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一、管理背景分析
目前电大所开展的主要教育模式是开放教育，而开放教育是将现有的教学资源开放出来，供学习者自由参考、学习。
开放教育具有的基本特征是：以学生和学习为中心，而不是以教师、学校和教学为中心;采用各种教和学的方法;取消和突破种种对学习的限制和障碍。开放教育对入学者的年龄、职业、地区、学习资历等方面没有太多的限制，凡有志向学习者，具备一定的文化、知识基础的，不需要参加入学考试，均可以申请入学;学生对课程选择和媒体使用有一定的自，在学习方式、学习进度、时间和地点等方面也可由学生根据需要决定;在教学上采用多种媒体教材和现代信息技术手段等等。
那么基于开放教育的以上特征，势必对基层办学机构学籍管理工作提出了更高要求，它不同于传统高校的学籍管理工作模式，开放教育的学籍管理工作更具公开性和服务性，且信息、科学化和人性化的管理的要求更为迫切。
基于开放教育从中央电大、省电大到地市级分校、县级工作站、教学班多层次管理结构复杂性，电大系统学籍管理工作尤其是地市级分校处在学籍管理的战斗一线，不紧紧要面向校本部八年内上万学生提供的各项学籍服务，还要指导众多基层电大工作站的学籍管理工作，在很多学籍管理细化问题的承担起了“一线数据枢纽处理器”的角色。
如果把整个学校比喻成一做学历制造的工厂，那么学籍服务工作从“产品上线”（即学生报名入学）开始就一直贯穿到“成品下线”（即学生领到毕业证），以及文凭发放后的“售后服务”。
然而目前学籍管理工作人员信息技术使用水平难免具有不均衡性，尤其是那些非IT专业技术背景的人员被安排在学籍管理岗位上时，很难快速进入角色，有效保证学籍管理服务的质量;因此，针对各个学籍管理模块，分校层面的学籍管理工作总结并推广的一些重要环节信息化管理技巧和经验的重要性就不言而喻了。
二、实际问题提出
譬如学历生产环节中的【毕业证书电子照片管理】就是一项工作量大却很有技巧可言的工作，但是那些技巧是省电大的集团培训中所无法触及的部分，必须要靠基层学籍管理人员自己去摸索和探究。
本文将就毕业证书电子照片的管理技巧展开细致入微的分析，并立足于分校层面的学籍管理日常工作，着眼于分校学籍管理工作的服务稳态性需求，总结一套简而易行的方法。
三、现状分析及对策选用
毕业办证电子照片的管理的分类：
1.纸质证书办理所需电子照片管理
按照现行方法，每学年的新生入学后第二学年下学期统一参加学校组织的新华图片社办证图片采集。照相过程中，分校学籍部门会提前准备好一份相应学年的所有学生电子名单，并且提前让班主任老师分发照相卡作为学生拍照的凭证，学生持照相卡排队参与拍照并现场录入拍摄序号，由于现场秩序、手工编写拍摄序号、录入拍摄序号等客观现状存在不可避免的差错，导致学生姓名与实际拍摄序号出现错位和张冠李戴现象，每次采集完图片，学籍人员和班主任老师都要花费大量的精力和时间利用各种途径来逐个核对学生姓名与实际拍摄序号是否匹配正确，经过反复核对、纠错后才能制作出学生和拍摄序号对应正确的名单表，而将从新华社摄像师那里拷贝回来的以拍摄序号命名的电子照片更名为办证时以学生身份号码命名的电子照片时，就可以用到批处理技术来完成。（具体方法见第四章）
那些由于工作繁忙没有参加学校组织的统一拍照的学生，只能自己利用空余时间去新华图片社参加散拍，新华图片社再将这些学生的电子照片通过电子邮件发送给学籍管理员。
2.电子证书上网所需电子照片管理
实际情况，每学期无论是参加学校统拍的学生，还是自己去新华社散拍的学生，办理到纸质毕业证书后，依然有一部分学生在学信网上的电子学历无图片或者因文凭文字和图片信息匹配失败而学信网上查不到学历信息，这个情况，通常只能通过每学期开学的“网站图像更新”来弥补，而这些数以百计成功利用电子照片办理了纸质学历，却没有完成电子学历上网的图像更新数据上报，通常情况下都是需要重新上报图像更新数据表及电子照片的，传统的做法是班主任老师图像更新上报的格式要求及电子照片要求后，由学生本人统一上报给班主任老师，再由班主任老师将整理好的数据汇总给学籍管理员，学籍管理员汇总后再上传给省级电大，这样显然是麻烦了学生也增加了班主任的工作量的，同时也增加了上报的误差率，因为不是集中处理数据，每个班主任老师的计算机处理能力不一样，增加了上报数据的差错率。因此学籍管理员可以独自利用办证电子照片数据库，重新将以“身份证号码”命名的电子照片批量更名为“姓名+电子注册号”后，附以网站图像更新名单后打包上传给省级电大，再由省级电大报送中央电大，最后报教育部上传学信网，大大降低差错率，减少中间环节，更好的为学生服务。在这个批量更改电子照片的过程中，也是可以利用批处理技术来快速高效完成的批量更名工作的。（具体方法见第四章）
四、技术介绍及具体执行方法
什么是批处理技术？批处理（Batch），也称为批处理脚本。顾名思义，批处理就是对某对象进行批量的处理。批处理文件的扩展名为bat 。目前比较常见的批处理包含两类：DOS批处理和PS批处理。PS批处理是基于强大的图片编辑软件Photoshop的，用来批量处理图片的脚本;而DOS批处理则是基于DOS命令的，用来自动地批量地执行DOS命令以实现特定操作的脚本。
1.利用批处理技术给将电子照片命名为学生“身份证号码”的步骤如下：
第一步：创建文件夹“给电子照片批量命名”，并放入文件夹“电子照片原始底片N张”和EXCEL表“电大某年图片采集拍摄序号名单N人.xls”，如图1所示：
图1
第二步：在“电大某年图片采集拍摄序号名单N人.xls”电子表格中创建“批量命名指令”列，并在单元格K2中输入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””，拖拽K2右下角复制单元格公式即得K2列数据，如图2所示：
图2
第三步：将“批量命名指令”列数据自K2起复制粘贴到新创建的TXT文本文件中，并另存为“电子照片批量命名程序.bat”至路径“电子照片原始底片N张”文件夹中，如图3所示：
图3
第四步：在“电子照片原始底片N张”文件夹中双击“电子照片批量命名程序.bat”，即完成电子照片的批量命名，如图4所示：
图4
2.利用批处理技术将名为身份证号的电子照片更名为“姓名+电子注册号”的步骤如下：
第一步：创建文件夹“电子照片批量更名”，并放入文件夹“网站图像更新电子照片N张”和EXCEL表“网站图像信息更新表.xls”，如图5所示。
图5
图6
图7
第二步：在“网站图像信息更新表.xls”电子表格中创建“批量改名指令”列，并在单元格J4中输入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””，拖拽J4右下角复制单元格公式即得J4列数据，如图6所示。
第三步：将“批量改名指令”列自J4起复制粘贴到新创建的TXT文本文件中，并另存为“电子照片批量更名程序.bat”至路径“网站图像更新电子照片N张”文件夹中，如图7所示。
第四步：在“网站图像更新电子照片N张”文件夹中双击“电子照片批量更名程序.bat”，即完成电子照片的批量更名，如图8所示。
图8
五、结束语
开放教育隶属成人教育，学生大部分都是有工作的成年人，空闲时间不多，也很难组织学生在学校集中办理某些行政手续，这就要求我们学籍管理人员要尽可能的利用简约快捷高效且低风险的最佳方法来完成各项服务学生的工作。上文中仅为信息技术在学籍管理中很小的一个环节但又是关乎学生切身利益的非常重要的一个环节的应用小技巧。它不仅能提高办证工作的效率，更加能够提高学生服务工作的质量。将传统方法需要几个工作日上百学生参与才能完成的事情，优化到只需要几个小时一个人就能很好的完成，这让笔者深刻的感受到了计算机信息处理技术的奥妙无穷，也将继续在管理实践中去探索更多行之有效的好方法。
参考文献
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[8]赵勇军.利用EXCEL实现照片关联重命名的方法[J].办公自动化杂志，2010，2.
