时间：2022-05-17 13:28:36
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案数字化工作计划范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
录音档案数字化的基本原理是指通过ADC芯片，即Analog（模拟）to Digital（数字）Converter（转换器），简称模数转换器，将模拟声音档案信号转换为用“0”和“1”表示的数字声音信号并加以存储的过程。这个转换过程中的各个不同的参数直接决定了转换后的声音数字信号质量的好坏。从档案和声音两个方面的因素考虑，录音档案的数字化过程要遵循以下两个基本原则：一是录音档案数字化必须保证档案的真实性、完整性、有效性；二是在使用时必须保证数字化数据从存储介质中正确读取，并能还原成模拟声音信号输出。为了达到这两个基本原则，这就要求我们在转换后的数字声音信息还原成模拟声音后，声音的质量要尽量接近原声带，至少要在可接受的范围之内。目前录音档案数字化通常采用“录音档案经采集后，通常不再压缩，数据类型采用PCM编码的WAV格式。采样率不低于44.1kHz，采样精度在16Bit以上”作为参考依据。
采样频率和采样精度就是决定数字声音信号质量好坏的两个主要的技术指标。自然界的声音都有其不同的声波。如下图所示：
模数转换器以每秒上万次的速率对声波进行采样，每次取样之间的频率，就是 “采样率”。单位时间内采样次数越多，即采样频率越高，数字信号就越接近原声。根据采样定理，采样频率只要达到信号最高频率的两倍，就能精确描述被采样的信号。一般而言采样频率要高过原音源的最高频率才行, 其单位是以赫兹(Hz)来表示, 1Hz就代表每秒采样一次,人耳的听力范围在20Hz~20kHz之间，因此，只要采样频率达到20kHz×2=40kHz时，就可以满足人们的要求。如下图所示：
采样精度是指什么呢？我们知道声音有轻有响，影响轻响的物理要素是振幅，作为数字录音，必须也要能精确表示录音的轻重，所以一定要对波形的振幅有一个精确的描述。经过采样之后，对振幅进行了切割，采样点之间就形成了阶梯状，这个类似阶梯的度量单位就是分辨率，用来表示采样精度。“比特”就是表示的采样精度的一个单位，16Bit就是指把波形的振幅划为 216即65536个等级，根据模拟信号的轻重把它划分到某个等级中去，就可以用数字来表示了。所以采样精度越高，转化的数字录音就越饱满，越有层次感，音质也就越好。
选择好录音档案数字化中必备的硬件设备
录音档案数字化前期的工作归根结底是配置好一套硬件设备，既不过量，也不可缺少，能够按照预定技术指标完成录音档案的模数转换工作。在硬件设备配置上主要有四点考虑：一是把模拟音频信息的内容转换成数字音频信息，并刻录到光盘，便于音频档案的长期保存；二是对实时的音频信息进行采集和简单的编辑；三是根据利用工作需要，可对数字化的录音档案信息的格式进行转换；四是兼容性要高，可以兼容开盘式放音机（大开盘、小开盘）、钢丝带放音机等放音设备输出的模拟信号。
录音档案数字化加工过程中必备的硬件设备有：放音设备、计算机、模数转换设备、存储设备、监听设备、制作设备等。
1. 播音设备：播音设备必须能正确地将声音源输出。播音设备应根据录音档案规格型号进行选择。
2. 计算机配置：选择高性能、大容量、高可靠性，超静音设计的台式计算机。
3. 模数转换设备：模数转换设备是录音档案数字化加工中的核心部件。好的模数转换设备有低失真、高信噪比等特点，在后面还要详细描述。
4. 监听设备：音频信息的监听设备。如监听音箱、监听耳机。
5. 制作设备：光盘制作设备。如刻录机、打印机等。
6. 话筒：实时声音的输入设备。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
（一）高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。
（二）系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。
（三）网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。
二、档案管理数字化的工作重点
（一）建立管理体系，完善管理制度。档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。
（二）培养专业人才，保障录入质量。由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。
（三）关注网络安全，提高技术应用。就目前我国的网络环境而言，其在很多方面存在不稳定性。尤其网络安全问题更是现在社会大众普遍关注的问题。档案管理数字化需要将档案信息进行网络化管理，实现档案信息的网络流转。因此提高网络安全是实现网络管理数字化的重要条件之一。档案管理部门在进行网络安全管理的过程中，首先，应注意对网络安全技术的应用，对现代网络科技的发展给予关注，积极引进最新的病毒查杀软件，提高网络的安全系数。其次，工作人员在进行电脑操作的过程中，应保持小心谨慎的态度，避免进入不安全的网站，点击不可靠的邮件。最后，工作人员应做好电子档案信息的备份，避免因病毒袭击造成电子档案的丢失，影响档案管理工作的进行。
随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。
一、实施水利档案数字化工作的前期工作
1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障
任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为年度工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。
2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提
水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。
3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾
水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。
二、水利档案数字化工作的实施
1.建立统一规范体系
将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。
2.建立高质量的数据库
加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。
一、引言
航空科技档案是航空科学家智慧和心血的结晶，对于我国航空科技的发展，新型飞行器的研制都有着重要的价值。中国空气动力研究与发展中心作为国家空气动力学的最高研究机构，每年都要进行大量的空气动力学实验、计算和设计研究，其工作基本设计了我国所有现役和在研的飞行器，保存了大量原始、珍贵的航空科技档案。为了更好的保持这些珍贵资料，更有效的利用它们，需要使用现代网络和信息技术，对这些重要航空科技档案进行数字化。实行高效、高质的数字化管理，确保档案处理的质量以及保存档案。本文根据航空科技档案数字化的需要，设计了数字化的总体技术方案，制定了数字化技术方案的组织实施方案，然后按照技术方案圆满完成了航空科技档案的数字化工作。数字化结果满足了技术要求，并在科研工作中得到了应用，受到了国家有关部门和相关科技工作者的好评。
（一）总体技术方案
1.文件扫描方案
（1）确定合适的设备。对设备的要求除了要充分考虑它的经济性和效率性，同时也要根据实际的材料进行选择。通过满足条件组合配置的有1台汉王扫描仪、1台中晶A3幅面平板扫描仪、一台Sharp363复印机、一套专业书刊扫描系统Book Drive mini。由于科技档案的品种多样性，可以根据具体的实际操作，选择以复印机这样的高速扫描仪为主，Book Drive mini这样的数字照相设备和其它平板扫描仪为辅的设备配置方案，结合起来完成整个航空科技档案的数字化工作。
（2）选择合适的扫描处理软件。对于航空档案数字化的处理，根据实验比较后，我们选用了清华研制的TI-Scan软件，该软件操作简单，运行速度较快，功能比较切合数字化工作需求，能够批量导入、黑白二值化和存储扫描后的图片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑边、去污、倾斜校正、旋转等处理工作任务，尤其是结合利用反色与图像增强功能对铅笔、钢笔、手写、字迹模糊不清的档案处理效果较好。
（3）数字化扫描参数的设定。科技档案数字化的原则是数字化后的电子档案清晰可读，并且满足网络检阅快速的要求，因此，我们采用了以下规范：
扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根据实际情况确定扫描分辨率调整清晰度，使两者之间平衡。
最后为了网络应用的需要，我们将各种图片通过专业软件处理成连续的PDF格式，这样既能尽量的提高档案扫描效果，还能尽可能的减少存储空间。
（二）文件保存方案
1.扫描文件的处理格式：黑白图片存为tif格式，彩色图片存为jpg格式。2.文件存储路径：确定保存格式、路径。3.文件格式的转换：运用相关软件对格式进行转换。4.数字档案的的检索和使用：目前我们将处理好的PDF文件上传至本单位的内部局域网中的“情报信息网站”中，实现在一定范围内的档案信息资源的共享化。在网站定用户可以通过目录搜索功能，查询到自己所需要的档案，并可以直接为用户提供全文pdf阅读。由于保密的原因，文件只限一定权限的用户在内部局域网上阅读利用。
（三）组织实施方案
数字化工作流程
工作流程具体包括：明确工作内容与周期、明确工作标准、确定工作流程、配置工作人员、确定质量管控指标、确定实施技术途径、工作环境搭建、制定数字化工作计划、人员培训、待数字化科技档案的整理分类、纸质档案扫描、扫描文件的处理、处理文件的检查验收。
（四）数字化工作中的质量管理与控制方法
科技档案数字化工作中为了确保档案的完整性，确定档案的使用价值，提高管理工作的效率和质量，有根据、有规划的进行档案管理。
1.将档案鉴定后的结果，以档案号、档案名称、档案密级、张数等关键要数为主题准确制定出数字化科技档案工作总表或者详细清单，以此为基础制定出档案整理工作的管理分表。2.将档案的领取人、领取时间、收回、整理页码数量等作为管理控制参数，防止档案的丢失并及时发现档案号、档案张数是否错误，一方面为统计工作量，确定工作进度提供了基础数据，也为后期扫描与处理环节的控制管理提供了基础参数。3.在扫描过程中要遵循“五查三记录”原则，并且在该环节的管理控制分表中填写扫描人、扫描数量、交货时间；4.结合这些管理分表，科技档案数字化工作管理者有效地掌握了工作的进度、掌握了每天工作的数量和质量，及时了解工作存在的困难，并分析找出了问题的对策，最终确保了数字化工作的高质高效。
二、应用与验证
通过实践应用证明，此次我们的航空科技档案数字化工作是高质量、高效益的。在三个月时间内共数字化处理了1210个案卷，2945份，共计20余万张航空科技档案。并且数字化成果已成功应用在了内部局域网上，受到了单位科技研究人员的一致好评。
三、结论
本文提出的技术方案是可行的，对于航空科技档案的数字化处理，该技术可否推广使用，有什么需要改进的地方，有什么好的经验或者差的教训。
四、结束语
实践证明，要确保科技档案数字化建设的质量，不仅需要有效的组织管理和技术手段，还需要不断完善补充包括科技档案电子文档信息管理标准规范、档案信息化处理与数据存储标准规范。科技档案数字化信息资源的重要价值还体现在网络平台的应用，为科技人员提供快速、高效的科技档案信息资源服务。
参考文献：
[1]孙红梅. 文档信息数字化的思考. 情报探索[J]. 2011（2）：84-86.
[2]周岩.论科技档案信息化建设.管理科学[J].2006： 163.
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
一、要从档案事业发展战略的高度认识和定位档案信息化，以档案信息化建设为龙头带动档案事业的发展
以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化纳入各地区社会信息化的重要内容，通过信息化建设带动和促进档案资源建设和档案信息开发服务工作。在国家信息化的大环境下，把档案信息化作为档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是实现档案事业的跨跃式发展的主要抓手。
作为国家基础性的战略信息资源，档案资源只有通过信息化技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托国家政务信息网，实现面向各级机关、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。
档案资源只有通过信息化，建立起国家档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。
档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，科学规划档案信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。
二、档案信息化建设要统筹规划，协调发展
档案信息化是一项全局性、长期性的系统工程，在档案信息化建设中，必须牢固树立和认真落实科学发展观，统筹规划、协调发展，才能全面推动档案信息化建设。
1、统筹规划是做好档案信息化工作的关键。档案信息化涉及馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，要结合国民经济信息化计划，进行充分的可行性研究，制定档案信息化的总体发展规划，协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化的进程。要结合国家和地方国民经济信息化发展战略，按照档案信息化中长期发展的要求，确定档案信息化的目标、措施、步骤与要求，分项制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划，并且积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目建设具体工作计划，以项目建设带动事业发展，扎扎实实地推进信息化计划的实施。
2、质量是档案信息化建设的核心。要严格执行统一的信息化标准，包括档案数据的著录、交换、档案的数字化和信息共享等。要继续贯彻执行《*市机读档案目录数据著录格式》、《*市纸质档案资料数字化技术操作办法》和《*市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》、《*市电子文件移交格式暂行规定》等标准规范，做到“一市五区”档案数据结构的规范化、标准化。
3、技术保障是提高档案信息化工作效率的依托。要从数量上和质量上提高信息化技术技术力量，积极组织和参加信息化技术培训。要推行“两个一体化”（即文档一体化和馆室一体化），在区域内统一规范软件。
三、档案信息化建设要以档案信息资源建设和共享为核心
档案信息资源建设是档案信息化的核心，档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案数字化手段，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全市档案信息资源体系与共享体系，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案信息化目标。
当前着重建设四个档案基础数据库：（1）档案目录数据库。“*”期间我市要全面完成市、区两级综合档案馆目录数据库的系统建设和资源建设，逐步完善档案馆的计算机检索体系，提高各级国家综合档案馆的现代化管理水平。（2）以开放现行文件和服务党政部门为核心的电子政务文件数据库，实现电子文件的集中管理。（3）重要档案内容数据库。（4）多媒体档案数据库，包括照片档案数据库、录音、录像档案数据库。
四、档案信息化建设要以人为本，服务社会为目的
在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。
一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
二、农业科技档案数字化建设的内容
2 市政基础设施工程档案接收工作中存在的主要问题
2.1 工程档案前期文件的数字化工作成为历史遗留的问题。完整的工程档案是从工程的立项、设计、开工、施工过程到最后竣工验收的全部文字资料和图纸。而实际工作中，对工程档案的归档往往是从工程的开工开始，特别是对于那些施工时间长、牵涉单位或部门多、年代久远的项目来说，缺少前期文件或原件资料丢失。因此前期资料的收集成为工程资料归档的一个“瓶颈”，工程档案前期文件的数字化工作也就成为一个历史遗留的问题。
2.2 缺乏对工程施工过程资料的前端控制。对工程档案的管理工作并不是在工程竣工验收后才开始收集、归档，而是在工程建设前期，就应将档案编制工作一齐纳入到工程建设之中，与工程施工同步进行，监督施工单位按照相关工程档案编制要求真实地记录施工情况，准确地填写数据，避免施工资料滞后性。
2.3 对声像档案的管理上存在薄弱环节。工程档案的载体形式应该是多样化的，不仅有纸质材料，影像、录音、电子图片、电子文档等记录工程建设活动的方式越来越重要。但实际的工作中，管理人未对声像档案进行科学而合理的存档、保管、利用。因此，主要资料存在了个人手中，导致资料的最后遗失。
3 防范市政基础设施工程档案接收工作问题的对策
3.1 加强对市政基础设施工程档案管理工作重要性的认识。档案是人类社会实践活动的真实记录。充分开发利用档案信息资源，对实现知识的价值和推动知识经济的进程有着重大意义。领导重视是档案规范化管理的关键。要让单位的领导者认识到档案是“单位知识资产和信息资源的重要组成部分”，要将档案工作纳入单位的生产经营活动的工作计划中，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，
对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
3.2 做好市政基础设施工程档案接收工作的前期策划。首先，确定工程项目档案归档前期策划思路：档案管理部门根据建设项目文件归档范围，结合项目具体情况，提前制定项目归档前期策划，明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准，作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导。其次，确定归档范围。项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。最后，明确档案形成进度及要求。项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，要明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。
3.3 严格按照档案要求，做好接收工作。纸质文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，并且归档的文件材料应为原件。录音、录像文件应保证载体的有效性。归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分;卷内材料尺寸应统一;装订的案卷四边应齐整，装订要用棉线，不允许有金属物。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0217-01
1 档案信息化建设基本内容
1.1 基础设施建设
在档案信息化建设中，软硬件基础设施是基础条件，只有具备了这些条件，才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中，核心内容就是档案信息网络，它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此，需要提高计算机管理档案的普及率，大力建设档案管理局域网。
1.2 档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设，涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录；建设档案数据库，按照规范方法归档管理电子文件，数字化管理传统档案，促使档案信息资源类型得到丰富，提高档案信息资源利用效率。
1.3 应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件，大力推广通用性和适用性较强的软件系统，保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4 标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范，明确规定档案管理各个环节，如资源描述、存储、查询、使用等，对电子文件归档和电子档案管理等进行规范，促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5 安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容，这些信息如果泄露，就会出现较为严重的后果，因此，在档案信息化建设过程中，安全保障体系建设是非常重要的组成部分，需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制，提高人们的档案信息安全意识。
1.6 人才队伍建设
在档案信息化建设中，还有非常重要的一个方面是人才队伍，那么就需要采取科学的措施，建设一支具有较高水平的专业人才队伍，，具体包括这些内容：大力培训档案业务人员，促使其能够对新技术和新设备等积极掌握；普及信息技术知识等。
2 档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1 完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。
2.2 推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3 创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。
3 结 语
