时间：2022-04-02 05:10:38
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1.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。
1.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。
1.3运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。
1.1管理观念滞后。在相当长的一段时间内，图书馆档案的管理都是采用传统的人工管理模式，这是由于一方面图书馆受到资金及信息等客观条件的束缚，更重要的是管理层在认识上存在偏差，往往从眼前利益着想，忽略了公共图书馆的服务职能。正是这种管理观念的滞后，才导致公共图书馆档案的数字化管理工作一直未能开展。
1.2工作制度缺乏。很多公共图书馆没有一个档案管理工作的制度，以至于出现了没有专业的档案管理者、管理责任不明、分工不清、管理人员混杂的状况。在这种情况下，公共图书馆档案管理工作效率低下，时常出现档案文件分散、档案无法准确查询甚至丢失的现象。
1.3档案利用率低下。公共图书馆建设的主要目的是方便大众的需求，然而由于公共图书馆档案管理受到传统管理模式的制约，存在一定滞后性和不完备性，因此难以及时地充分地被广大用户所利用。究其原因，正是由于档案资料所涉及的信息太过丰富与广泛，依靠传统的管理模式很难快速准确地被用户所检索，使得档案信息利用率极其低下，其价值得不到充分的体现。鉴于上述问题，随着信息技术的不断发展，数字化的档案资料应运而生，它将在一段时间内逐渐取代低效率、高污染的传统纸质档案。数字化的档案资料将成为图书馆档案的重要组成部分。
2实施图书馆档案数字化管理的阻碍
2.1资金问题。由于我国很多地区的公共图书馆的条件相对较差，而新型档案管理模式的运用必须依靠大量的资金投入，购进先进的技术设备。而这对于本身经费不足的公共图书馆来说，成了制约当前公共图书馆数字化建设的最直接的问题。没有资金的支撑，一切发展都是空谈。
2.2技术问题。实施档案的数字化管理就是利用计算机进行信息的操作、传输、存储、检索、利用等，它能够有效地节约时间，实现图书馆用户的高效办公，但是，构建这样的数字平台受到了相关的技术条件的制约，许多公共图书馆缺乏相关的技术人才，导致数字化工作迟迟未能开展。
2.2.1纸质档案数字化转化的规范性问题。纸质档案数字化加工需要扫描、处理、存储等工序，此项工作需要有规范化且标准化的技术操作才能保证纸质档案转化成数字化产品的质量。因此，公共图书馆需要制定完善的制度，使工作人员在做档案扫描、图像处理、图像存储等工作时，可以参照标准完成，确保纸质文件的正确转化。
2.2.2数字化档案的信息安全问题。随着全球信息化技术的迅猛发展，在带给人们巨大利益的同时，也对数字化的档案信息安全管理造成了很大的技术困扰，主要表现在以下五个方面：（1）管理数字化档案的计算机硬件出现故障问题。计算机硬件有可能会因为生产厂商、使用年限、外部环境影响等因素而出现硬盘、磁盘、光盘、服务器设备破损等故障，这就会对存储在计算机上的数字化档案数据造成一定的破坏或缺失，从而致使数字化档案信息的长期安全完整存储受到严重威胁。（2）档案数字化计算机管理软件出现故障问题。公共图书馆的档案资源经数字化转化之后，必须有一个生命力很强大、稳定性很好、可操作性与灵活性较强的数字化档案管理系统软件作为支撑。然而，目前实际管理工作中，并没有一个统一的质量先进、接口灵活、保存数据类型一致、信息能共享的标准化软件系统，因此，在数字化档案数据的管理操作过程中，通常出现软件系统崩溃等故障问题，致使数字关于公共图书馆档案数字化管理的探讨化档案信息遭到破坏或缺失。（3）档案数字化管理计算机遭遇网络黑客或病毒的入侵问题。近几年网络安全事件发生较为频繁，如网络黑客攻击、病毒入侵等，一旦计算机遭遇黑客攻击或病毒入侵，一般都会瘫痪，甚者丢失全部数据，这将是一个非常严峻的问题。因此，这方面专业防护的技术问题亟待解决。（4）计算机软硬件不兼容及系统更换出现故障问题。纸质档案数字化，是从原来的纸质载体转移到了磁盘或光盘等新载体上，当原有数字化档案管理计算机软硬件或系统过时需要更新（更换）时，就很可能会出现计算机软硬件不兼容或系统不兼容问题，从而导致计算机出现死机或蓝屏等故障，进而丢失数字化档案数据。（5）管理人员对档案数字化管理软件操作不当引起的故障问题。档案数字化建设与管理在我国还不成熟，很多管理人员并不具备很专业的管理知识，因此，在对计算机数据安全维护的时候，可能会误删某些文件或误点某些不可逆转的操作程序而致使软件与计算机出现故障，进而导致数字化档案信息的缺失。
2.3人才问题。首先，公共图书馆管理人员的老龄化现象较为严重，这些管理者在思想上对数字化建设缺乏了解，同时受到身体等原因的限制对于新知识的学习接受的效果并不明显，对于高科技的运用能力差，因此，对数字化图书馆档案的管理能力较差。其次，公共图书馆档案专业化的管理人才奇缺，在人才引进的过程中，也出现了专业人才稀缺的现象，比如信息化管理的技术开发人员和维护人员。很多高校也没有开设能满足公共图书馆档案现代化管理需要的课程，这也是我们所要重视的。最后，由于受到人力资源的限制，很多公共图书馆管理人员身兼数职，一个人精力和专业能力始终有限，不能保证自己在有效的工作时间里准确地录入相关的档案信息，从而造成工作失误。
3实施公共图书馆档案数字化管理的有效措施
3.1管理观念与时俱进，多渠道筹集资金。现在，构建数字化的公共图书馆是时展的必然的需求，因此必须重视数字化档案的管理工作。各地公共图书馆必须设法力争上级领导对本地公共图书馆档案数字化建设的资金支持。只有经费及时到位，档案数字化管理工作才可以顺利开展。而且，图书馆如果要获得长效的发展资金，必须依靠法律、制度和地方性法规、政策的支持才能获得可持续发展。另外，除了政府部门政策资金方面的支持外，还应该加大对图书馆功能的宣传，鼓励更多的人关注图书馆的改革和创新，吸引企业和社会爱心人士的资金，进行相关系统的建设和完善。
3.2合理制定纸质档案数字化转化的技术规范。①纸质档案扫描工作：应该根据幅面的大小、纸张的状况、页面颜色、字迹清晰度、是否带插图、档案重要程度等因素合理选择扫描方式；②扫描后图像的处理工作：一方面对扫描后图像的处理应该采用统一的图像处理软件进行，另一方面视原纸质档案纸张大小是否一致、纸张间是否有粘连、是否有装订孔等因素来决定图像的处理流程；③扫描图像处理完成后的存储工作：为方便用户使用，需将处理后图像按标准格式存储，一般不同扫描模式扫描处理后的图像存储格式都有区别，各地图书馆需事先统一规定好，以方便存储管理，从而更高效地为用户服务。
3.3多重技术保障数字档案长期安全保存。数字化档案信息的长期保存是公共图书馆在实施数字化档案管理的过程中最重要的一项内容，必须做到以下几点：第一，采用必要的加密技术，通过对相关信息设定的变化和编码保障自身数据库的安全；第二，购进先进的防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检测技术、生物识别技术，而且应该不断实时更新，确保档案的安全性；第三，注意计算机、磁盘、光盘等载体的使用期限以及管理软件系统的实时更新；第四，要注意必须严格挑选可靠存储介质做好信息数据的备份工作，以防计算机瘫痪导致的数据信息缺失。
3.4重视人才培养，提高管理水平。公共图书馆档案实施数字化管理想要得到长足发展，必须有满足工作所需的专业技术人才。因此，对既熟悉信息技术又精通档案管理的复合型人才的培养就显得极为重要。首先，要加大对现有员工新观念的养成和新技术的培训，转变传统的工作思想，并能够熟练运用相关的计算机和网络信息技术；其次，图书馆在不断完善的过程中应加强与当地高校的密切配合，为高校图书馆相关专业的学生提供实习基地，以期高校根据公共图书馆实际管理的需要制定培养相关人才的计划。
二、电子文件的归档与接收
电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。
三、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
四、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
二、方志馆档案数字化管理的基本特征
方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。
二、数字档案馆知识管理的意义
首先，知识经济时代要求档案管理必须与时俱进，扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战，档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理，是在开放式的网络环境下，借助于网络和高科技设备等手段，档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构，突破简单的信息管理和信息利用模式，转向知识管理和知识服务。其次，数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系，在这个体系里面既有整合的知识，又有参与知识整合的管理者，还有参与整个运作的知识管理模式，它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息，转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务，这就构成了一种新的知识型实体，而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式，这早已在其它多种知识型组织中实践过。再次，传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进，但是又很难达到另一个新的高度，服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此，在数字档案馆建设中，迫切需要添加一种新的理念、新的元素，而知识管理作为一种全新的管理理念与模式，它的注入，将突破原先数字档案馆建设中固有的思维，给数字档案馆建设以重要启示，带动数字档案馆的建设上到一个新的水平，实现其生存发展的又一次飞跃。
三、数字档案馆知识管理的策略
1．加强对数字档案馆知识管理的认知
知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升，真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战，如何才能使知识更为有效地发挥作用，以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务，而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式，通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。
2．创新数字档案馆知识管理的工作机制
数字档案馆的建设，不仅意味着传统意义上的完善，而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革，建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用，而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制:一是确保档案管理人员能管理好档案知识;二是通过对知识的整合利用，增强对用户需求的快速反应能力;三是开发新的知识产品，以满足更深层次的知识服务，真正实现更大范围的知识共享。
3．获取和转化数字档案馆的隐性知识
知识经济时代，隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源，是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一，数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等)，因此知识管理强调对隐性知识的管理，实际是注重对数字档案馆中人的有效管理，鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源，发挥其主观能动性，突破传统束缚，更新陈旧观念，探索新的信息规律，以新的视角开发档案信息资源，使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享，转化为社会记忆，缩短隐性知识显性化周期的任务。
4．深化数字档案馆的知识服务
档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨，但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代，这是远远不够的，数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障，尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后，只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求，才能满足用户日益多样化的知识需求。数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式，是传统的“档案利用服务”的高级形式，服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征，因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时，大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”。从一定意义上看，数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识，综合档案人员的隐性知识，依靠隐性知识与显性知识的互动，发挥数字档案馆强大的知识库作用，为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务，从而充分实现数字档案信息资源价值。同时，数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中，要注重以用户的知识需求为导向，对档案信息资源进行深层组织，揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值，形成知识产品，提供知识与价值服务。
本院是隶属于武威市的三级乙等肿瘤专科医院，目前开放床位500余张，临床护理单元12个，特殊护理单元11个，护理人员370人，其中本科学历56人，大专202人，中专112人；副主任护师3人，主管护师29人，护师89人，护士249人。
1.2方法
1.2.1传统纸质档案管理
2010—2011年护理部将所有护士的毕业证、身份证、执业证、资格证复印件按科室装订成册并定期更新，将荣誉证、进修结业证等复印件按类别分别装订成册，并定期更新。
1.2.2电子技术档案管理
2012—2014年护理部按来院时间为护理人员编写档案号，以护理人员的姓名及档案号为名称建立文件夹，将毕业证、身份证、执业证、资格证、荣誉证、进修结业证等各类证件的扫描件以子文件夹形式保存于其中；将护理人员基本情况登记表（包括护理人员的基本信息，学历，职称，家庭情况，奖惩记录，科研及论文情况，每月护理部理论、操作抽考成绩，进修情况等）存入文件夹内，形成电子技术档案。护理部定期或不定期更新技术档案并保留备份。
1.3评价指标
对比分析两组管理方法更新、整理一次花费的时间，资料保存的完整性以及护理管理人员对两种管理方法的满意度。
1.4评价方法
工作人员分别记录更新一次档案所需时间，每月一次；每月统计科室、个人审核资料保存是否完整；采用自行设计的满意度调查表，每季度对护理管理人员进行满意度调查，并汇总结果。
1.5统计学方法
采用SPSS17.0统计软件进行数据处理，计量资料采用t检验，以x±s表示，计数资料采用χ2检验，P<0.01为差异有显著性。
2讨论
2.1节省时间，提高工作效率
在电子技术档案中，可以通过计算机搜索功能，快速查找相关人员的资料，方便护理部对全院护理人员进行培训、考核，同时还可以客观了解护士继续教育以及科研论文等情况。观察组在更新、整理技术档案时消耗的时间较对照组明显减少（P<0.01）。通过电子技术档案，护理管理人员可随时了解护士个人的工作表现及晋升情况，动态掌握护理人员资料，改变了以往因人员资料繁多查询困难的局面，节省了时间、人力、物力，提高了管理人员的工作效率。
2.2资料保存完整
纸质版档案在办公室搬迁、借阅、保存不当等情况下可能会遗失，而电子技术档案管理充分利用了计算机的优点，弥补了纸质版档案管理的诸多不足，使得资料保存更完整。观察组资料保存较对照组明显完整（P<0.01）。护理部对全院护理人员的电子技术档案存有备份，要求科室管理人员对科室护理人员的技术档案也存有备份，保证了资料的完整性，减少了资料遗漏、丢失等现象。
2.3提高管理人员工作满意度
护理部存有全院护理人员的电子技术档案信息，并由专职人员管理，负责完善基本情况登记表，各类证件扫描件的存储，理论、操作考核成绩的录入，并负责定期更新；各护理站及特殊护理单元均有科室护理人员电子技术档案，由护士长或护理组长负责。电子技术档案的实施减少了管理人员整理、更新技术档案的时间，且方便查阅，增加了管理人员与护士、患者沟通交流的时间，提高了护理管理人员工作满意度。表3显示，观察组管理人员满意度明显高于对照组（P<0.01）。
2.4体现人文关怀
护理人员家庭关系的建立便于紧急情况下护理管理人员查找其相关信息，了解护理人员的家庭背景，方便护理部主任、护士长与护士间的沟通，帮助护士解决生活中的困难。对护理人员的人文关怀，可激发护理人员工作积极性，提高护理质量。
2.5节约人力及资源
改变了以往各类证件复印件由各科室护理人员复印、上交护理部、护理部工作人员按类别顺序排列的工作方式，电子技术档案管理由护理人员将各类证件的扫描件通过QQ等方式传至护理部，护理部按技术档案号入册，节省了护理人员复印、上交档案所花费的时间，节约了护理部工作人员整理、更新技术档案的时间，同时也降低了纸张的消耗，节约了人力及资源。
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
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[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系
电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。
（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。
（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。
（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。
国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。
（二）数字化利用没有形成气候。
城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。
（三）数字化管理人才急缺。
城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。
二、城建档案数字化管理方法
城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。
（一）打造规范的管理体系。
在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。
（二）加强基础设施建设。
城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。
数字化档案管理技术是解决当前档案信息积累无限性和档案工作有限性的重要途径，当前档案资料的来源越来越多，大量的档案资料占据着馆室的空间，传统的档案管理技术已经不能适应当前的实际，因此，有必要开发出新型技术来适应当前的需要。数字化档案管理技术可以通过改变存储方式而实现空间、范围的扩大，近些年云计算、网络存储等技术的出现为数字化档案管理提供了新的平台，通过对档案管理数字技术的应用，可以迅速实现分类、加工、计算的功能。
1.2数字化档案管理技术的服务价值
社会发展需要档案作为基础，经济和建设速度越快，就越需要档案工作提供更为准确、更为高效的信息，当前人们对于档案的重视程度正在逐步提高，各类型的生产生活对于档案需要越来越多。数字化档案管理技术可以有效适应社会发展的需要，使数字化档案工作向高效率、个性化的方向发展，有利于构建新型数字化档案服务体系。
1.3数字化档案管理技术的管理价值
数字化档案管理工作千头万绪，数字化技术日新月异，如果片面追求档案管理的规范性和数字化技术的先进性，无疑将会落入到片面发展的死循环，进而会被社会发展所淘汰。当前应该应用好数字化档案管理技术，使档案管理有一个稳定的核心，使档案管理的重点得以突出，进而使各种数字化产品和信息技术更为准确地应用到档案管理的实际之中，在提高档案管理水平的同时，加速数字化档案管理工作目标的实现。
2创新发展数字化档案管理技术的策略
2.1做好档案信息电子文档的处理
第一，要规范电子档案文档归档的方法。归档电子档案要严格遵循数字化档案管理的程序，要在归档过程中做好安全防范，避免出现电子档案的丢失，在归档的重点环节要突出防火墙和备份这两个要素，达到对电子档案和资料的安全保障。第二，扩展档案信息电子文档的处理方法。在互联网技术和计算机技术的背景下，可以通过无线设备、移动设施的扩大，增加档案信息处理方法，实现对数字化档案管理技术的丰富，要积极利用新型的技术，在提高处理效率的同时，保障处理质量。第三，要做好数字化档案的存储工作。云计算、网络硬盘扩大了数字化档案的存储空间，同时也转变了传统档案存储的模式，在数字化的时代背景下，应该从数据采集、信息备份、档案资料恢复等方面入手，利用电子存储空间来解决传统存储方式的实际矛盾。第四，要规范数字化档案资料的应用。合理应用数字化档案资料是社会的需要，档案信息电子文档处理的过程中要尊重这一实际，应该从数字化档案资料入手，将重要的档案形成通用的电子文档，以便扩大电子档案信息的影响和应用。同时，要对现有的电子档案资料进行必要的加工，以便更好地满足社会的需要，使其在应用中发挥出更多的价值。
2.2做好档案资料数字化工作
档案资料数字化工作可以借用物联网中RFID技术（电子标签技术）作为基础，RFID技术具有无线通信识别能力，能够对附着的物体信息予以处理，这种新型技术具有很多优点，如感知距离远、不用实际接触、容易操作、能够感知、适应性强等。有了这项技术，就能够对有价值的档案资源添加RFID标签，对有价值的档案资料放置的位置、号码、档案名称、归档日期进行记忆。利用这些有效信息，在进行档案管理时，不用动手查找与整理档案，可以运用网络进行实物档案管理，利用物联网技术和记录的档案位置迅速找到所需档案。
一、数字化档案管理的优势
（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。
二、数字化档案管理的意义
（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。
作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局
