外审是科技期刊编辑工作的关键环节，外审的速度和质量直接影响着稿件的发表周期和期刊的学术质量。为解决在外审过程中由于各种原因导致的外审效率低的问题，本文结合编辑部的工作实际，谈了几点关于外审的经验体会。建议科技期刊编辑部应从充分利用多渠道多手段选择审稿人，把握选择审稿人的尺度，给审稿人适度地分配工作，对他们的审稿工作给予充分认可和尊重，并进行量化评价等方面完善审稿工作，以期为期刊的快速发展做好保障工作。
1外审过程中存在的问题
外审是科技期刊编辑工作流程中的关键环节，外审的速度和质量直接影响着稿件的发表周期和期刊的学术质量。许多研究表明，期刊审稿周期是影响作者对期刊满意度的主要因素之一。外审时间过长，不仅影响的时效性，使文章失去首发权，这对一些热门研究领域影响更大，而且可能导致大量优秀作者的流失。因此，准确、中肯的评审意见不仅可以帮助作者提高稿件水平，也为科技期刊的健康发展提供了学术保障。在实际工作中，送审效果并不尽如人意。因期刊的影响力不大、研究方向不吻合或审稿人个人原因(如出差、身体状况等)，经常会出现拒审的情况。有的审稿人虽然同意评审稿件，但是不能按期返回评审意见，导致评审延迟。还有的审稿人由于缺乏审稿经验或审稿态度不认真，不能明确指出文章的价值和存在的问题，导致评审质量差。另外，有些编辑部没有足够尊重审稿人的工作，使专家对期刊缺乏认同感和归属感，也会导致专家拒审。因此，如何提高外审的效率是科技期刊急需解决的问题。很多同行对外审工作进行了探索，并提出了一些改进措施。本文结合编辑部的工作实际，阐述了关于如果做好外审工作的一些经验和体会，希望能为同行提供参考。
2关于外审的几点体会
1)采用多渠道、多手段选择审稿人。目前大多数期刊都采用采编系统进行稿件的处理。一般来说，采编系统都有推荐审稿人的功能。例如，爱思唯尔公司的EES系统可基于Scoups数据库向期刊推荐审稿人，玛格泰克采编系统可从期刊的审稿人数据库推荐审稿人。除了专门的系统外，还可以通过网络检索，数据库检索以及期刊审稿工具有效地选择审稿人。如英文期刊可通过webofscience来搜索审稿人。也可以利用类似reviewerfinder这样免费的工具查找审稿人。中文期刊可利用知网、万方等数据库来查找审稿人。除此之外，还可通过稿件文后的参考文献挑选审稿人。为了提高外审效率，可同时使用多种途径来选择审稿人。本刊通常从审稿人数据库中选择一名相关研究方向的审稿人，再根据文章内容在数据库中选择2～3名小同行，这样不仅可以不断补充审稿人数据库，还可以使文章得到全面的评价。另外还可以选择作者推荐的审稿人。但是要对作者推荐的审稿人进行信息核实，包括信息的准确性、利益冲突等。总之，使用多渠道多手段融合的方式来选择审稿人，可以有效提高审稿效率。
2)期刊与审稿人层次要适配。无论使用什么审稿工具，都要人为地把握尺度，首先要明确期刊的层次，然后考虑选择适合期刊水平的审稿人。行业内影响力较小的期刊如果找国际知名的大专家审稿，其会把期刊的投稿认为太浅显，不值得发表，从而导致期刊稿源不足。同样，对于高层次的期刊，如果总找普通专家审稿，录用太多的稿件，也会导致稿件大量积压。另外，审稿人每天除了要忙于自己的科研工作，还会收到大量的审稿邀请，所以他们必然会在有限的时间里选择最愿意服务的期刊来审稿。这在很大程度上与期刊的水平和声誉有关。事实证明，审稿人更愿意为国际知名大刊审稿，这也是对他们科研成绩和地位的认可，对他们来说是一种荣誉。因此，对于一般或中等水平的期刊来说，选择适合自己期刊水平的审稿人尤为重要，这样可以避免由于审稿人对期刊的不认可而拒审，浪费不必要的时间，从而保证正常的审稿周期。例如，本刊在仿生工程领域属于中等水平的期刊，那么我们在选择审稿人时，会尽量避免选择像牛津大学、哈佛大学等世界一流大学的科研人员审稿。当然，对于那些科研领域的高端学者，或者身兼行政职务的学者，也尽量不选。
3)稿件内容与审稿人研究方向要尽量吻合。在目前研究方向越分越细的情况下，无论通过什么审稿工具查询到的审稿人都不一定就正好与稿件的内容吻合，这需要编辑具有一定的专业能力，从查询到的审稿人中甄选出小同行专家，从而提高稿件的审稿返回率。在本刊送审的过程中，一般采取不仅只看查询到的专家的研究方向是否与稿件内容相关，还要再看该专家最近3年发表过的文章的研究方向是否与待审稿件的内容相符，以保证专家确实可以审阅这个内容的稿件。另外，还要严格控制稿件的初审质量，尽量避免将语言表达不清楚，学术水平很低的稿件送给审稿人评审。否则，不仅浪费审稿人的时间，而且使审稿人对期刊产生不好的印象。本刊编辑部制定了初审流程单，内容包括发表范围、、语言表达、文章结构、创新性等。每个编辑在初审时，都严格按照流程单的各项要求进行检查，保证了稿件的初审质量。
4)合理安排专家审稿数量、期限和间隔时间。在送审过程中，编辑部可以逐渐积累愿意为期刊服务的审稿人，丰富自己的审稿人数据库。但也要注意限制审稿人每年审理文章的数量以保证审稿意见的质量。审稿人的精力是有限的，如果在给定的时间内给他们分配很多审稿工作，那么审稿质量必然会下降。另外，同一专家审稿的时间间隔最好为3个月左右。对于那些审稿速度快，质量高，又积极为期刊服务的科研人员，编辑部可将其聘为特聘审稿人(需要给予一定的待遇)，除了正常分配的审稿任务外，对于一些疑难稿件也可以让其审理，以提高稿件的处理效率。另外，编辑部给外审专家的审稿期限不要过长，否则审稿专家可能会忘记审稿，导致审稿周期变长。本刊以前给审稿人的期限是一个月，到期催审时，经常有专家反馈忘记了审稿工作。因此本刊目前在送审时要求审稿人在2周内返回评审意见。
5)慎重处理审稿人返回的意见。科研人员除了要做科学研究，还要忙于参加一些学术会议，申报课题等。他们是利用自己宝贵的时间为期刊审稿，而且大多数英文期刊的审稿都是没有报酬的，是审稿人自己工作以外的无偿服务。因此，我们要充分理解和尊重审稿人的辛苦工作，及时把稿件的处理意见反馈给审稿人。对于审稿人提出退稿意见而编辑部没有做出退稿处理的情况，应及时向审稿人进行解释，否则可能会导致审稿人不再为期刊审稿，也会在一定程度上影响期刊的声誉。例如，本刊创刊初期曾收到一篇美国作者关于仿生机器人的稿件，外审专家返回的审稿意见认为该稿件创新性不够高，建议退稿。编辑部与主编和部分编委商议后，觉得该稿件的创新性虽然不太高，但是对于当时期刊的发展水平来说，还是满足发表要求的，而且创刊初期也缺乏美国作者的投稿。因此，编辑部建议作者做适当修改，最终录用并发表。文章发表不久后，审稿人写信给编辑部质疑该文章的发表，认为不尊重他的审稿意见。编辑部虽然对此进行了解释，但是这位审稿人后来还是拒绝为本刊审稿。之后，编辑部再碰到类似的情况，都会主动与审稿人沟通，既使文章得到合适的处理，又不伤害审稿人的积极性。
6)对审稿意见进行适当的再加工。针对审稿意见中有语言表达错误，或语言较尖锐的问题，编辑部应对其进行编辑加工，避免由于上述原因导致作者对审稿意见的不认可，从而对编辑部审稿工作产生怀疑。本刊在收到审稿意见后，负责该稿件的编辑会认真阅读审稿意见，对于英文表达和拼写错误进行修改。对于不恰当的审稿意见进行修改或删除，例如，本刊的一篇关于仿生算法应用于机器人控制方面的文章，该文的加拿大审稿人在审稿意见中提到，建议作者给出机器人的详细设计参数。编辑部认为该文的创新性在于仿生算法，而机器人设计并不是本文的重点，因此，编辑部修改了审稿人的意见，建议作者在补充材料中给出机器人设计方面的信息。有的审稿人由于对文章的不认同，可能会在审稿意见中使用一些比较尖锐的语言，比如，“Itisrubbish”。编辑部会在返回作者审稿意见之前，删除这样的语言。
7)注重审稿人的培养。编辑部除了要制定较完善的审稿单，还要引导专家进行有效审稿。比如，告诉专家目前期刊的学术水平、退稿率以及详细的评审标准(如创新性、实验设计是否合理，讨论是否充分，结论是否正确)。加强与审稿人的沟通与交流，提升其对期刊的认同感和归属感。通过沟通，使审稿人明确期刊定位，把握审稿尺度，遴选适合期刊水平的文章。编辑部要有重点地维护好为期刊审稿多，审稿质量好的专家。逐步建立期刊的核心审稿人数据库，他们也可成为期刊编委的后备军。本刊编委郭志光教授曾是本刊的一名审稿人，经过几次审稿以后，编辑部发现其审稿速度快而且质量高。经过了解发现，郭教授是仿生表面领域较活跃的知名青年学者，因此编辑部将其聘为编委。之后，他不仅为本刊组稿审稿，还在本刊发表了多篇高水平论文。另外，编辑部还要定期对审稿人，尤其是青年学者，进行培训以提高其审稿能力。青年学者是期刊发展的中坚力量，他们有相对比较大的科研产出，发表过多篇科研论文，但是对于审稿工作，他们可能还缺乏经验;因此，对他们进行审稿培训，有利于提高外审的质量和效率。同时对于审稿人提出的期刊发展建议，编辑部要积极做出回应和落实。例如，2019年本刊召开了优秀作者和审稿人座谈会，讨论期刊发展以及如何提高审稿效率等问题。会后，编辑部根据专家的建议逐项落实，以期加快外审速度，推动期刊发展。
8)动态管理审稿人数据库。随着期刊审稿专家库中专家审稿人数量的增多，就需要对其进行区别管理，这需要建立审稿人量化审稿评价体系，实行审稿人数据库动态管理。目前普遍采用的是给审稿人打分机制，从审稿数量、意见质量、审稿态度等方面进行量化。对于那些近2年不再为期刊审稿，或审稿质量差的审稿人应及时从数据库去掉或标记，以减少作者的无效审稿等待时间。当审稿人研究方向发生改变时，应及时在数据库里进行更新。另外，要及时更换年龄较大或审稿效果不好的审稿人，否则，还按照以前的信息送审，可能会延误稿件的审理，最终使稿件的整个处理周期延长。
