。调动图书档案，不填转递单、不经过密封就让人自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重地影响了我国图书档案管理工作的规范性。
三、我国图书档案管理的建设与对策
（一）健全图书档案管理制度，规范化统一管理。图书档案是图书真实信息的主要来源。关乎图书的信息的完整性，目前我国图书档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则、基本的程序和注意事项。
（二）加强人员队伍建设，实行专业化管理。培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时更新传统观念，做好材料的归档、保存、传递等工作，确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理
（三）加强图书档案的信息化建设。目前我国大多数图书仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分地利用大数据给我们带来的便捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时录入图书的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断地提高图书档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。
（四）积极调研、献计献策、合作共享。 图书档案工作者要深入一线进行调研，了解人们对档案信息的要求，有目的地从档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为科研、领导决策提供主动服务。同时，了解和研究档案利用的各种反馈信息，加强管理，提高档案利用率。打破单位与单位之间的界限，加强与各级图书馆的信息联系，互通档案信息，以满足教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。
【参考文献】
[1]赵小兰.浅析图书档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究，2011.
知识经济时代下，知识管理成为当今社会一种新的管理形式，其与知识经济发展需求相符，能够在实际管理中发挥作用，对于档案、资料以及文献等实行知识管理，不仅能够提高档案资料的使用率，同时也能够保证档案资料的完整度，对整个人类社会的存在和发展十分重要。而知识管理的完善，能够为以信息为主的知识经济发展奠定基础，符合时展潮流，是图书档案管理实现创新发展的途径之一。
一、知识管理在图书档案管理中的功能
1.知识管理概述
（1）内涵。随着知识经济的发展，知识已经成为当今社会具有一定价值性的资源，其也成为一种管理方式。知识社会发展中，知识本身具有价值性，对企业发展产生一定作用，现阶段，很多知识都决定着企业的生存发展。随着社会竞争的加大，企业为了能够占据一定的竞争地位，就需要拥有更多知识资源，并对其及时更新，对此，企业需要做好知识管理工作，围绕知识，通过对知识资源的整合利用建立完善的知识竞争体系，获取竞争优势，推动企业实现持续发展。总之，知识管理符合社会发展趋势，新形势下，企业需要有效利用知识管理，提高竞争。（2）特征。知识具有流动性以及共享性，重视这两个特性，充分利用集体智慧，进而提高组织创新和应变能力，促使组织能够在激烈的市场竞争中占据一定地位，并鼓励组织员工，使组织员工能够提高自觉性与能动性，组织要重视组织及人才，在内部营造学习氛围。（3）核心。知识管理的重点就是收集分析各种信息以及知识，并将其共享出来，实现知识创新，同时能够提高知识的附加值，进而提高组织创新能力。知识管理核心就是建设能够运用并创造知识的组织，作为组织重要资源，知识能够为组织提高竞争力，组织通过对知识资源进行严格管理，并通过知识共享使知识的价值充分发挥出来，丰富组织知识资源，进而建立知识共享新机制。组织利用知识管理创新经营管理，提高管理效率和质量。
2.知识管理功能
现阶段，我国图书档案管理部门在档案管理工作中引入了知识管理方法，以实现创新管理，进而对我国图书档案管理事业的发展起到推动作用。知识管理功能主要表现在以下两方面：（1）有利于显现个人知识图书档案管理受到市场竞争的影响，其已经不存在固定性，档案管理人员较高的流动性使得组织无法实现平衡发展，因此，需要注意组织内部资源保存和信息分享工作，这是图书档案管理的基础工作。知识管理的典型特点就是能够显现知识，建立科学规范的知识制度需要管理人员密切配合，共同协作，而这就需要管理人员具备丰富的知识，营造良好的学习环境，管理人员需要提高自身素养，积极参与培训学习，将发展目标集中到图书档案管理工作中，管理时，要注意总结和归纳经验，并与其他管理人员展开交流沟通，及时找到问题解决方法，建立统一的档案管理组织，提高竞争力。（2）有利于挖掘潜在资源在实际操作时，知识管理的主要对象不是知识本身，其还涉及了知识管理中建立的管理体制，其在实际进行时，最终目的是能够使用知识，提高知识利用率。也就是说，知识管理中，管理工作者需要提高知识利用率，对此，需要在实际管理时挖掘档案中的潜在资源，将知识扩展开来，实现创新应用，挖掘新知识，而这就需要管理人员凭借知识管理知识来管理档案资源，扩大档案容量，进而在现有档案中将潜在知识挖掘出来，提高相关知识利用率。
二、档案管理现状分析
信息时代下，档案管理实现了电子化发展，原有的纸质档案存储转变为信息存储，其不仅能够使档案信息实现真正共享，同时也能够确保信息真实，便于档案阅读和提取。电子化管理档案可以为社会大众提供更加便利的服务，建立信息化档案管理系统可以提高管理效率，将管理科学性发挥出来，被人们所采用，真正实现为社会服务的目的。但是，当前档案管理也存在一些问题，管理人员本身素质不高，对电子信息技术不够了解，一般档案管理人员年龄普遍偏大，这类人本身缺乏专业训练和专业知识，对电子系统相对陌生，在档案存储和管理上相对困难。同时，实际管理中，档案工作基础设施不完善，没有及时更新，设备老旧，导致工作效率和管理质量较低。
三、图书档案管理中知识管理的具体应用
1.档案信息管理应用
档案信息管理应用主要体现在显性知识和隐性知识应用。（1）显性知识应用。档案中涉及的思想、史实就是显性知识，这些知识能够被用户直接接受，将其作用发挥出现需要进行组织管理。首先，档案管理者需要利用专业知识将档案信息分类，并根据类别为用户提供，让用户全面了解相关的知识信息。档案信息涉及面广，包含的知识比较多，用户在了解这些显性信息后会自行加工创新，将图书档案价值充分发挥出来。其次，拓展图书档案传播渠道，知识管理中，不仅需要收藏保管相关信息，还需要重视档案价值，并利用其价值，实现知识创新，这就需要加强图书档案的传播共享，利用互联网、沙龙等渠道加大传播流动。（2）隐性知识应用。隐性知识是在个人经验和个人思想、信念等基础上形成的一种知识，图书档案中所包含的隐性知识无法单纯用语言传播，因此，需要对其进行组织管理，将其转换成显性知识，实现知识的交流和共享。
2.档案实体管理应用
知识管理能够促使人们对图书档案价值重新认识，作为知识载体，图书档案属于战略资源，其不仅记录了历史信息，和各种资源凭证，同时也需要开发利用。图书档案管理需要注意将实体管理转移到信息和知识管理上，改变传统的人工管理方式，采用先进的新技术进行管理，进而在其中应用知识管理，有效开发利用图书档案信息，完善档案实体管理。（1）流程知识管理。首先，拓展档案信息收集范围，丰富的馆藏对于图书档案管理十分重要，当前馆藏中，主要为文书档案，但是随着电子技术的发展，电子文件也需要予以重视，此外，还需要主义收集口述、实物等档案及其资料。其次，对档案进行合法鉴定，加强档案的鉴定工作，对各种档案进行分类鉴定，普通档案可以采用宏观鉴定法，特殊档案采用直接鉴定法，便于图书档案的管理和开发应用。再次，围绕知识单元整理档案，知识管理中，图书档案管理重点在于知识和信息，对其分类整理，在知识单元基础上筛选档案，用计算机存储分类，通过数据库和系统检索功能为用户提供使用服务。最后，合理配置资源，在档案管理中应用知识管理，要平衡好价值档案和档案效益关系，通过现有经验和分配理论对图书资源进行合理分配，提高档案管理效益。此外，围绕用户提供知识服务，将用户作为核心进行档案实体管理，提供知识服务，将图书档案中的知识深入挖掘出来，并提供检索渠道，便于用户获取知识，同时为用户提供知识创新服务。（2）知识管理技术应用。知识管理中，现代信息技术为其提供了保障，知识管理技术也就是计算机技术的应用，其能够使纸质档案实现数字化、电子化管理，在信息技术基础上对档案进行管理，运用数据库、网络、人工智能等技术管理档案知识，提高档案管理效率。
3.档案机构管理应用
（1）知识服务与组织文化结合。组织文化在一定程度上能够激励、约束组织成员，其会在成员活动中外化出来，在组织文化中融入知识服务，能够使档案部门形成新的知识服务理念，提高员工服务素质，强化员工专业素养，并推动知识共享。（2）开展知识共享合作活动。图书档案管理部门通过与其他部门的沟通合作能够提高彼此的合作意识，并在合作中将彼此的知识管理经营分享出来，提高知识管理服务质量，同时，能够满足内部人员的档案信息需求，确保组织运行正常。（3）实现技术管理模式。信息技术在档案机构管理中的作用也十分突出，其能够实现数字化的档案管理，利用计算机和网络技术建立网络联盟，实现机构的信息化管理。例如建立办公自动化系统、档案信息管理系统等，不仅能够提高管理效率，同时也能够减少资源浪费现象。知识管理系统通过存储利用大量数据，为知识共享目标奠定了技术支持，同时也提高了档案机构的创新水平。
四、图书馆档案管理知识管理应用优化措施
1.加大力度投入人才和技术
信息时代下，要想提高图书档案管理水平，就需要提高档案管理人员素质，丰富管理人员知识，更好的应用知识管理方法，提高档案管理水平。在进行档案管理时，相关部门需要为管理人员提供学习培训机会，积极参与继续教育活动，并建立文化氛围，为人员提供情景演练机会，使管理人员能够在后续工作中将知识管理模式主动加入到管理工作中，通过信息技术使知识管理和档案管理实现有机结合。同时，管理人员利用培训学习能够提高专业水平，使其能够灵活运用知识管理内容，完善档案管理工作。同时，档案管理人员需要提高服务意识，转变工作观念，建立社会服务理念，多学习他人长处，弥补自身不足，努力提升自己。此外，相关部门需要重视对图书档案管理设备的更新维修、管理保养，引进先进的管理系统和电子设备，加大技术投入，建立档案信息管理系统，为档案管理工作提供坚实的技术保障和基础设施保障，进而使图书档案管理实现信息化发展。
2.建立知识学习空间
知识社区运行时，其可以被看作是人才库，该社区内人才流动快，库内人才基本是在动态饱和状态中，同时，网络社区建设导致管理人员能够使各种人才聚集，为该社区的运行收集更多具有专长的人才。通过建立网络人才社区，为各种专业人才的隐性和显性知识传播奠定了基础。而在网络社区平台中，专业人才也可以按照本身观点探讨相关知识信息，使各种知识能够在社区中实现传输共享，进而构成知识传输链。总之，随着各种知识社区的建立，各个社区通过相互交流沟通扩大了知识的传播范围，使知识社区范围哭到，为管理人员实现创新发展起到积极的作用，同时也为知识传输交流起到了推动作用。3.创新档案管理模式在图书档案管理中引入知识管理理念和方法，管理人员可以凭借先进的技术和管理方法来管理图书档案，在管理时，管理人员需要处理图书馆业务信息和系统作业。知识管理模式的应用能够将图书档案使用者情况直接显示出来，进而建立智能化图书馆，并在此基础上对市场动态情况以及方向有所掌握。总之，相较于传统图书档案管理方式而言，知识管理理念和技术应用在最大程度上能够创新管理模式，推动管理服务的开展，为管理者了解并掌握使用者信息需求提供帮助，进而使档案管理能够市场新动向充分挖掘出来，提高图书档案管理服务质量。
4.建立知识信息库
随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。
一、新时期高校图书档案管理一体化的意义
新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。
（一）新时期高校图书档案管理
1.高校图书管理定义
高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。
2.高校档案管理定义
高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。
（二）图书档案管理一体化
一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。
（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义
1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本
我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。
2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合
高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。
3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通
新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。
二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题
新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。
三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径
传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。
（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。
正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。
（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。
新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。
（三）加强图书档案管理工作人员综合管理素质与计算机操作能力。
我国高校传统图书档案管理工作人员只需具备专业管理知识就可胜任图书档案管理这一工作，而现代化的社会发展则要求图书档案管理人员既要具备高水平的综合管理素质，又要具有熟练的计算机操作能力。因此，高校要加强对管理工作人员的管理水平培训与计算机操作培训，建设一支符合现代化社会发展的图书档案管理队伍，做好实施图书档案管理一体化的执行者，极力推动图书档案管理工作的创新发展。此外，高校在整合图书档案信息资源过程中需注重其配置的科学合理性，在不受任何因素影响前提下提高图书档案资源的可利用效率。新时期的发展要求高校必须对传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立健全图书档案管理一体化模式，但由于我国大多数高校在创新图书档案管理模式方面的发展尚未成熟，所以高校图书档案管理一体化是一项长久而艰难的任务，因此，我国高校应不畏挑战，积极解决图书档案管理一体化发展中遇到的难题，提高现代化图书档案管理的水平与效率，为全校师生提供更加全面、及时的图书文献资源与档案信息。
参考文献
[1]金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2011，（5）.
电子图书档案主要具有操作方便、东西不易丢失、传递快捷以及表现形式多样化等特点，详细特点介绍如下：
1.1 操作方便
电子图书档案管理主要具备操作方便的特点。一方面，管理电子图书时，无论增加内容或者删除内容，都比较容易，且将信息删除后不会留下痕迹;另一方面，电子信息具有较高的准确性，因此，电子图书档案管理的检索、操作较简单。
1.2 东西不易丢失
和传统的纸质档案管理相比，电子档案管理复制后，不仅能够保持较高的清晰度，而且还不会发生信息丢失的情况，通过应用数字化信息处理，对文件进行复制后，依然能够有效保持其原本特性。
1.3 传递快捷
电子图书档案管理通过运用各种先进的网络技术，传递速度不受到地域、时间限制，仅仅通过网络传播就能够快速将所需要的信息传输到需求人员手中。另外，电子图书档案管理还能够实现由一个终端传输到多个终端的传播，最后实现资源共享。
1.4 表现形式多样化
和传统的纸质档案相比，电子档案管理形式具有多样化的特点。文字、图形、影像以及声音等形式，均可成为电子档案管理内容，且无论这些信息是单独存在的方式还是互相搭配的方式，均能够发展为档案管理模式。
2 电子图书档案载体的特点
电子图书档案载体主要将电子技术作为生产手段，主要以电子形式存在，通过应用计算机技术准确记录代码信息，并通过电子计算机，随机检索，将其显示出来。电子图书档案载体主要具备以下几个特点：
2.1 运用机读数据形式表示
机读形式数据，能够被计算机进行识别、理解以及处理;其主要应用二进制码（也就是数字代码）进行表示。电影片、录音带以及录像带等能够将声频视、频模拟信息进行记录，主要将磁带、胶片作为载体。
2.2 信息载体为光学或者磁性信息存储介质
载体不同，物体所存贮信息的密度也不同。随着科学技术水平的不断进步，载体信息自身的存贮密度也在不断增大。
2.3 信息具有结构性
信息具有结构性，需要经过一系列的格式化处理后最终形成信息集合。换个角度分析，电子图书档案载体需要具备数据库结构，否则，如信息较凌乱，则不会被计算机程序有效处理。
2.4 需要借助应用电子计算机设备
对信息进行检索或者浏览时，要应用电子计算机设备。电子出版物离不开计算机，一方面由于文本为机读数据，这些数据只能通过计算机进行识别;另一方面需要借助软件进行浏览和检索，运行软件需要应用到计算机。
3 加强电子图书档案管理的有效策略
目前，我国电子图书档案管理工作已经取得了较大进步，但在实际的应用、操作过程中还存在着较多问题，如随着经济的快速发展，电子图书档案对存储要求也在不断提高;受到各种因素影响，电子档案的可靠性较低;随着社会的不断发展，电子档案的安全性、工作人员的能力也在不断提高。为有效促进电子图书档案管理越来越快地发展，需要针对其管理过程中存在的问题进行分析，并根据问题制定有效的管理措施。具体措施如下：
3.1 加强环境保护，提高存放空间的安全性
为保障电子图书档案信息的安全性和可靠性，要建立一个较好的电子图书档案存放环境。加强电子图书档案管理，首先要注重保护电子图书档案管理环境。电子图书档案环境主要指的是工作人员的办公场所、存储工具等，工作人员的办公环境在保持温度适中、卫生清洁的同时，还要安装抗电击、抗雷、抗磁场力等设备。另外，为提高存放空间的安全可靠性，要备份电子图书档案，在多个位置放置储存。此外，对存储工具定时检查，一旦发现问题，及时采取应对措施处理。
3.2 完善管理制度
为提高数据储藏的安全性，要严格根据电子图书管理的实际情况，完善管理制度，加强制度设计。对电子图书档案进行编制时，要安排业务能力水平较高的工作人员，这样能够有效保证数据的真实性和可靠性。另外，工作人员要定时整理电子档案，对档案进行分类管理;在对电子档案进行归类管理时，可将档案级别作为主要归档依据，保证各个级别信息准确无误后，对其进行归档处理;编制好电子档案后，上交领导，经领导检查核实，保证信息准确无误后存储。
3.3 加强系统管理
为保障数据信息读取的安全性，要加强系统管理设计。大多数情况下，电子图书档案信息的安全性较低，主要存在着系统管理体系不健全、管理系统被破坏的情况。为有效增强管理系统的安全性，完善系统管理体系，可对电子图书资料加密设计，注意设置的密码不能过于简单，要定期更换密码。另外，可根据需求，设置电子信息的访问权限，有效防止发生其他人获取信息的情况;网站可能受到多种因素影响出现系统漏洞，因此，要加强防火墙设置，加强系统的维修、保护，有效增强信息安全性。
3.4 避免外来磁场入侵
软磁盘、磁带以及硬磁盘等均属于磁性载体，对磁场具有较高的敏感性。如磁性载体受到外来磁场干扰，那么将会导致出现丢失信息、破坏信息的情况。因此，保存、使用磁性载体时，要远离磁场，保证磁场不会给载体带来损坏。也可应用特殊材料，如应用软磁物质，如镍铁合金、软铁，将其制成存放磁性载体的柜子，能够有效屏蔽磁场;对于较重要的档案、电子图书存放区，通过设置测磁设备，能够有效监测隐蔽磁场，确保万无一失。此外，有效保证磁性载体质量，尽量避开磁场，准备好测磁、防磁设备，确保储存、使用的磁性载体不会受到磁场干扰影响。
3.5 提高工作人员自身的工作能力
图书档案管理专业开设课程：《图书馆学基础》、《档案学基础》、《文献资源建设》、《图书馆目录》、《信息管理概论》、《信息法学》、《文书学》、《档案文献复制技术》、《图书分类学》、《档案文献编纂》、《图书馆自动化系统》、《档案保护技术》、《企业档案管理》、《科技档案管理》、《档案文献检索》、《数字图书馆的原理与技术》
图书档案管理专业就业方向
该专业就业主要面向图书馆、档案馆、图书档案公司等企事业单位，从事文献信息的收集、整理、开发与利用等工作。毕业生不仅能够胜任图书馆和档案局专门机构的管理工作，更能胜任企事业单位和厂矿私营企业的文档管理、文秘等专业性工作，就业面广。还可参加专升本考试，进入本科院校进一步深造。就业去向：国家机关和各类企事业单位，从事图书情报与档案管理等工作。
图书档案管理专业主要职业能力
1.具备对新知识、新技能的学习能力和创新创业能力;
2.具备文献信息的采集能力;
3.具备文献信息的组织能力;
4.具备文献流通管理与服务能力;
一、前言
图书档案管理需要花费大量的人力物力，所以为了成本问题，会将档案管理全部转向专门提供档案管理的公司还负责完成。
二、图书档案管理人员素质存在的问题
1.管理理念落后
现在很多的图书档案管理人员的管理理念落后，在我国目前的教育、阅读等方面的不断发展来看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的与时俱进，而且管理者的管理制度也不是很完善但却在图书档案管理的管理模式涉及较多方向，同时在一些地区的政府对地区的图书档案管理也没有统一的管理标准来指导工作，所造成图书管理人员在图书档案管理方面没有很好的依托和指导，导致一些图书档案管理人员的工作效率不高且质量不好。
2.内部问题
对于图书档案管理来说，它的内部的控制档案管理还是存在缺陷和不足，面对现在的国情发展，图书档案和资料是很多变的，所以我们就需要内部进行灵活的控制档案管理。但是根据我们的调查显示：大多数的图书档案管理人员对这一方面的知识和灵活应用性十分的缺乏，如果对自己的管理水平和知识都控制不好的话就很难做好档案管理更不要说发展起来，这样会造成一些图书资源的短缺等情况。我们现在应该做的就是根据实际情况来适当的改变图书档案的管理，使得他们能够有效的控制图书资源。
三、如何提高管理人员的素质
1.根据市场需求来管理人员的知识和素质
根据我们的调查发现中国的市场图书供应从短缺状态变成了过剩状态，市场对图书的需求和要求越来越多样化，这样同时也造成了图书档案管理的困难度加大，要想有好的管理制度首先就要对图书档案管理人员进行好的管理理念培训，才能提高图书档案管理人员的素质。并且通过图书管理策略来取得的好的成绩并得到持久的效果，所以有一个好的图书档案管理策略是要与时俱进的是要跟着市场需求走的，从这些市场对图书需求的趋势和实践中使得更多的认识，更加明白到了提高图书档案管理人员素质的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素质的重要部分
完善相关图书档案管理制度和改变图书档案管理人员的管理理念，好的管理制度是保证图书档案的发展的关键，是图书管理的发展和管理遵循的行为准则。所以要不断的提高管理人员的管理理念要与时俱进，同时可以通过加强内部档案监督控制，在如今市场图书的不断发展中，各色图书的不断扩大中，图书的市场竞争也在悄然发生着变化，这样的变化使得图书档案管理受到了很大的刺激或冲击。图书管理要求全面实施教育政策，促进素质教育，时代的要求，为了实现这一目标，图书档案管理人员必须树立高德。应立足于法律，奉献，热爱工作，严谨的学术，团结协作，诚实的工作，良好的道德品质。图书档案管理人员要不断提高自身的意识和能力，提高自己的职业道德，与时俱进，言行，提高自身的职业道德，促进图书档案管理质量的提高。
3.对图书档案管理人员进行有效的素质和能力培养
对图书档案管理人员进行系统文件培训，学习图书档案管理基础知识和图书信息管理，基础知识是管理者必须具备的质量和文化素质，掌握现代信息技术的基本技能，图书信息管理和信息服务的实用人才。数字时代档案学的基本理论和方法是对档案学的补充。此外，档案管理与电子政务建设密切相关。通过利用信息管理来完成资源优势，要求通过图书档案管理、图书信息管理和现代信息技术系统的教育和培训，掌握基本理论、基本知识和方法，掌握一定的现代信息技术技能，并可用于实践档案管理、信息化管理、网站建设和数字档案馆建设；掌握一定的现代信息技术技能，并能熟练应用于档案管理、政府信息管理、政务网络工作站开发和数字档案建设。
4.提高政治素质
[中图分类号]G251.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0093-01
进入21世纪，人类社会已经迈入信息时代，知识总量呈几何级增长，作为知识传播主要载体的图书也浩如烟海。各学校尤其是高校图书馆的藏书往往数以百万计，面对如此骇人的数量，读者想要仅凭个人来查找所需的图书无疑是很困难的。这样的情况下，往往需要图书档案管理人员的辅助。这就要求图书档案管理人员具有相应的专业素质，对图书档案管理领域知识掌握非常扎实，明确自身职责，对如何立卷、整理上架图书等专业知识了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服务于读者。那么，在信息时代，图书档案管理人员应该具备哪些素质呢？根据笔者从事图书档案管理工作多年经验，接下来就论述一下自己的观点。
一、思想素质
（一）敬业精神
无论是哪一级的图书档案管理员，都要有爱岗敬业的精神和对工作的责任感。首先，这需要认识到图书管理工作的重要性，对工作有着清醒全面的认识，并抱有一定的热忱。图书馆作为知识的宝库，为人类社会的发展与进步做出了不可磨灭的贡献。时至今日，图书馆是人类学习知识最重要的场所之一，因此，图书管理员的工作看似微小，实则重大，因为这份工作担负着向读者传播知识、为读者在书山引路的任务。认识到工作的重要性，有利于工作人员提高对图书管理工作的重视程度，进而激发起工作的热忱。在实际的工作中，往往会遇到一些琐碎的问题。来馆学习读书的人，文化水平和年龄大小都是参差不齐的，会有文化程度较高的人来此充电，也必然会有知识储量很低的读者，这对图书馆里人员的耐心和服务热情是一种考验。拥有爱岗敬业的精神，以饱满的热情和温和的态度来为读者答疑解惑，指点迷津，才是一个新世纪图书管理人员应有的精神状态。
（二）奉献精神
图书管理的工作注定了其休息时间与其他工作的不同。在节假日的时候，图书管理员往往正是忙得不可开交的时候。因此，在节假日的时候难免与家人聚少离多，这就需要从事图书管理的人员具有一定的奉献精神。只有具有了奉献精神，才能克服工作带来的种种困难，为读者奉上优质的服务。
（三）进取精神
信息时代，知识的数量呈现几何级的增长，更新速度极快。图书管理人员只有拥有进取精神，不断学习吸收新的科学文化知识，才会在时展的浪潮中始终“屹立不倒”。
二、业务素质
身为图书管理人员，如果没有一定的业务素质，怎么可能做好工作，为读者服务呢？业务素质不仅仅是指书籍的阅读量，它主要包括以下几个方面：
（一）专业素质
即对图书管理学科的知识和技能有熟练的掌握。具体包括丰富的图书专业知识，对图书馆的工作规律和构造熟知，对自己工作岗位的要求有清晰的认知，对图书、期刊、报纸的采访、订购、验收、登记、分类、编目、入藏、借阅、查询、读者管理、统计等的计算机图书管理集成系统的操作及科学排架、规范上架、保管、装订、维护等人工劳动都能熟练掌握。
（二）文化素质
图书馆藏书数量巨大，各时代、各学科的材料都很详尽。作为图书管理人员，如果没有深厚的文化底蕴，在工作的时候一定会心有余而力不足。此外，对文献和书籍进行整理、归纳，也是图书馆的日常工作之一，图书管理人员因此必须具有一定的文化知识水平，才能胜任这项工作。
（三）信息技术
随着人类社会进入信息时代，图书馆也告别了过去人工管理的模式，各种图书管理系统相继走入了学校和社会上的图书馆。这就要求图书管理人员具有一定的信息技术能力，以便对现代化、数字化的图书管理系统进行操控，必要的时候甚至还要有维护的能力。
基金项目：本文为贵州省人文社会科学研究基地红色文化研究中心课题：“当代大学生革命经典著作阅读与革命传统教育研究”（立项编号：JD2013186）阶段成果之一
中图分类号：G25 文献标识码：A
收录日期：2016年5月17日
图书馆档案是在图书馆工作过程中形成的、具有一定保存价值的原始记录，和图书资料一样，是一种宝贵的信息资源，其所蕴藏的许多信息对图书馆今后的工作有着重要的借鉴价值。尤其是图书馆的业务档案，它客观真实地记录各部门不同时期工作的情况、工作成果、工作经验和工作教训，是管理者第一手的参考资料，为图书馆的发展和完善提供重要的参考依据，对加强图书馆管理和提高图书馆工作效率、提升图书馆服务质量有着重要意义。本文结合笔者此次对本校图书馆档案整理过程中发现的诸多问题以及造成这些问题的原因进行分析，从而提出解决这些问题的措施，希望能对今后的图书馆档案管理有所借鉴和帮助。
一、图书馆档案存在的问题及其原因分析
（一）图书馆档案存在的问题。上级有关部门根据《关于开展2014年度档案工作行政执法检查的通知》（黔档（志）通[2014]4号）要求，于2014年4月至11月对贵州省各高校档案建设情况进行了执法检查。为了迎接这次检查，笔者所在的遵义师范学院图书馆从2013年11月起对本馆所有档案作了一次彻底的清查和整理。在清查整理过程中发现图书馆档案存在着许多问题，概括起来主要包括以下几个方面：（1）没有明确的档案管理制度；（2）图书馆档案以纸质为主，没有电子目录电子文档，唯一电子形式存在的则是金盘系统中存储的一些数据；（3）档案存放混乱、没有统一管理；（4）档案材料没有经过整理、筛选和剔除；（5）归档不及时，2006年之后的材料只是放入文件盒中、没有分类、标引、缺乏系统性和完整性；（6）档案里的一些数据不准确；（7）档案的安全性薄弱，尤其是金盘系统一些数据原始记录性、安全性存在很大的隐患。
（二）造成图书馆档案问题的原因分析。长期以来，由于档案管理意识不够，图书馆档案管理工作没能当作一项基础性工作来抓，故在管理过程中存在许多问题。就其原因概括起来主要有以下几个方面：
1、没有规范化的档案管理制度，科学管理力度低。由于档案管理意识薄弱，本校图书馆至今都没有建立一套适合自己发展的档案管理制度，图书馆档案的工作职责、文件材料归档制度、档案鉴定与销毁制度、档案保管与保密制度、档案借阅制度、安全制度等档案管理制度不健全，图书馆档案的收进、移出、鉴定、整理、保管、利用情况等没有记载，致使许多信息资料不能及时搜集、整理、完善、入档、甚至丢失，致使档案的内容、结构不尽完整、合理，甚至出现档案数据前后不一致的现象。比如图书馆年鉴里的一些内容、数据自相矛盾、相去甚远：如表1、表2两表中同一表格不同的年限所统计的内容也不一样，表1中1987年、2007年的藏书利用率的计算不准确，表2中馆藏文献总量一栏中显示的图书总量与表1中显示的馆藏图书总量数值相差非常大。（表1、表2）正因没有严格的管理制度、致使管理不到位、不科学，致使这些珍贵的数据出入较大、无法借鉴，严重影响档案的利用价值。
2、缺乏系统化的管理模式，安全隐患突出。由于图书馆档案管理制度不健全，缺乏统一的管理标准与管理模式，加上管理上的混乱以及工作人员的疏忽，致使图书馆档案不能完好地收集、完整地保存，及时地分类编目、标注等。即使是已收集和保存的档案也全都是纸质档案。诸如各类文件；年鉴、工作计划、总结、各种申请报告；图书、期刊及电子资源的采购合同、服务合同、验收清单等；考勤、物品购买领取登记、勤工助学等材料；评优评先及考核材料；学术讲座、读者调查、读者意见、读书征文、“世界读书日”等活动材料；论著发表、课题结项、继续教育培训等科研学术材料等等都是以纸质形式存在，甚至这些档案材料的目录也只有纸质的而没有保存电子版，即使有少量的电子版也是存放在各类统计人员的手中，没有发给档案管理人员统一保管或编制电子目录，给查找和利用带来极大的不便（直到2013年为应对2014年档案工作行政执法检查才起建电子目录），而这些档案中文书档案居多，保存较完整；业务档案相对较少；比如每年的读者咨询、阅读推广、图书漂流等工作是做了不少，然而却没有记载、总结和存档；唯一以电子形式存在的“档案”为金盘系统里的一些有关典藏、流通等数据，且这些关于图书及读者的相关数据的保留也极不科学、出入较大，安全隐患严重。如金盘系统中的休眠读者只有累加数据，如2007年休眠读者姓名可查到2008～2015年的读者，换句话说金盘系统中的休眠是混杂的、数据极不准确，就2014年正常休眠读者账户统计数据为17，116个，2015年休眠读者账户统计数据来说有18，305个，而2015年底全校所有正常持证读者也只有145，517个。总之，本校图书馆档案结构不合理、管理不到位给图书馆档案建设造成一定的安全隐患，部分档案数据的不可靠性给图书馆档案的查找和利用带来极大的不便。
3、没有专业化的专职管理人员，管理水平不高。本校图书馆档案大部分存放在图书馆办公室内，无专业化专职人员管理。所有的纸质档案材料都是由办公室搜集、整理、存放，而办公室工作人员从来没有经过任何“档案管理”的相关培训，不具备专业的档案管理知识，只是简单地针对学校的各种检查来做好搜集、登记、保管等一般性的工作，对这些档案材料的核对、价值鉴定、期限保管、标引、组卷、编排页号和件号、填写卷内目录、装订入档等工作做得很不到位，档案的存放也很混乱；也正因如此，许多存档材料不经过科学的鉴定和筛选，没有剔除重复内容、内容十分杂乱、不管有无保存价值都一律放进档案盒中，比如存放十几年的请假条、考勤簿；再如读者调查：每年的上百份问卷统统存入档案之中，而对问卷调查结果未作任何统计、对存在的问题未看到有任何整改措施。这样的存档不仅使档案本身失去了它的凭证价值和参考价值，还徙增了后期资料的查找和管理难度。
二、规范图书馆档案管理、提升图书馆服务质量的措施
（一）建立健全管理制度，规范档案管理工作。正如瓦洛说：“档案就是人类记忆、文化和文明的金子。”档案这种“金子”是人类社会连续性发展的桥梁，是人类社会历史的浓缩，透过档案我们能够触摸到人类社会绵延不断的“脉搏”。图书馆档案浓缩了图书馆发展历史，透过图书馆档案我们能够看到图书馆发展轨迹。为使高校图书馆发展轨迹得到真实有效的记录，使图书馆工作人员从事的服务工作及图书馆组织的各项活动中形成的各种珍贵材料得到保存，图书馆有必要严格按照国家《图书馆档案处理办法》并结合本馆的实际情况建立健全图书馆档案的管理制度，比如档案管理人员的岗位职责、档案收集制度、鉴定制度、保管制度、保密制度、借阅制度、销毁制度等等一系列的档案管理制度；明确归档范围，比如业务档案的收集范围、收集内容、鉴别和加工、分类依据、标引规则等；明确归档时间、档案编目标准、保管期限、档案交接程序等等。要搞好图书馆档案工作，须严格遵守档案统计制度，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化。促进图书馆档案工作得以规范且有序进行、确保有保存价值的文件以及其他有关材料不被遗失，使得图书馆档案在图书馆今后的工作中充分发挥作用，为图书馆的建设和管理提供重要的参考价值，为日后图书馆进一步提升读者服务质量提供可靠的保障。
（二）构建纸质档案与电子档案共存互补的档案管理体系。随着信息技术飞速发展和互联网广泛应用，传统的实体档案已经不能适应当前社会发展的需求，要做好图书馆档案的管理工作，必须构建一个全面的规范化的档案管理体系。严格按照《普通高等学校图书馆评估体系》的要求并结合本校图书馆的实际，设计一套较为符合本馆实际的电子档案与纸质档案、文书档案与业务档案结构合理的档案管理分类体系。比如一些比较重要的业务档案资料，可以建立一套与之对应的电子档案，而电子系统中的一些重要数据经过整理后都存一份纸质档案确保数据的万无一失，做到纸质档案与电子档案双重备份，并在档案目录的“备注”栏中标明相应的电子档案存址，同样在电子档案目录“备注”栏中标明纸质档案的档案号。而对于一些一般性材料只需保留纸质的就无需保留电子版，只需保留电子版的就无需保留纸质版；逐步实现纸质档案和电子档案共存互补，适应档案管理多元化方式的要求，同时建立一个完整的电子目录数据库，这样既有利于图书馆档案内容信息的保护，也方便档案的查询与利用。
（三）提高图书馆档案管理人员的素质，提升档案管理水平。图书馆档案管理的好坏与图书馆档案管理人员的素质水平有很大的关系，本校图书馆没有专业的专职的管理人员，所有档案都是交由办公室工作人员搜集、整理和保管，由于缺乏管理意识和管理知识，一些珍贵的业务资料直到工作中需要时才发现随着领导班子或工作人员的更换已经遗失，这时只好要求各部门再次上报材料，给工作带来极大的不便，影响了图书馆档案所应有的价值。要提高图书馆档案的管理水平，必须加强档案管理人员的专业培训和继续教育，或引进高素质的档案专业管理人才，以达到提高图书馆档案管理人员的管理意识、知识水平和管理能力，从而达到提高图书馆档案管理水平的目的。
（四）部门搜集与集中管理相结合，提高档案管理质量。由于图书馆档案没有专业化专职人员管理，很多档案材料都未经过鉴定和整理，办公室工作人员为应付各种检查，今天从这个科室把材料拿过来放入文件盒A中，完事之后还回去，或者就放在办公室里文件盒B里以应付另一项检查，也就是说图书馆档案是根据各种检查需要将它们临时保存起来，资料这样没有整理和装订，长期积压，亦或是在频繁的转移过程中，造成档案材料的遗失、造成档案资料不齐全、不完整。长此下去，非常不利于开发文献资料，档案工作就不能保证质量。
要提高图书馆档案管理质量，仅靠一个人独立完成档案的收集、整理、入档是有困难的，需要各部门的通力协作，图书馆各部门应将本部门档案相关材料认真搜集整理，并确保各种材料、各种数据的准确无误，然后交由档案专职管理人员进行科学鉴定、筛选、归类、编目、最后归档，继而做好档案的保管、档案的统计、档案的检索等工作，即“化零散为系统”，这样使得档案由无序状态转化为有序状态，更便于保管和利用。
主要参考文献：
[1]桑媛媛.高校图书馆档案管理工作浅析[J].机电兵船档案，2014.3.
[2]姜翠娥.高校图书馆档案管理机制研究[J].企业改革与管理，2014.5.
[3]朱玉媛.档案学基础[M].武汉：武汉大学出版社，2008.16.
二、加强高校图书馆档案管理工作的必要性
1、有利于民族文化的发展
图书馆作为高校文化传播的重要窗口，更是知识与信息的集散地。高校档案是民族文化建设非常重要的组成部分，完善高校档案管理可为民族文化的发展提供巨大支持。
2、有助于领导决策
图书馆领导通过参考图书馆所保存的档案材料，从而可以不断健全各项规章制度，有助于图书馆领导进行决策和制定计划。
3、有益于图书馆深化服务改革
图书馆档案是在为读者服务的过程中所形成的文件资料，这些文件资料能够为图书馆进一步深化服务提供可靠的信息价值。
三、高校图书馆档案管理中存在的问题
1、档案管理意识淡薄
受传统观念影响，许多人并没有充分认识到图书馆档案管理工作的重要性，认为档案工作是各个学院档案室的事情，与自己的工作关系不大，所以，主动搜集档案的积极性不高。
2、管理模式相对落后
很多高校图书馆缺乏统一管理档案的档案室，同时图书馆人力资源配备中缺乏专职的档案干部，某些高校图书馆把文书档案划归至其他各部门，过于分散的管理模式致使图书馆档案管理工作不力，致使众多富有价值的档案丢失，难以得到有效利用。
3、缺乏相对完善的档案结构
档案的收集与整理对于高校图书馆管理工作至关重要，为了实现高校图书馆档案管理工作的高效有序进行，需建立一套相对完善的档案结构，然而，目前大部分档案分散、零碎，收集及整理工作难以控制，音像及电子档案等形式档案的归档更加复杂，直接阻碍优质档案结构的形成。
4、档案管理人员的业务水平普遍不高
各高校图书馆普遍缺乏专人负责档案管理工作，该工作通常由其他人员兼任，也仅仅应付登记、收藏及保管等常规性管理工作，而难以实施网络化管理，越来越不能适应档案现代化管理要求，再加上档案管理人员经常更换，缺乏专门培训，业务素质普遍不高，致使档案管理工作疲于应付。
5、对档案价值缺乏必要的鉴定
图书馆档案管理人员不够重视档案的真伪及价值大小，通常将所有档案文献存放在一起，没有通过价值鉴定来确定现有档案资源的准确性，致使图书馆档案文献日益膨胀，这给管理工作带来极大不便。
6、档案管理工作重藏轻用
各高校图书馆档案的管理工作普遍存在注重管理、轻视利用的现象，这直接影响到档案的有效利用，不利于图书馆服务功能的有效发挥，容易造成图书馆档案的闲置与浪费。此外，档案管理人员对档案资料缺乏深入开发，尚未实现图书资料与档案的一体化管理，不利于图书馆档案资源的有效利用。
四、加强高校图书馆档案管理工作的有效途径
1、提高图书馆档案管理人员的服务理念与水平
随着网络信息时代的冲击，众多新型载体档案及现代化管理手段的出现，给图书馆档案管理人员提出更高的要求，在此情况下，作为图书馆档案管理人员要敢于向传统观念挑战，敢于提出新思路，解决新问题，突破传统管理模式，不仅要熟悉档案管理工作的各个步骤，还应该认真掌握各门类档案的管理方法，努力成为一专多能的档案管理工作人员，切实提升服务质量，从而自如应对高校改革对档案管理工作所提出的新要求。
2、努力实现图书馆档案资料的开发与利用
档案资料的开发利用是档案管理工作的最终目的，只有开发利用各种信息资源，档案才富有生机与活力。首先，切实加快图书馆档案的信息化建设，随着用户对信息需求的更加快捷与准确，档案管理人员需充分利用现代技术对档案资料实施深层次的开发;其次，在图书馆日常管理过程中，档案管理人员需准确地提供档案资料，为图书馆各项工作提供服务;第三，切实做好宣传工作，提高资料利用率，使大学生及教师真正认识图书馆档案资料的价值。
3、图书馆档案管理工作始终要以服务教学与科研为目的
图书馆档案在高校教学与科研工作中具有不可替代的作用，特别是目前以知识经济作为基础的信息时代，档案管理工作更要积极、主动地为教学与科研提供服务，这就需要高校图书馆档案管理人员需经常关注教育教学改革新成就、科研新成果，并根据教学及科研发展实际需求，充分发挥自身优势，进一步创新服务机制，从而为教学及科研工作提供必要的档案资料，充分体现图书馆档案管理工作的价值，促使档案管理工作获得高校各部门的认同与支持。
4、完善高校图书馆档案管理模式，提高管理能力
学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。
(二)制度不健全
高职高专院校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育和教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一录用标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。
(三)管理不到位
在高职高专院校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。
二、改进高职高专院校图书馆档案管理工作的措施
(一)领导重视
领导重视是搞好高职高专院校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。
(二)指定专职档案管理人员并提高其素质
学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
(三)配备先进的软硬件设施设备
硬件是提高高职高专院校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。
(四)建立健全档案管理制度
建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
(五)科学分类
科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等分成不同类别。一是党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找和利用。
(六)电子归档
在高职高专院校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。
