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新员工是一个组织的新鲜血液，给组织带来朝气与生机。为了使新员工能尽快适应组织的文化、环境与要求，通常会对其进行培训。一般说来，对新员工的系统培训包括工作技能培训与工作适应能力的培养，前者通常需要在短时间内完成，而后者则需要潜移默化，长时间的熏陶与磨合。
笔者认为，如果能将文书档案整理工作统筹为新员工系统培训内容之一，将对新员工初步认识单位的组织机构及其人员组成，了解单位的办事流程与规范，方便日后的工作协调等起到积极而事半功倍的作用。
一、文书档案整理工作作为新员工培训的可行性
1.文书档案整理工作易于接触，易于培训
文书档案是在单位行政管理事务活动中形成的记录材料，通常由通用文书转化而来，包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等。作为单位或者部门，只要有事务需要处理，就必然产生文书档案，必然产生文书档案整理工作。同时，随着文书档案现代化管理技术的应用，文书档案正从按固定时间周期整理一次（按卷宗归档），转变为及时整理的日常工作（按件归档）。这就使得文书档案整理工作可以成为新员工普遍培训的一个专项内容。
另外，虽然文书档案整理工作是文书档案管理工作的基础，是形成系统、完整、有效的文书档案的前提，但其技术要求明显低于文书档案整理工作。作为新员工，可以通过简要的培训，提高对文书档案整理工作的重视，以高度的责任心和细心，便可以胜任文书档案整理工作，并将繁琐、枯燥的文书档案整理工作化整为零。
2.直接推动单位的档案管理工作，可以获得文书档案管理部门的支持
根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定，企事业单位应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档，其中也对的档案管理工作做了明确的规定和细致的要求。而档案管理中存在最大的问题是档案材料的及时归档问题，材料不能及时归档通常有三种原因：一是认识不足，对应该归档事件不敏感，没有形成归档材料；二是缺乏积极性，为了部门使用方便对于该归档的材料不归档；三是没时间归档，日常工作繁重，将归档作为缓办事宜。
培训新员工参与到档案整理工作中，可以使新员工从入职开始便重视文书档案工作，同时，由于新员工处于培训阶段，工作量不是很大，又有极大的工作热情，可以有充分的时间对文书档案进行收集、整理，解决文书档案材料归档难的瓶颈，不仅变向的促进了各部门对档案工作的重视，更推动了单位的文书档案管理工作。因此，文书档案管理部门将全力提供必要的技术支持与培训。
二、新员工在档案整理工作中的收获及关注点
文书档案整理工作看似简单、重复，枯燥、无趣，但其内容却从一个侧面反映单位各项业务的办理过程，乃至单位的成长与发展过程。在收文和送文简单的工作中同样考验与培养着新员工的协调能力；在对文书档案材料认真、细致的整理与观察中，逐渐形成对单位工作流程与办事规范的初步认识，并通过文书档案对部门或单位的主要业务有了更为细致的了解。以下是笔者认为新员工在整理文书档案中应该重点关注的内容：
1.时间
对于普通收文，时间包括文件的落款时间及到单位的收文时间。对于需要部署工作的收文，则需要详细记录收文的时间、领导批示时间、初步形成本单位工作部署文件的时间（拟稿时间）、正式发文时间等。
通过对文书档案材料时间的分析，可以了解一件事情处理的周期与频率，侧面反映一件事情处理难易程度与复杂程度等。
2.修改与批示
文书档案中的送审（初稿）材料与正式成文通常会有区别，送审（初稿）材料在经过领导批示或修改后才能形成最后成文。这些批示和修改则应该是新员工重点学习和揣摩的内容。因为这些批示和修改，不仅仅是用词或语言结构上的变化，同时可能反映了领导或集体决策的倾向，对于事态思路上的变化。新员工不仅仅需要学习遣词用句上的细微差别，更要细心体会和思考文件在修改前后所表达意思是否有差别，是否对事态的发展有着微妙的变化。
3.文件签转
文件签转是单位处理业务流程的反映，既可以反映一个部门的业务范围，也可以反映一个单位内部的配合与协调程度。对于一个文件，无论是签转到别的处室还是需要由几个部门共同签发，都说明类似的事情在单位内部开展，如果不考虑所涉及到的部门的情况或者意见，都是不明智的。而作为新员工，则要多留意文件签转的顺序及过程，最后发文的签章等。关于签章补充一点，如果一个单位既有行政章又有党委章，则需要新员工在文书档案整理过程中，细心留意在不同情况下签章的使用情况。
4.行文风格
文书档案包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等，即使是统一标准格式的公文，也会因拟稿人个人的行文风格而产生区别。如果是会议记录、工作计划、工作总结等材料，材料的遣词用句、行文结构将会有更大的区别。作为新员工，应该用心学习规范的行文方式，并通过文件材料的体会不同工作人员的关注点、办事思路，协调方式等，避免日后在行文或行事过程中，产生不必要的分歧与摩擦。
三、安排新员工从事档案管理整理工作的注意事项
1.强调文书档案整理工作对新员工的培训意义，统筹各部门积极参与
将文件整理工作作为新员工系统培训的必修内容，并充分争取各部门的支持与配合，向其说明文书档案整理工作对新员工的培训作用，动员各部门将一部分非保密的文书档案整理工作交给新员工来负责，并能够安排一名老职工进行把关。
2.统一培训，在操作水平上达到要求，保证文书档案整理工作的质量
文书档案整理工作虽然在技术上没有文书档案管理工作标准高，但在进行此项工作时，务必要对新员工进行基本的培训，明确单位文书材料的归档范围、归档原则、编号方法等，避免新员工的文书档案整理工作流于形式，成为无用功。要求新员工以高度的责任心来对待文书档案整理工作，并学会从档案材料中科学的分析问题，细致、用心的揣摩，尽快在感性上对单位的各个机构、各项业务乃至工作人员有初步的认识。
3.强调保密性
企事业单位的文书档案都有其保密级别的设定，在安排新员工进行文书档案整理工作时，单位首先应明确哪些文书材料是新员工可以接触或整理的，哪些是接触后仍需要保密。一般来说，新员工通常有试用期，建议单位在与新员工签订保密协议的前提下，根据新员工的状态，是实习期还是已经过实习期，来确定文书档案的整理范围。
综上所述，新员工要积极参与到文书档案整理工作中，为单位的档案资源体系建设做贡献，并在实践中学会客观、科学的利用文书档案资源，使自身尽快适应新的工作环境、胜任新的工作岗位。
参考文献
一、提高认识、加强领导。
为加强对档案工作的领导，成立由分管部长任组长、有关同志任成员的的档案工作领导小组，具体负责档案干部人事档案的管理工作。在县乡领导班子换届工作中，县委组织部及时安排了档案查阅负责人，落实具体工作，配合干部任前档案审核工作，促进干部档案在换届工作中充分发挥作用。同时，部门领导深入档案室，指导档案借阅工作，切切实实发挥干部档案的作用，使档案工作成为把住干部任职的一个窗口。
二、严格制度，强化管理，建立健全有关规章制度。
在换届工作中，贯彻落实《党政领导干部选拔任用工作条例》和第四次全国干部档案工作会议精神，结合实际情况制定了《阳信县干部任前档案审核制度》和《阳信县干部任前档案借阅制度》等，使干部任前档案审核工作的每一个环节都有章可循、有据可依。另外，档案借查阅工作安排专门工作人员负责，确保借查阅工作的顺利进行。
三、认真贯彻执行规章制度，提供服务。
开发档案信息资源，为干部换届服务是档案工作的主题。在硬件设施上，配备了微机、复印机、阅档室等，大大改善了档案查阅条件。在软件设施上，进行了档案检索、统计、编目等工作，制作规范的案卷目录，卷内文件目录等检索工具，加快档案目录检索的速度，提高了档案技术的现代化水平。自换届以来供各级组织人事部门提拔考察干部查借阅干部人事档案120人次，有效防止干部“带病”提拔。
干部人事档案专项审核工作总结_2
为扎实做好干部人事档案整理工作，按照市委组织部规范化整理相关要求，我局立即成立了工作领导小组，安排专人对我局13位干部的人事档案进行了详细核对、分类整理、查漏补缺和资料完善，现将档案整理工作总结如下：
一、提高认识，增强责任感。
干部档案工作是党的干部工作的重要组成部分，是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和各项工作的具体反映，是培养和考察选拔干部的重要依据。按要求做好干部人事档案整理工作，是向党的事业负责，向干部本人负责。
二、领导重视，责任到位。
我局成立了以党组书记、局长陈晓为组长，党组成员、副局长田充为副组长的工作领导小组，安排专人负责此项工作，本着高度的责任心，对干部人事档案中缺件、缺项、缺章等问题经查证后进行了补充，对材料中前后冲突、记录不清等问题进行了逐一核实。
三、查漏补缺，修正完善。
我局共有干部16人，除3人档案保存在人才交流中心外，其余13位干部人事档案均存在以下问题：
毕业生登记表、成绩表缺件，入党材料遗失，《干部履历表》缺版，年度考核材料不齐，参加培训无记录，以及任职审批材料、专业技术资格材料、获奖材料和工资材料缺失，部分材料缺章等。
关键词
建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计
档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。
一、建构主义学习理论与课程内容的筛
建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。
二、建构主义学习理论与课程内容的组
建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。
三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计
1.课程内容设计。
依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：
2.课程内容安排说明。
（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。
作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院
参考文献
[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.
__市民政局文书及业务档案室设在民政局办公楼的二楼、五楼，共有9间总面积达200多平方米，设库房2间40多平方米。根据统计2003年至2014年，现藏有文书档案 7896件(其中永久 2062 件，长期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以来会计档案 242 盒;2000年以来共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件;2002年以来共办理国内收养登记56例。2005年以来共有优抚档案311
盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。
(一)加强档案法规学习，夯实档案工作基础
为了使民政局干部职工及时了解掌握档案法律法规知识，不断提升自身素质。一是我局把档案管理工作纳入了五年普法规划和年度工作计划当中。同时落实了自查责任制，明确了各项工作职责，将档案管理自查工作落到实处，保障了档案自查工作的顺利开展。二是加强档案学习，提高工作人员素质。我局利用中心组理论学习平台组织中心组成员认真学习《中华人民共和国档案法》和《四川省 <中华人民共和国档案法实施办法》法律、法规知识，组织学习《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国收养法》、《四川省婚姻登记办法实施细则》等，利用周一学习日机会组织全局干部职工学习档案法规，形成了全局领导干部带头学习档案法规的局面。三是定期或不定期地举办婚姻收养登记业务及婚姻收养档案管理培训;四是积极组织干部职工参加档案法律法规知识有奖竞赛，以熟练掌握档案法规知识。五是我局在档案管理工作中没有违法行为发生，同时积极配合档案部门进行法制宣传活动的开展。
(二)强化组织管理，确保档案工作落到实处
近年来，为切实加强对档案工作的领导，一是我们成立了由党组书记、局长任组长，党组成员、分管副局长任副组长，相关股室负责人为成员的档案工作领导小组，具体负责指导档案管理工作;并把档案管理工作贯穿于民政工作的始终，做到年初布置时有任务，大小会议上有安排，检查工作中对照自查，年底有总结汇报。二是配备了专门文书和业务档案工作人员，负责文书及业务档案的归档管理工作。三是每年及时归档并录入电脑进行微机管理。四是我们将档案工作纳入年度目标考核，制定年度档案工作安排计划，做到及时总结汇报。五是为有利于档案管理，防止档案资料损坏、丢失和泄密，进一步完善了档案管理的各项工作规章，建立完善了档案管理、归档、保管、移交、保密、岗位责任、奖惩、工作守则等一系列规章制度，在实际工作中，我们利用制度的稳定性和执行制度的严肃性有效规范了档案工作。六是加强日常管理，严格执行各项管理制度，强化制度执行情况督促检查，在检查指导考核收养登记和婚姻登记工作时，重点检查、考核档案法规和工作制度执行情况，发现问题立即整改，确保各项档案法规和制度贯彻落实无偏差。
(三)加强基础设施建设，保障档案资料安全保管
我局以婚姻档案规范化建设为契机，加大对档案基础设施的投入，使档案保管条件有了明显改善。一是设立了专门的文书和业务档案室，购置了铁质档案柜和档案架，二是配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、消毒设备，落实专人负责，规范操作，确保档案信息系统安全。三是采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等防护措施，定期杀虫，每天对档案进行观察、霉雨季节对档案室进行必要的通风措施，保证档案的完好无损和存放安全。近年来，全局档案设施投入达5万余元。
(四)强化档案业务，确保档案完整准
确
近年来，我们采取多种措施，聘请档案管理专业人员对我局档案进行整理归纳，加强档案资料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登记和收养登记档案的收集、整理、立卷、归档、利用、移交都严格按照《中华人民共和国档案法》和《四川省档案实施办法》规定进行操作管理，做到了登记档案即时整理归档，当年立卷，保障了档案资料的完整、准确、系统。婚姻登记、财务、城乡低保、优抚安置等建立了专门的业务档案室。
1.加强档案收集、整理。2000年至今，我们共完成了份婚姻登记档案的整理、归档、立卷工作，共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件; 2002年以来共办理国内收养登记46例。2005年以来共有优抚档案311
盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。全局2003以来财务档案 242 盒;档案归档率、完整率达到100%。在档案收集上，严格档案归档要求，分门别类整理组卷。在档案保管上，建立了婚姻登记、财务、优抚等专门的业务档案室，实行各股室统一管理，妥善保管好各类档案。
2.加强保管、查阅利用和移交工作。局领导高度重视，在办公经费十分紧张的情况下挤出经费，继续加大投入，改善基础设施，确保“硬件不软”，购置专门铁制档案柜，从硬件方面完善档案管理，保证档案的安全，不断加强档案管理信息化建设。我们实行了婚姻登记微机自动打印，档案存储进入了电子档案管理中心，安排专人负责婚姻档案的整理和微机补录工作，实现了电子、纸质档案双保险，初步实行了微机化管理。
3.我局每年6月以前，将组织各股室人员对上年的档案进行清理，归档等工作，做到了及时归档入室，完善档案整理工作。
4.按时报送档案统计报表及信息报送工作。
一是根据自查，在档案管理上主要存在的问题有：对档案法律法规学习不够;工作经验不足，档案分类、立卷、归档不够准确。
二是由于民政局的特殊性，涉及的业务繁多，所有档案实行集中管理有难度。
一是继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
二是从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《四川省档案实施办法》，依法开展档案管理，健全档案借阅等一系列制度。
三是针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
一、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子档案管理系统的设计包括流程设计和业务流程模块，工作人员需要对不同板块进行相应的设计工作，确保管理系统的完善。（一）管理流程设计管理流程设计包括两个阶段内容，即流程规则设计和系统内部结构构造。流程规则的设计需要工作人员结合管理工作的要求来进行，首先，工作人员需要对系统的目标进行确定，根据管理工作要求的不同确定各子系统的功能目标，并且确定使用的优先级别。其次，工作人员需要对该系统的应用环境进行确定，根据应用环境开展相应的工作，积极应用新技术。最后，系统的信息输入和输出也是需要工作人员来确定的内容。系统内部结构构建需要工作人员做到以下几方面。第一，工作人员需要对系统的活动要素进行一定的规定。设定其为包括文件收集、档案鉴定、档案整理、案卷编目四方面内容的活动集。该活动集的确定是确保档案管理工作开展的基础。第二，工作人员需要对确定的活动集进行流程安排，确定档案管理工作的先后次序，按照先收集、鉴定，后整理、编目的顺序进行档案文件管理。第三，工作人员需要对管理工作的实现方式要素进行一定的安排。在进行文件收集阶段，工作人员需要做好一定的工作方法选择，如进行收集目的分析、收集要求解读、收集方法选择等，判断电子文件档案的内容属性、技术属性等多方面内容。电子文件档案的鉴定工作也对工作人员的工作提出了一定的要求。一方面，工作人员需要利用先进的信息技术进行档案的扫毒检测和可读性检测等，确保文件的效用；另一方面，工作人员需要利用一定的鉴定工具和统计工具来进行档案检定。另两项电子文件档案的整理与编目工作也是一样，工作人员需要结合一定的工作目标来开展工作，确保该项工作内容的科学与准确。（二）业务流程设计电子文件档案在进行收集、整理之后，工作人员需要对其进行利用价值的挖掘，通过建立使用业务来发挥档案的作用。这项业务流程图包含三方面内容，其一是对电子文件档案进行收集。其二是鉴定电子文件档案，其三是整理电子文件档案。三项业务需要工作人员充分结合，并且落实相关工作。首先，电子文件档案的收集阶段。管理系统通过利用相应的办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，结合电子文件的内容进行属性的记录与统计，通过一定的技术鉴别该电子文件档案的存储技术属性，在这一系列工作后，工作人员自行决定是否阅览该文件档案，最后进行电子文件和电子档案的区分、归档。其次，在开展电子文件的鉴定活动中，工作人员需要对电子文件档案进行价值的评判，确定其是否需要进行销毁或保管。这项工作的开展要求工作人员对电子文件档案进行整理，罗列出需要处理的电子文件档案，对这部分文件进行抽样调查，判断该电子文件档案的价值属性，对于有保管价值的文件档案，工作人员需要对其进行立案，而没有价值的电子文件档案可以适时地进行销毁，节约存储空间。最后，在电子文件档案的整理部分，工作人员需要对具有保管价值的电子文件档案进行管理，按照文件的属性、保管时长等进行电子文件档案分组，方便后期档案利用工作的开展。
二、结束语
电子文件档案管理系统的设计流程以及业务流程等都要求工作人员能够结合一定的专业知识和计算机技术，将管理系统的功能进行完善，确保电子文件档案能够得到妥善的管理与安排。推进该管理系统的使用对我国电子档案管理工作的开展十分有利，工作人员要能够将先进的管理理念与该管理系统融合，推动档案工作逐渐走向科学化。
作者：王娜单位：满洲里市人才交流服务中心
（一）档案管理意识不强。疾控中心档案管理工作非常繁琐，对档案管理人员要求很高，需要在日常工作中保持足够的耐心，细致做好每个环节的工作。疾控中心属于公益性机构，主要提供公共卫生防治服务，由于某些领导对档案管理工作的不重视，认为其不能产生社会效益，因此未设立专门的档案管理部门，也没有安排专人负责档案管理工作。因为档案管理人员业务能力不强，导致档案管理不够规范，难以保证档案资料的完整性和准确性。
（二）档案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的档案管理制度，无法满足当前形势下档案业务发展的要求。一些疾控中心对档案的整理把控能力不强，未能统一、集中管理档案，造成大量档案被分散到各个科室。此外，一些珍贵档案的收集、整理和归档工作不及时，不能充分发挥出档案的作用，档案得不到有效利用。
（三）档案管理不够规范。从当前疾控中心档案管理工作来看，还显得不够规范，缺乏健全的工作制度，也没有将相应标准明确下来。在需要使用档案资料的时候，经常要用大量时间去翻找，从而影响了档案的利用率，很难真正发挥出档案的作用。不仅如此，档案制作过程也不够规范，书写很随意，未留出装订线，对之后档案的装订造成麻烦。
（四）档案管理信息化建设滞后。当前信息技术已经非常普及，将其运用到疾控中心档案管理中，可以简化工作流程，节约人力和物力，并让档案资料得到妥善保存。现阶段很多疾控中心已经开始应用档案管理信息化系统，不过其功能还不多，实用性有待提升。此外，很多档案管理人员不熟悉信息技术，工作中仍然以纸质档案为主，需要进一步加快档案管理信息化建设步伐。
二、疾控中心档案管理工作的对策
（一）完善档案管理工作制度。疾控中心档案具备不可复制的特征，需要认真开展档案收集与整理工作，让档案管理更加规范，并得到有效利用。对此，疾控中心要结合《档案法》相关规定，从实际档案管理工作情况入手，不断完善档案管理工作制度，将档案的收集、整理和归档等要求明确下来。比如对档案收集工作而言，需要及时进行收集，保证档案资料的完整，不出现遗漏。此外，档案管理人员还要督促各科室认真收集和整理本科室形成的档案资料，严格落实各类档案管理制度，确保档案管理工作更加规范和科学。
（二）注重档案管理人员的培养。疾控中心领导要充分认识到档案管理工作的重要性，设立专门的档案管理部门，并安排专业档案管理人员负责。在日常工作中，要定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们掌握最新的档案知识，提升职业道德素养。由于疾控中心档案管理工作有着服务性与保密性等特点，还要重视思想政治工作，让档案管理人员具备较高的政治觉悟，能够在工作岗位上保持高度的责任心。只有这样，才能从整体上提升疾控中心档案管理队伍的素质与能力，提升档案管理工作的水平，确保卫生防疫工作顺利开展。
（三）提升?n案管理的规范性。疾控中心可以采取档案两级管理措施，包括中心级与科级两种。其中中心级档案的行政性较强，主要内容有行政文件、人事管理档案、财务管理档案；而科级档案学术性较强，主要形成于日常工作中，档案资料取决于服务对象，容易发生变化，内容有疫情流行病因分析报告、各类年度分析报告、日常监测报告、免疫规划档案、艾滋病患者档案、结核病患者档案、慢性非传染性疾病管理档案、健康教育工作资料和疫情调查处理材料等。疾控中心要结合实际业务的特征，将档案两级管理工作标准明确下来，并成立相应的管理小组，安排专人负责工作，从而让档案管理更加规范，便于今后的查询与利用。
建立和完善教学档案，是一个学校教学工作正常有序开展的重要保障，是考察一个学校质量的重要指标，是记录学生成长学习过程、记录教育教学改进和提高的重要载体。
一、教学档案管理的主要内容
1.教务管理。教务管理主要包括：各级教育主管单位对教学工作的年度安排，学校教学过程中的进度安排以及教学安排，教师队伍集中学习及分散学习的安排计划，各类教学活动的安排及记录，学校年度工作总结，与学校日常管理活动有关的图片和影像等资料，学习结合自身实际编制的教学资料，年度考核及教学测评结果等，学校教学工作相关各类资料。
2.教师管理。教师管理主要包括：教师备课笔记，教师上课情况记录，班主任工作记录，教师教学计划、教学总结及学习报告等，定期组织学科教研组教学交流记录，教师基本功、教学技能评比及获奖情况记录，实验室、图书馆使用情况记录，各种文体活动情况记录等。
3.学生档案。学生档案主要包括：新生录取情况，学生毕业升学去向记录，毕业证、竞赛证明等证件影印件留存，学籍注册，每年学生学籍变动记录，学生教学质量检测成绩、期中期末考试成绩、学业水平测试成绩等各类考试成绩记录，学生评优记录，参加各种学科竞赛及文体特长，学生干部及党员团员名册等。
二、教学档案管理工作的现状
1.思想认识不够。很多学校在进行教学档案管理的归档整理过程当中，仅仅将一些有形的资料，如教学的相关文字资料、教师备课的记录等，简单地进行整理，之后堆放在一个角落里面束之高阁，没有再进行科学、系统地整理。甚至有些学校的管理者认为，教学档案就是应付上级检查的一个摆设，往往是在上级下发专门通知要进行检查的时候，才匆忙补齐，很难发挥档案管理的作用。
2.管理方式落后。目前，在教学档案的收集、汇总、整理等各个环节，一直沿用以前的档案管理方式，很多学校没有结合学校自身的教学需要和教学安排，对学校的档案管理方式进行调整。大多数情况下，为管理档案而管理档案。这样的管理思想，直接导致很多学校的教学档案管理工作停留在档案盒加日记本的阶段，一些现代的特别是信息化档案管理技术和方式没有在教学档案的管理工作中得到很好的应用。
3.人员队伍难以满足需要。随着档案管理方式、方法的改进和提高，以及档案利用要求的更加严格，对档案管理人员的素质要求越来越高，专业化水平和熟练掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教学档案管理队伍中，一方面很多档案管理人员是从教学一线退下来的，年龄偏大，对档案管理的专业技术、专业理论熟练程度不高，掌握内容不全面，难以胜任档案管理工作的需要。另一方面，一些年轻的档案管理人员受传统档案管理方式、方法的影响，很多时候沿用以前的方法，没有积极地进行创新，造成档案管理成了一成不变的工作。同时，档案队伍年龄结构不合理，难以形成梯队，也是档案管理工作没有有效发挥作用的一个重要原因。
三、提高学校教学档案管理水平的建议
1.管理人员要高度重视教学档案管理工作。作为学校的管理人员，特别是学校的主要管理者，要将教学档案管理工作放在重要位置抓，做到与学校的各项工作同部署、同安排、同考核。尤其是在档案管理机构的设置以及档案管理工作所需设备的保障上，一定要高度重视，确保学校教学档案管理各项工作能够得到有效的开展和进行。
2.推进教学档案管理工作创新。积极学习现代档案管理工作的新思想、新思路、新方法，对原有的管理思想、管理方式和方法进行全面、深入、细致的分析，勇于开拓、大胆创新，敢于打破条条框框，善于运用新思想分析新问题，运用新方法解决老难题。特别是与现代信息技术相结合起来，以全新的管理思想促进教学档案管理上一个更新的台阶，以现代化信息技术的广泛应用实现教学档案管理工作的新提高，使教学档案在学校的日常工作中发挥更大、更积极的作用。
3.着力提升教学档案管理队伍素质。队伍素质的提高直接影响教学档案管理水平的提升。在加强教学档案管理工作之前，要根据学校建设需要和教育教学的需要，合理制定档案管理人员引进培养计划，确保学校教学档案管理工作人员能够胜任各项工作要求，要结合教学档案管理工作的时代特点和技术要求，加强教学档案管理队伍梯队建设，构建合理年龄结构、知识结构等，从根本上打好教学档案服务学校管理的基础，为学校教学水平的提升打下良好基础。
四、结束语
教学档案管理是强化学校管理的重要工作，是促进教学水平提高的重要基础性工作，是记录学生成长经历的重要载体。学校要更加重视教学档案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合学校实际的教学档案管理方法，为教育教学工作提供系统化、科学化、规范化的档案资料支撑体系，从根本上提高学校的竞争力。
作者:马银凤 单位:新疆林业学校
参考文献：
[1]张斌，魏扣，马晴，吴琼，吴向波.我国档案学专业人才培养模式研究述评——基于2002-2012年中国期刊文献的研究[J].档案学通讯，2013
人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的历史记录，是考察人才，科学用人的重要依据，在干部选拔任用、人员调动、职称评审、退休等方面发挥着非常重要的作用。高职院校现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着高职院校建设，限制高职院校各方面工作。
一、目前高职院校人事档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识薄弱、管理思想陈旧
高职院校领导不重视档案管理工作，认为档案的管理仅仅是学校辅的工作。高职院校没专门负责档案管理的机构部门，只是从人事部门安排较少的人员以兼职形式管理。大多高职院校对于档案持有“重藏轻用”的落后观念，没意识到档案管理的重要性。学校对于人事档案工作不够重视，投入的财力、物力及人力不足，管理工作仍停留在传统的管理模式。传统的人事档案管理模式是将档案接收和保存当作主要工作内容，采用手工操作方式整理完善档案，存在效率低，易出错、查阅困难等缺点。对于新的信息化人事档案管理模式，不太愿意投入资金，不愿意去尝试，固步自封。
（二）档案管理制度不健全
在人事档案管理工作不被重视的情况下，大多数的高职院校没有制定关于规范管理人事档案的相关规章制度。档案管理工作缺少制度的规范，导致当前档案管理工作繁杂、混乱、无章可循。档案管理的大部分工作需要根据规章制度开展，对于档案进行严格的管理、审查，以及对档案资料的收集、完善和归档。同时，很多学校没有安排专门的档案管理岗位，即使有专人的管理也是缺乏档案管理知识的背景，无形中使档案管理工作专业度不够，档案工作做不好。
（三）档案管理信息化程度低
高职院校人事体制改革不断深化，无形的加重了人事档案的工作，传统的管理模式已不能满足当下新形势的需要，高职院校档案信息化的建设工作比较滞后。高职院校的人事档案基础设施落后，收集、整理、归类等一系列的工作还需依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化的程度不高，影响了档案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人员不够专业
档案管理工作的开展，归根到底要依靠“人”来推动。高职院校的档案管理工作人员通常都学历不高，没有档案管理知识背景。工作人员不是全职的从事档案管理工作，只是临时安排人员负责，没有形成长期化、延续化，专业化的管理模式。对人事档案管理投入的经费不足，工作人员没有太多的系统的、专业的培训以及技术指导，使得档案管理能力得不到提升。
二、加强高职院校人事档案管理的几点思考
（一）更新观念，提高对档案管理工作的认识
为适应高职院校人事的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，提高对档案管理工作的认识。档案的管理不仅仅是简单的收集、整理、保管，更重要的是档案服务。在工作中，要加强档案服务的主动性、及时性，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用。档案管理工作要为高职院校的人事选拔、职称晋升、评优评奖等提供真实可靠的档案信息。高职院校领导及档案工作人员务必跟上发展形势，转换观念，提高对档案管理工作的认识。
（二）建立健全人事档案管理制度
任何工作开展之前都需要制定相关制度，做到有法可依、有章可循，档案管理工作也不例外。高职院校对档案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作规范和章程，确保档案管理工作制度化、规范化和标准化。人事档案管理必须明确职责，对人事档案工作中存在的问题，要及时研究、及时解决，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项工作得到落实。
（三）运用信息化手段进行管理
传统的人事档案工作以纸质为载体存储资料，而应用计算机后，电子文件取代了纸质材料，档案管理将进入信息化的时代。越来越多的高职院校利用现代技术手段管理人事档案，将档案的资料数字化、集成化、高效化，通过信息检索系统进行人事档案的检索，为高职院校人事调动、科研开发、人员晋升、评优评奖等各种用途提供方便、快捷、准确的服务。档案信息电子化实现档案现代化管理，实现档案信息的网上检索和电子文件信息的共享，规范了档案管理的各项工作。档案管理工作的信息化需要提高工作人员掌握计算机能力，将档案电子化、数字化，建立起存储信息的数据库。档案管理信息化很好的将档案资料系统地、规范地整理出来，发挥了档案的信息作用，体现档案的信息价值。
（四）提高工作人员的素质
加强对档案工作人员的培养，打造一支具有高素质、高水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训力度，鼓励支持他们参加档案管理工作培训、研讨会、学历教育，甚至到外地考察学习、交流经验等。通过多种是培训途径，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的培训，不断提高档案人员的业务素质、工作素质。人事档案管理是一项专业程度较高的工作，工作人员应具备档案管理的知识背景，最好是有档案管理类的技术职称资格。
三、结语
高职院校的人事档案管理是为师资队伍管理和利用提供相关人事数据和信息服务，在为学院选拔干部、职称评聘等工作提供了真实可靠的信息。高职院校应重视档案管理工作，明确档案工作的服务目的，拓宽人事档案利用领域，使人事档案更好的服务于高职院校的发展。
参考文献：
原先我们基层残联的所有工作档案都由街道统一整理、装订。并没有分类。因此鉴于在平时工作中对档案工作的认识不足以及对档案知识的不熟悉，所以我们在思想上、措施上做了一些努力。
1、思想准备阶段
在接到建档工作通知后，思想上十分重视，马上将档案管理工作纳入工作日程，专门请街道负责档案工作的人员进行专业指导，学习档案的收集、整理和归档等相关知识，使我门对档案管理有了感性认识，真正做到了认识到位。
2、资料搜集阶段由于，平时我们的资料管理不太重视，一些资料分散在各村（居）委会的助残员手中；一些资料也存在各相关的部门。如社区卫生服务中心、街道档案室。另一些必备资料也不注意收集，因此，我们根据档案目录逐一进行搜集。同时派出专人向各方面索取资料，做到措施到位。
3、整理和归档阶段
由于经验的不足，档案整理走过了一段弯路，在自我检查中发现分类不符合要求，我们不畏艰难，主动请教专家并推倒重来，在专家的指点下将近五十册资料分类准确，重新仔细装订，做到了基本满足档案管理要求。
4、检查和完善阶段
11月，根据上级残联的安排，我们参加了档案的互查，发现了一些问题，包括资料的收集还存在一些问题，针对这一问题，我们马上进行整改，向兄弟单位学习，将档案补充完整。
经过几个月的努力，已经建立残疾人康复档案五十多册，基本涵盖了康复的各个方面。同时我们还对残联联工作的其它资料一并进行整理和归档。
二、档案管理重要性的认识
档案管理工作是加快推进残疾人事业发展的重要基础，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，是能否做好残疾人工作的一个重要方面，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，能使我们的事业扩大影响，同时，所记录的残疾人事业发展轨迹，也为后来的残联工作人员留下了一份宝贵的资料，使残疾人事业平稳、健康发展。
三、存在的不足和努力方向
（一）结合省市档案工作会议精神，进行了档案工作相关法规标准的学习和讨论，统一业务指导标准，规范档案装具。参加全省机关档案工作业务培训班，为有针对性开展业务指导打下基础。
（二）配合制定了工作实施方案和建档目录及归档范围、整理标准等规范文件的拟发，协助召开了档案管理工作培训会议并作专题辅导讲座。抽调人员全程参与创卫档案资料的收集整理工作。
（三）做好年度归档文件整理工作。集中开展了归档文件整理活动，印发了通知，对活动进行安排部署。
（四）开展业务培训工作。举办档案“回头看”培训班、社区档案工作培训班，系统讲授了档案整理有关业务规范新标准。
（五）积极开展档案业务指导。重点对相关单位开展归档文件整理指导。采用电话答疑、QQ流、现场操作、点对点讲解等形式，对其他单位档案工作进展情况及时进行指导调度。
（六）切实做好档案科学化评估工作。根据测评办法及测评细则，完成了科学化评估验收工作。
二、档案利用工作
积极采取措施，提升服务效率，全力打造群众满意的服务窗口。接待查档人员时，始终坚持做到接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心的“三心”服务。
三、档案管理工作
（一）开展档案统计年报工作，指导完成档案情况统计汇总及上报工作。
（二）每季度对档案库房及计算机网络进行安全检查，确保了档案实体及档案信息的安全。
（三）完成档案开放鉴定工作。
（四）审核馆藏档案数据库目录，整合各重点部门档案目录，协助完成档案区域目录中心建设数据资源的上报工作。
关键词：专项；档案；优化；整理
所谓专项工作档案，简单的说是在社会发展的形势下形成了诸多的档案，由于社会经济水平的提升，每天出现的事物也在日益增多，这些事情的发生并不是没有用的，某些相关部门举办了重要的活动，并且在每一次举办档案整合的时候，都会为下一次的活动带来参考依据，因此开展专项工作档案管理是必要的。
1 专项工作档案整理的必要性
随着我国经济水平的日益发展下，社会中各项工作都得到了蓬勃的发展，与此同时也在某些会议、活动等方面日益增加，其中某些活动的记载，开展会议的时候所下达的相关文件，都成为了主要的社会资源，对存在的疾病及其社会事故做好了详细的记录，并纳入到档案中，倘若以后出现类似的现象，那么就会对有关档案做好整合就可以了，随着专项档案的不断发展，分门别类的把档案做好科学的分配，这样为今后查找带来方便，档案归类工作变得一目了然，为查找资料带来益处，在问题刚开始出现的时候采取合理的处理手段，进而为日后社会发展带来益处。
2 专项档案整理存在的问题
2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题
当某些专项工作通过整理以后成为档案以后，就会随着时间的发展而不断进步，出现这种案例的情况变得屡见不鲜，亦或是已经被冲破，这样就变成了日常可以处理的范围，例如以前曾经出现过的禽流感情况，对传染病的档案进行编辑以后做好适当的管理，那么这一种类的档案怎样整理，能够从专项档案中逐渐转变到关于医学的传感疾病中还没有做好科学的明确。
2.2 专项档案有名无实
在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。
2.3 管理人员工作懈怠
正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。
3 专项档案管理问题的解决对策
3.1 适当的压力激励
当前，诸多人都认为高校档案馆工作起来较为轻松，没有较大的工作量，甚至有些馆员也有这种类似的看法，这样就使工作机会变得尤为激烈，在档案馆岗位上设置不恰当，忙闲出现不均匀的情况，某些人员工作非常清闲，不求上进，这样就会在某种程度上致使该类人员懒惰不积极，影响管员的工作积极性。只有具有压力才能激发出更多的动力，拥有适当的压力才能够带来意想不到的效果。因此，相关人员应当对自己的工作引起必要的重视，并慢慢改善不思进取的现象，与此同时也要对某些爱岗敬业的馆员进行适当的奖励，进而创造出愉快的工作气氛，促使他们可以深切感受到自身存在的价值，为员工树立正确的自信心。
3.2 环境激励
由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。
3.3 建立情感激励机制
建立一支积极进取的队伍是相关部门发展的关键所在，这样就要求高校档案部门需要投入更多的感情，并利用尊重、关心档案人员，并和他们保持合理的沟通。彼此之间可以建立一种相互体谅的气氛，从而充分调动人员的工作热情，促使他们能够树立正确的人生目标，端正工作态度。
3.4 为专项工作档案单独设置全宗
站在综合档案^的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”等。
3.5 文件的分类
在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。
结束语
总而言之，专项档案的出现是紧跟时代脚步的，并存在必然性的可能，它能够依据社会的需要，为社会带来更多的益处，从多个角度整理出的档案，从而为日后开展各项活动提供重要的参考依据。与此同时，由于专项档案的系统性管理能够为管理的整体提供完善的升级，在社会发展的过程中，专项档案的整理工作和群众之间存在密切的联系，并做好专项档案的整理，将相关人员的文化素质加以提升，确保档案可以实现准确的目的。
参考文献
[1]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017（08）.
[2]王美聪.加强机关党务档案管理的措施分析[J].办公室业务，2017（06）.
